Dans le cadre du passage à la QR-facture, les entreprises doivent également migrer leurs processus et systèmes concernant le trafic des paiements afin d'être en mesure de payer les factures. Il existe un besoin d'agir aussi bien pour les PME qui traitent leurs factures avec un logiciel que pour les entreprises qui travaillent sans logiciel.
Les défis de la transition
Le passage du trafic des paiements à la norme ISO 20022 a montré que certaines difficultés rencontrées lors de l'actualisation du logiciel représentaient de véritables défis pour les entreprises. Pour permettre à votre entreprise de traiter les QR-factures par voie électronique, vous devez effectuer les premières étapes d'adaptation des processus et systèmes sans tarder!
Chaque entreprise a ses propres procédures et processus. Les étapes de la migration varient ainsi d'une entreprise à l'autre. Examinez et analysez votre entreprise sous deux angles:
Comment réussir votre transition vers la QR-facture sans logiciel?
Vous n'utilisez pas de logiciel pour vos processus débiteurs et créditeurs? C'est le moment idéal pour passer à une solution logicielle! Vous pourrez ainsi profiter pleinement des avantages de la QR-facture. Un simple logiciel vous permet de gagner beaucoup de temps. Examinez par exemple la recommandation de Raiffeisen: AbaNinja
Toutefois, pour que vous soyez également prêt-e à traiter les QR-factures sans logiciel, il est utile de vérifier les étapes suivantes du processus et de déterminer les actions requises:
Actuels bulletins de versement
J'utilise les bulletins de versement rouges et orange
Si vous avez déjà reçu des bulletins de versement de votre Banque Raiffeisen, vous ne recevrez désormais plus que des QR-factures de la part de celle-ci.
Votre Banque Raiffeisen met à votre disposition des outils d'aide et des informations pour choisir la version de la QR-facture adaptée à vos besoins.
Indiquez à vos partenaires commerciaux que vous utiliserez la QR-facture à l'avenir.
Vérifiez s'il est judicieux d'introduire un logiciel débiteur / créditeur avec création de documents afin de pouvoir profiter des avantages de la QR-facture et des processus automatisés.
Informez vos collaborateurs du nouveau processus de facturation avec la QR-facture.
Je n'utilise pas de bulletins de versement
Rien ne change pour vous. Vérifiez s'il est judicieux d'introduire un logiciel débiteur / créditeur avec création de documents afin de pouvoir profiter des avantages de la QR-facture et des processus automatisés.
Paiement des créances en souffrance
Je règle mes créances en souffrance avec un ordre de virement
Vous pourrez également régler vos QR-factures avec un ordre de virement.
Vérifiez si l'utilisation de l'e-banking pour la saisie des paiements ou l'acquisition d'un logiciel débiteur / créditeur avec transfert de fichiers peut faciliter vos processus et vous permettre ainsi de réduire vos coûts.
Je règle mes créances en suspens via l'e-banking
Vous pouvez également saisir le nouveau bulletin de versement dans votre e-banking et payer vos créances.
Vérifiez si un outil d'aide à la saisie des paiements peut faciliter votre travail. Raiffeisen propose avec PayEye, un lecteur optique capable de lire les bulletins de versement actuels et les QR-factures. Si vous effectuez peu de paiements, l'app Raiffeisen MobileScan constitue une alternative intéressante.
Vérifiez si un logiciel débiteur / créditeur peut faciliter vos processus de facturation et de paiement, et vous permettre ainsi de réduire vos coûts.
Outils d'aide pour la saisie des paiements
Dès maintenant, les lecteurs optiques et les apps de scannage devront être en mesure de lire le Swiss QR-Code sur la section paiement de la QR-facture.
J'utilise l'app Raiffeisen MobileSCAN
L'app Raiffeisen MobileSCAN a fait peau neuve pour l'introduction de la QR-facture.
J'utilise un lecteur optique (PayPen, souris, GiroMat, etc.) comme outil d'aide
Vérifiez si votre lecteur optique actuel peut être utilisé pour la QR-facture.
Mettez à jour ou remplacez votre appareil actuel.
Raiffeisen propose avec PayEye, un lecteur optique dans une édition exclusive Raiffeisen à un tarif préférentiel, capable de lire les bulletins de versement et les QR-factures.
Comptabilité
A l'aide du relevé de compte / des avis de débit et de crédit
Vous pourrez continuer à effectuer votre comptabilité à l'aide du relevé de compte et des avis de crédit et de débit.
Vérifiez vos processus et les coûts liés et vérifiez si l'utilisation d'un logiciel débiteur / créditeur peut vous aider à économiser de l'argent et du temps. Raiffeisen propose, avec AbaNinja, une solution simple et gratuite, intégrée directement à l'e-banking.
Mon fiduciaire s'occupe de ma comptabilité
Vous n'êtes pas directement concernée par ces nouveautés.
C'est à votre fiduciaire de prendre les mesures nécessaires. Demandez-lui si le passage à la QR-facture a déjà eu lieu!
Comment réussir votre transition vers la QR-facture avec un logiciel?
