Dans le cadre du passage à la facture QR, les entreprises doivent également migrer leurs processus et systèmes concernant le trafic des paiements afin d'être en mesure de payer les factures. Il existe un besoin d'agir aussi bien pour les PME qui traitent leurs factures avec un logiciel que pour les entreprises qui travaillent sans logiciel.
Les défis de la transition
Le passage du trafic des paiements à la norme ISO 20022 a montré que certaines difficultés rencontrées lors de l'actualisation du logiciel représentaient de véritables défis pour les entreprises. Pour permettre à votre entreprise de traiter les factures QR par voie électronique à partir de la fin du mois de juin 2020, vous devez planifier la migration et introduire les premières étapes d'adaptation des processus et systèmes au plus tôt!
Chaque entreprise a ses propres procédures et processus. Les étapes de la migration varient ainsi d'une entreprise à l'autre. Examinez et analysez votre entreprise sous deux angles:
Réussir la transition vers la facture QR sans logiciel
Vous n'utilisez pas de logiciel pour vos processus débiteurs et créditeurs? Dans ce cas, vous pouvez saisir cette opportunité de changement pour vous équiper d'une solution logicielle. Vous pourrez ainsi profiter pleinement des avantages de la facture QR. Un simple logiciel vous permet de gagner beaucoup de temps. Examinez par exemple la recommandation de Raiffeisen: AbaNinja
Pour la facture QR, afin d'être également prêt sans logiciel, il est nécessaire de vérifier les étapes du processus suivantes et d'identifier les actions requises pour chacune.
Bulletins de versement
J'utilise les bulletins de versement rouges et orange
Si vous vous procurez les bulletins de versement auprès de votre Banque Raiffeisen, celle-ci vous enverra uniquement des factures QR à compter du 30 juin 2020.
- Informez-vous au sujet de la facture QR et de ses variantes pour pouvoir préparer votre passage des bulletins de versement rouges et orange actuels aux factures QR.
- Votre Banque Raiffeisen met à votre disposition des outils d'aide et des informations pour choisir la version de la facture QR adaptée à vos besoins.
- Indiquez à vos partenaires commerciaux que vous utiliserez la facture QR à l'avenir.
- Vérifiez s'il est judicieux d'introduire un logiciel débiteur / créditeur avec création de documents afin de pouvoir profiter des avantages de la facture QR et des processus automatisés.
- Informez vos collaborateurs du nouveau processus de facturation avec la facture QR.
Je n'utilise pas de bulletins de versement
Paiement des créances en souffrance
Je règle mes créances en souffrance avec un ordre de virement
Vous pourrez également régler vos factures QR avec un ordre de virement.
- Vérifiez si l'utilisation de l'e-banking pour la saisie des paiements ou l'acquisition d'un logiciel débiteur / créditeur avec transfert de fichiers peut faciliter vos processus et vous permettre ainsi de réduire vos coûts.
Je règle mes créances en suspens via l'e-banking
Vous pouvez également saisir le nouveau bulletin de versement dans votre e-banking et payer vos créances.
- Vérifiez si un outil d'aide à la saisie des paiements peut faciliter votre travail. Raiffeisen propose avec PayEye, un lecteur optique capable de lire les bulletins de versement actuels et les factures QR. Si vous effectuez peu de paiements, l'app Raiffeisen MobileScan constitue une alternative intéressante.
- Vérifiez si un logiciel débiteur / créditeur peut faciliter vos processus de facturation et de paiement, et vous permettre ainsi de réduire vos coûts.
Outils d'aide pour la saisie des paiements
Dès fin juin, les lecteurs optiques et les apps de scannage devront être en mesure de lire le Swiss QR Code sur la section «paiement» de chaque facture QR.
J'utilise l'app Raiffeisen MobileSCAN
- L'app Raiffeisen MobileSCAN fait peau neuve pour l'introduction de la facture QR. Il vous suffit de mettre à jour l'app.
J'utilise un lecteur optique (PayPen, souris, GiroMat, etc.) comme outil d'aide
- Vérifiez si le lecteur optique actuel peut être utilisé pour la facture QR.
- Planifiez la mise à jour ou le remplacement de l'appareil actuel.
- Raiffeisen propose avec PayEye, un lecteur optique dans une édition exclusive Raiffeisen à un tarif préférentiel, capable de lire les bulletins de versement actuels et les factures QR.
Comptabilité
A l'aide du relevé de compte / des avis de débit et de crédit
Vous pourrez continuer à effectuer votre comptabilité à l'aide du relevé de compte et des avis de crédit et de débit.
- Vérifiez vos processus et les coûts liés et vérifiez si l'utilisation d'un logiciel débiteur / créditeur peut vous aider à économiser de l'argent et du temps. Raiffeisen propose, avec AbaNinja, une solution simple et gratuite, intégrée directement à l'e-banking.
Mon fiduciaire s'occupe de ma comptabilité
Vous n'êtes pas directement concernée par ces nouveautés.
- C'est à votre fiduciaire de prendre les mesures nécessaires. Demandez-lui où il en est dans les préparatifs assurant une transition sans faille.
Comment réussir votre transition vers la facture QR avec un logiciel
Vous utilisez un logiciel pour vos processus débiteurs et créditeurs? Afin d'être prêt à recevoir et à établir des factures QR au 30 juin 2020, nous vous conseillons de planifier votre transition dès aujourd'hui et d'identifier les mesures à prendre. Posez-vous les questions suivantes et prenez rapidement les mesures nécessaires.
- Mon logiciel est-il prêt?
