Am 30. Juni 2020 wird die QR-Rechnung eingeführt und ersetzt die roten/orangen Einzahlungsscheine. Ab diesem Zeitpunkt können Sie als Unternehmer QR-Rechnungen erstellen und versenden. Aber Sie müssen auch darauf vorbereitet sein, QR-Rechnungen zu empfangen und weiterverarbeiten zu können.
Herausforderungen bei der Umstellung
Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf ISO 20022 hat gezeigt, dass nicht selten Engpässe bei der Aktualisierung der Software die Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Als Unternehmer sollten Sie deshalb frühzeitig die Umstellung planen und erste Schritte einleiten!
Damit Ihr Unternehmen per Ende Juni 2020 QR-Rechnungen elektronisch verarbeiten kann, braucht es die rechtzeitige Umstellung:
Wie Sie erfolgreich umstellen können
Wenn Sie Ihre Rechnungen mithilfe eines Software-Produktes stellen und empfangen, sollten Sie so bald wie möglich Kontakt mit Ihrem Software-Partner aufnehmen. Wenn sie noch keine Software benutzen, wäre dies ein guter Zeitpunkt, auf eine Software-Lösung umzusteigen. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie bei der Umstellung auf die QR-Rechnung vorgehen müssen.
Umstellung auf die QR-Rechnung ohne Software
Sie verwenden für Ihre Debitoren und Kreditorenprozesse keine Software? Damit Sie ab 30.06.2020 bereit sind, QR-Rechnungen zu empfangen und auszustellen, sollten Sie sich bereits heute mit der Umstellung auseinandersetzen. Lesen Sie hier, auf was Sie achten müssen und ermitteln Ihren Handlungsbedarf. Mit einer einfachen Software ersparen Sie sich viel Arbeit. Prüfen Sie die Empfehlung von Raiffeisen: AbaNinja
Einzahlungsscheine
Ich nutze rote und orange Einzahlungsscheine
Falls Sie Einzahlungsscheine von Ihrer Raiffeisenbank beziehen, erhalten Sie ab 30.06.2020 von Ihrer Raiffeisenbank ausschliesslich QR-Rechnungen.
- Informieren Sie sich über die QR-Rechnung und deren Ausprägungen um den Wechsel von Ihren bisherigen Einzahlungsscheinen auf die QR-Rechnung vorbereiten zu können.
- Ihre Raiffeisenbank unterstützt Sie mit Hilfsmitteln und Informationen zur richtigen Wahl der QR-Rechnung Ausprägung.
- Informieren Sie Ihre Geschäftspartner darüber, dass Sie zukünftig mit QR-Rechnung fakturieren.
- Prüfen Sie die Einführung einer Debitoren-/Kreditorensoftware mit Rechnungserstellung, um von den Vorteilen der QR-Rechnung und automatisierten Prozessen profitieren zu können.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue Rechnungsstellung mit QR-Rechnung.
Ich nutze keine Einzahlungsscheine
Bezahlung von offenen Forderungen
Offene Forderungen bezahle ich mit einem Vergütungsauftrag
Sie können auch QR-Rechnungen mit einem Vergütungsauftrag begleichen.
- Prüfen Sie, ob die Nutzung von E-Banking zur Zahlungserfassung bzw. die Anschaffung einer Debitoren-/Kreditorensoftware mit Filetransfer Ihre Prozesse erleichtern kann und somit Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Offene Forderungen bezahle ich via E-Banking
Ab 30.06.2020 können Sie Zahlungen von QR-Rechnungen im E-Banking erfassen und bezahlen.
- Prüfen Sie, ob ein Hilfsmittel zur Zahlungserfassung Ihre Arbeit erleichtert. Raiffeisen bietet mit dem PayEye einen Belegleser an, welcher sowohl die bisherigen Einzahlungsscheine wie auch die QR-Rechnung lesen kann. Haben Sie nur wenige Zahlungen zu tätigen, ist die Raiffeisen App MobileScan möglicherweise eine sinnvolle Alternative.
- Prüfen Sie, ob eine Debitoren-/Kreditorensoftware Ihre Prozesse bei der Rechnungsstellung und Rechnungsbezahlung sinnvoll unterstützt und somit Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Hilfsmittel für die Zahlungserfassung
Ab 30.06.2020 müssen Belegleser und Scanning-Apps den Swiss QR-Code aus einer QR-Rechnung lesen können.
Als Hilfsmittel verwende ich die Raiffeisen App «Mobile Scan»
- Die Raiffeisen App MobileScan wird zur Einführung der QR-Rechnung erneuert. Sie müssen lediglich ein Update der App vornehmen.
Ich verwende als Hilfsmittel einen Belegleser (PayPen, Mouse, GiroMat, usw.)
- Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
- Planen Sie die Aktualisierung oder den Ersatz des aktuellen Gerätes.
- Raiffeisen bietet mit dem PayEye einen Belegleser in einer exklusiven Raiffeisen Edition zu Vorzugspreisen an, welcher sowohl die bisherigen Einzahlungsscheine wie auch die QR-Rechnung lesen kann.
Buchhaltung
Anhand des Kontoauszuges / anhand von Gutschrift- und Belastungsanzeigen
Sie können weiterhin Ihre Buchhaltung mit dem Kontoauszug sowie den Belastungs- und Gutschriftanzeigen erledigen.
- Die Einführung der QR-Rechnung ist ein idealer Zeitpunkt um sich Gedanken über eine Vereinfachung von Prozessen zu machen: Prüfen Sie Ihre Prozesse und die damit verbundenen Kosten und ob der Einsatz einer Debitoren-/Kreditorensoftware hilft Kosten und Zeit zu sparen – Raiffeisen bietet mit AbaNinja eine einfach und kostenlose Lösung, welche direkt im E-Banking integriert ist.