Vous utilisez un logiciel pour vos processus débiteurs et créditeurs. Pour vous permettre de recevoir et d'émettre des QR-factures, vous devez vous poser les questions suivantes et effectuer les mesures à prendre dans l'immédiat.
Mon logiciel est-il prêt? Vérifiez si vos logiciels de facturation, de créanciers et de débiteurs doivent être adaptés. Contactez vos éditeurs de logiciel à temps.
Mon matériel est-il à jour? Vérifiez si votre plateforme de scanning, vos lecteurs et imprimantes sont prêts pour la migration. Contactez vos partenaires de matériel informatique.
Comment bien procéder à la transition? Après avoir vérifié vos logiciels et votre matériel et avoir déterminé les adaptations à effectuer, procédez au passage à la QR-facture avec vos partenaires, pour pouvoir utiliser ce nouveau système en tant qu'émetteur et destinataire de factures.
Les éléments suivants doivent être analysés et éventuellement adaptés dans votre trafic des paiements.
Bulletins de versement
J'établis et j'imprime les bulletins de versement moi-même
A compter du 30 juin 2020, il sera possible d'utiliser la QR-facture.
Analysez votre processus débiteur et identifiez les systèmes et programmes concernés, de la facturation à la comptabilisation des entrées.
Contactez votre partenaire logiciel.
Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
Indiquez en temps voulu à vos partenaires commerciaux que vous utiliserez la QR-facture à l'avenir.
Informez vos collaborateurs du nouveau processus de facturation avec la QR-facture.
Je me procure les bulletins de versement auprès de ma Banque
A compter du 30 juin 2020, votre Banque Raiffeisen vous enverra uniquement des QR-factures.
Contactez votre Banque Raiffeisen et informez-vous au sujet de la QR-facture.
Vérifiez s'il est judicieux de passer à un système débiteur avec création de documents dans le cadre de l'introduction de la facture QR.
Je n'utilise pas de bulletins de versement
Rien ne changera pour vous.
Vérifiez s'il est judicieux de passer à un système débiteur avec création de documents.
Paiement des créances en souffrance
Vous réglez les créances en souffrance avec un transfert de données via téléchargement dans l'e-banking ou avec un transfert de fichiers depuis votre logiciel de paiement (EBICS / e-banking)? Nous vous conseillons de procéder comme suit:
Contactez votre partenaire logiciel.
Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez le projet de transition vers la QR-facture, en collaboration avec votre partenaire logiciel.
Informez vos collaborateurs de la nouvelle QR-facture et de son processus de traitement.
Outils d'aide pour la saisie des paiements
Les lecteurs optiques, les logiciels de scannage professionnels et les apps doivent désormais être en mesure de lire le Swiss QR-Code d'une QR-facture.
J'utilise un lecteur optique pour la saisie des paiements
Vérifiez si votre lecteur optique ou votre logiciel de scannage actuel peut être utilisé pour la QR-facture.
Mettez à jour ou remplacez votre appareil actuel.
J'utilise un logiciel de scannage professionnel pour la saisie des paiements
Vérifiez si votre lecteur optique ou votre logiciel de scannage actuel peut être utilisé pour la QR-facture.
Mettez à jour ou remplacez votre appareil actuel.
J'utilise l'app Raiffeisen MobileSCAN pour la saisie des paiements
L'app Raiffeisen MobileSCAN a fait peau neuve pour l'introduction de la QR-facture.
Traitement des mouvements au crédit entrants (LSV ou BVR)
Avec la concordance automatique d'un fichier de crédit (V.11/camt.054)
Vous pourrez utiliser la QR-facture dès maintenant. Le format de crédit camt.054 sera utilisé pour permettre une concordance automatique lors de la facturation avec un IBAN QR et une référence QR.
Contactez votre partenaire logiciel.
Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
Informez vos collaborateurs de la QR-facture et de son processus de traitement.
Je traite les mouvements au crédit manuellement
Vous pourrez continuer à traiter les mouvements au crédit manuellement.
Vérifiez s'il est judicieux de passer à une comptabilité logicielle afin de pouvoir profiter des avantages de la QR-facture et optimisez vos processus.
Comptabilité
Avec une concordance automatique du relevé de compte (MT940/camt.053)
Dès maintenant, votre logiciel devra pouvoir traiter les mouvements au crédit de la QR-facture.
Contactez votre partenaire logiciel.
Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
Informez vos collaborateurs de la QR-facture et de son processus de traitement.
J'effectue ma comptabilité manuellement à l'aide du relevé de compte
Vous pourrez continuer à effectuer votre comptabilité manuellement.
Vérifiez s'il est judicieux de passer à une comptabilité logicielle afin de pouvoir profiter des avantages de la QR-facture et optimisez vos processus.
Mon fiduciaire s'occupe de ma comptabilité
Votre fiduciaire et son logiciel devront pouvoir traiter les QR-factures dès maintenant.
Abordez le thème avec votre fiduciaire et assurez-vous qu'il pourra traiter les QR-factures.