Vérifiez si vos logiciels de facturation, de créanciers et de débiteurs doivent être adaptés. Contactez vos éditeurs de logiciel à temps.
- Mon matériel est-il à jour?
Vérifiez si votre plateforme de scanning, vos lecteurs et imprimantes sont prêts pour la migration. Contactez vos partenaires de matériel informatique.
- Comment bien procéder à la transition?
Après avoir vérifié vos logiciels et votre matériel et déterminé les adaptations à effectuer, planifiez avec vos partenaires la migration vers la facture QR, pour pouvoir utiliser cette dernière en tant qu'émetteur et destinataire de factures dès le 30 juin 2020.
Les éléments suivants doivent être analysés et éventuellement adaptés dans votre trafic des paiements.
Bulletins de versement
J'établis et j'imprime les bulletins de versement moi-même
A compter du 30 juin 2020, il sera possible d'utiliser la facture QR.
- Analysez votre processus débiteur et identifiez les systèmes et programmes concernés, de la facturation à la comptabilisation des entrées.
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Indiquez en temps voulu à vos partenaires commerciaux que vous utiliserez la facture QR à l'avenir.
- Informez vos collaborateurs du nouveau processus de facturation avec la facture QR.
- Assurez-vous que la section paiement d'une facture QR est imprimée correctement: vérifiez la gestion des données du code QR via la plateforme de validation et contrôlez la section paiement à l'aide de la trame. Vous trouverez la trame dans le guide de style officiel de la place financière suisse.
Je me procure les bulletins de versement auprès de ma banque
A compter du 30 juin 2020, votre Banque Raiffeisen vous enverra uniquement des factures QR.
- Contactez votre Banque Raiffeisen et informez-vous au sujet de la facture QR.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à un système débiteur avec création de documents dans le cadre de l'introduction de la facture QR.
Je n'utilise pas de bulletins de versement
- Rien ne changera pour vous.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à un système débiteur avec création de documents dans le cadre de l'introduction de la facture QR.
Paiement des créances en souffrance
Vous réglez les créances en souffrance avec un transfert de données via téléchargement dans l'e-banking ou avec un transfert de fichiers depuis votre logiciel de paiement (EBICS / e-banking)? Nous vous recommandons de procéder comme suit:
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Informez vos collaborateurs de la nouvelle facture QR et de son processus de traitement
Outils d'aide pour la saisie des paiements
A compter du 30 juin 2020, les lecteurs optiques, les logiciels de scannage professionnels et les apps devront être en mesure de lire le Swiss QR-Code d'une facture QR.
J'utilise un lecteur optique pour la saisie des paiements
- Vérifiez si votre lecteur optique ou votre logiciel de scannage actuel peut être utilisé pour la facture QR.
- Planifiez la mise à jour ou le remplacement de l'appareil actuel.
J'utilise un logiciel de scannage professionnel pour la saisie des paiements
- Vérifiez si votre lecteur optique ou votre logiciel de scannage actuel peut être utilisé pour la facture QR.
- Planifiez la mise à jour ou le remplacement de l'appareil actuel.
J'utilise l'app Raiffeisen MobileSCAN pour la saisie des paiements
- L'app Raiffeisen MobileSCAN fait peau neuve pour l'introduction de la facture QR. Il vous suffit de mettre à jour l'app.
Traitement des mouvements au crédit entrants (LSV ou BVR)
Avec la concordance automatique d'un fichier de crédit (V.11/camt.054)
A compter du 30 juin 2020, vous pourrez utiliser la facture QR. Le format de crédit camt.054 sera utilisé pour permettre une concordance automatique lors de la facturation avec un IBAN QR et une référence QR.
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Informez vos collaborateurs de la facture QR et de son processus de traitement.
Je traite les mouvements au crédit manuellement
- Vous pourrez continuer à traiter les mouvements au crédit manuellement.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à une comptabilité logicielle afin de pouvoir profiter des avantages de la facture QR et optimisez vos processus.
Comptabilité
Avec une concordance automatique du relevé de compte (MT940/camt.053)
A compter du 30 juin 2020, votre logiciel devra pouvoir traiter les mouvements au crédit de la facture QR.
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Informez vos collaborateurs de la facture QR et de son processus de traitement.
J'effectue ma comptabilité manuellement à l'aide du relevé de compte
- Vous pourrez continuer à effectuer votre comptabilité manuellement.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à une comptabilité logicielle afin de pouvoir profiter des avantages de la facture QR et optimisez vos processus.
Mon fiduciaire s'occupe de ma comptabilité
- Votre fiduciaire et son logiciel devront pouvoir traiter les factures QR à compter du 30 juin 2020.
- Abordez le thème de la facture QR avec votre fiduciaire et assurez-vous qu'il pourra traiter les factures QR à compter du 30 juin 2020.
Que se passe-t-il si votre entreprise n'effectue pas la migration?
Si vous n'avez pas migré votre infrastructure et vos processus d'ici au 30 juin, vous devrez éventuellement faire face aux conséquences suivantes.
En tant que destinataire de factures (payeur)
- Votre infrastructure actuelle ne pourra pas être utilisée pour le paiement de factures QR
- Les factures QR devront être réglées par d'autres moyens moins pratiques
- Le paiement des factures demandera plus de temps et de travail manuel
- Les avantages offerts par la facture QR ne pourront pas être utilisés
En tant qu'émetteur de factures (bénéficiaire)
- La facturation restera inchangée.
- Les avantages de la facture QR pour la facturation et l'entrée de paiement ne pourront pas être utilisés