Meine Buchhaltung macht mein Treuhänder für mich
Sie sind von den Neuerungen nicht direkt betroffen.
- Handlungsbedarf besteht bei Ihrem Treuhänder. Sprechen Sie ihn darauf an wie weit er mit den Vorbereitungen für die erfolgreiche Umstellung ist.
Umstellung auf die QR-Rechnung mit Software
Sie verwenden für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse eine Software? Damit Sie ab 30. Juni 2020 bereit sind, QR-Rechnungen zu empfangen und auszustellen, sollten Sie sich bereits heute mit der Umstellung auseinandersetzen und Ihren Handlungsbedarf ermitteln.
Einzahlungsscheine
Einzahlungsscheine erstelle und drucke ich selbst
Ab 30.06.2020 ist es möglich mit der QR-Rechnung zu fakturieren.
- Analysieren Sie Ihren Debitoren-Prozess und halten Sie fest, welche Systeme und Programme von der Rechnungsstellung bis zur Eingangsverbuchung betroffen sind
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie rechtzeitig Ihre Geschäftspartner darüber, dass Sie zukünftig mit QR-Rechnung fakturieren.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue Rechnungsstellung mit QR-Rechnung.
- Überprüfen Sie, ob der Zahlteil einer QR-Rechnung korrekt gedruckt wird: Verifizieren Sie den Datenhaushalt des QR-Codes mittels Validierungsplattform und prüfen Sie mittels Rasterblatt die Gestaltung des Zahlteils. Das Rasterblatt finden Sie im offiziellen Style Guide des Schweizer Finanzplatzes.
Einzahlungsscheine beziehe ich von meiner Bank
Ab 30.06.2020 erhalten Sie von Ihrer Raiffeisenbank ausschliesslich QR-Rechnungen.
- Sprechen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank und informieren Sie sich über die QR-Rechnung.
- Prüfen Sie, ob eine Umstellung auf ein Debitorensystem mit Belegerstellung mit Einführung der QR-Rechnung für Sie sinnvoll ist.
Ich nutze keine Einzahlungsscheine
- Für Sie ändert sich nichts. Prüfen Sie trotzdem, ob eine Umstellung auf ein Debitorensystem mit Belegerstellung mit Einführung der QR-Rechnung für Sie sinnvoll ist.
Bezahlung von offenen Forderungen
Sie bezahlen offene Forderungen mit Datentransfer via Upload im E-Banking oder mit Filetransfer aus Ihrer Zahlungssoftware (EBICS/E-Banking)? Ab 30.06.2020 müssen Sie mit Ihrer Zahlungssoftware QR-Rechnungen erfassen können. Deshalb empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte einzuleiten:
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue QR-Rechnung und deren Verarbeitung.
Hilfsmittel für die Zahlungserfassung
Ab 30.06.2020 müssen Belegleser und professionelle Scanningsoftware und Apps den Swiss QR-Code aus einer QR-Rechnung lesen können.
Für die Zahlungserfassung verwende ich als Hilfsmittel einen Belegleser
- Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser bzw. die bisherige Scanningsoftware für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
- Planen Sie die Aktualisierung oder den Ersatz des aktuellen Gerätes.
Für die Zahlungserfassung verwende ich eine professionelle Scanningsoftware
- Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser bzw. Scanningsoftware für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
- Planen Sie die Aktualisierung oder den Ersatz des aktuellen Gerätes.
Für die Zahlungserfassung verwende ich die Raiffeisen App «MobileScan»
- Die Raiffeisen App «MobileScan» wird zur Einführung der QR-Rechnung erneuert. Sie müssen lediglich die App updaten.
Verarbeitung eingehender Gutschriften (LSV oder ESR)
Mit dem automatischem Abgleich einer Gutschriftsdatei (V.11/camt.054)
Ab 30.06.2020 können Sie die Fakturierung mit QR-Rechnung nutzen. Für einen automatischen Abgleich bei Rechnungsstellung mit QR-IBAN und QR-Referenz wird camt.054 als Gutschriftsformat verwendet.
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten Sie ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die QR-Rechnung und deren Eingangsverarbeitung.
Gutschriften verarbeite ich manuell
- Sie können weiterhin die Gutschriften manuell verarbeiten. Prüfen Sie trotzdem, ob die Umstellung auf eine softwarebasierte Buchhaltung sinnvoll ist, um von den Vorteilen der Fakturierung mit QR-Rechnung profitieren und Prozesse effizienter gestalten zu können.
Buchhaltung
Mit automatischem Abgleich des Kontoauszuges (MT940/camt.053)
Ab 30.06.2020 muss Ihre Software mit Gutschriften aus QR-Rechnung umgehen können.
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die QR-Rechnung und deren Eingangsverarbeitung.
Meine Buchhaltung erledige ich manuell anhand des Kontoauszuges
- Sie können weiterhin die Buchhaltung manuell erledigen. Prüfen Sie trotzdem, ob die Umstellung auf eine softwarebasierte Buchhaltung sinnvoll ist, um von den Vorteilen der Fakturierung mit QR-Rechnung profitieren und Prozesse effizienter gestalten zu können.
Meine Buchhaltung macht mein Treuhänder für mich
- Ihr Treuhänder und seine Software müssen ab dem 30.06.2020 die QR-Rechnung verarbeiten können.
- Sprechen Sie Ihren Treuhänder auf die QR-Rechnung an und versichern Sie sich, dass er ab dem 30. Juni 2020 QR-Rechnung verarbeiten kann.
