Il 30 giugno 2020 verrà introdotta la fattura QR. Ma che cos'è una fattura QR e cosa significa per voi in qualità di emittenti e destinatari delle fatture? Qui trovate tutte le informazioni sulla fattura QR e sulle prime fasi del passaggio.
Cos'è una fattura QR?
- una fattura con sezione di pagamento e ricevuta integrata nel formulario e
- una fattura con sezione di pagamento e ricevuta allegata
Le informazioni necessarie al pagamento nella sezione di pagamento della fattura QR sono sia codificate nello Swiss QR Code che leggibili a occhio nudo. La ricevuta della fattura QR contiene le informazioni più importanti della sezione di pagamento e va obbligatoriamente collocata a sinistra della stessa, a prescindere dal fatto che sia integrata in una fattura o allegata a una fattura QR insieme alla sezione di pagamento.
La fattura QR sostituirà sul lungo periodo le attuali polizze di versamento rosse e arancioni.
La fattura QR spiegata in modo chiaro e conciso
Quali varianti di fattura QR esistono?
La fattura QR esiste in tre varianti. I tre diversi formati della sezione di pagamento garantiscono l'impiego individuale della fattura QR adeguato ai gruppi target. I campi di dati possono essere utilizzati, ignorati o combinati a seconda delle esigenze dell'emittente o del destinatario della fattura. In questo ambito, si possono distinguere tre varianti fondamentali. Due di queste tengono conto della prassi consolidata delle attuali polizze di versamento rosse e arancioni (PV e PVR) e facilitano in tal modo il processo di transizione. La terza opzione supporta innanzitutto il sempre più importante traffico dei pagamenti in euro, utilizzando lo Structured Credit Report (SCOR), uno standard internazionale basato su ISO 11649 che può essere utilizzato sia in Svizzera sia nell'area SEPA.
IBAN QR e riferimento QR
Per l'area di pagamento in CHF (CH/FL) con riferimento strutturato (ex riferimento PVR)
IBAN QR - IBAN
La fattura QR con IBAN QR sostituisce, nell'emissione di fattura strutturata, la procedura PVR con le polizze di versamento arancioni. L'IBAN QR fa in modo che alla registrazione del pagamento sia obbligatoriamente necessario inserire un riferimento QR (ex riferimento PVR). In questo modo si garantisce la consueta elaborazione efficiente dei pagamenti in entrata.
L'unica differenza tra IBAN QR e IBAN è la diversa identificazione dell'istituto (IID), l'IID QR. L'IID QR ha un valore compreso tra 30000 e 31999. L'IID QR delle Banche Raiffeisen è 30808 e l'IID delle Banche Raiffeisen è 80808. L'IID e l'IID QR iniziano sempre da sinistra, a partire dalla quinta posizione dell'IBAN/IBAN QR. Dalla prima cifra è possibile distinguere un IID QR da un IID. Un IID QR inizia sempre con la cifra tre (3).
Esempio di IBAN QR con IID QR:
CH12 3080 8001 2345 6789 0
Esempio di IBAN con IID:
CH21 8080 8 001 2345 6789 0
Riferimento QR
Il riferimento QR (Ref Type QR-R) corrisponde all'attuale riferimento PVR (26 caratteri numerici seguiti da una cifra di controllo) e serve, come prima, per il semplice confronto tra fatture e pagamenti presso l'emittente della fattura. Gli attuali numeri di riferimento PVR possono ancora essere usati senza modifiche, rendendo possibile un passaggio senza soluzione di continuità da fattura PVR a fattura QR. Il riferimento QR può essere utilizzato solamente in combinazione con l'IBAN QR.
IBAN senza riferimento
Per l'area di pagamento in CHF (CH/LI) senza riferimento
L'IBAN sostituisce il n. conto postale.
La fattura QR con IBAN senza un riferimento sostituisce la precedente polizza di versamento rossa.
Causale del pagamento
Nelle fatture QR le causali di pagamento non possono essere inserite a mano! Di conseguenza, se si vuole una causale di versamento, questa deve essere sempre stampata.
IBAN e Creditor Reference
Per emissione di fattura internazionale con riferimento strutturato (ISO 11649)
Creditor Reference
Lo Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) ha la stessa funzione di un riferimento QR: semplifica l'attribuzione di un pagamento nella contabilità debitori mediante un numero d'identificazione univoco per ogni transazione. La differenza rispetto al riferimento QR consiste unicamente nel fatto che il suo calcolo segue un diverso tipo di logica matematica, definito nello standard ISO 11649. Inoltre, è possibile utilizzarlo nel traffico dei pagamenti internazionale, mentre l'impiego del riferimento QR è limitato all'area di pagamento in franchi (Svizzera e Liechtenstein). Presupposto per l'utilizzo del Creditor Reference è il contemporaneo utilizzo dell'IBAN.
Perché viene introdotta la fattura QR?
Al fine di garantire l'orientamento al futuro e la competitività del traffico dei pagamenti svizzero, a seguito dei crescenti requisiti normativi nazionali e internazionali, e di assicurare la progressiva digitalizzazione dei processi operativi, è necessario e opportuno un adeguamento agli standard internazionali (ISO20022). Tale adeguamento ha offerto l'opportunità di modernizzare, semplificare e rendere più economici i processi di pagamento esistenti.
La fattura QR è una componente importante di questi adeguamenti necessari, poiché diversamente dalle attuali polizze di versamento soddisfa tutti i requisiti normativi e supporta l'ulteriore sviluppo di processi operativi digitali. La fattura QR consente l'elaborazione digitale e analogica. Dopo una fase di gestione parallela, durante la quale si potranno utilizzare la fattura QR e le polizze di versamento esistenti (rossa/arancione), verrà in seguito effettuato il passaggio definitivo alla fattura QR con sezione di pagamento.
Quali vantaggi offre la fattura QR?
Vantaggi per il destinatario della fattura (pagatore)
- Le informazioni di pagamento possono essere registrate in modo efficiente tramite lettori e smartphone e acquisite direttamente nel sistema di pagamento evitando errori di registrazione.
- Incremento dell'automazione nel processo creditori grazie a informazioni più numerose e precise sull'emittente della fattura in forma standardizzata.
- Per il pagamento si possono utilizzare i canali esistenti (p.es. e-banking, mobile banking) e nuovi metodi (p.es. eBill).
- La perforazione e la ricevuta consentono di effettuare il pagamento convenzionale allo sportello postale o per via postale.
- Tutte le informazioni contenute nel codice QR sono in formato digitale e leggibili a occhio nudo.
- Nella fattura QR, sono previsti come formato del numero di conto solamente IBAN e «IBAN QR». Numeri di conto proprietari, numeri utente PVR e numeri di conto corrente postale non esisteranno più.
Vantaggi per l'emittente della fattura (beneficiario)
- Possono essere fornite contestualmente informazioni supplementari che servono al destinatario della fattura.
- Emissione semplificata della fattura.
- La fattura QR può essere creata direttamente (senza accordo PVBR) nella soluzione di fatturazione.
- Ridotte spese di stampa e formulari grazie alla libera scelta del formato cartaceo e della sezione di pagamento/ricevuta in bianco e nero.
- Emissione di fatture in CHF ed EUR
- È possibile utilizzare in forma combinata informazioni supplementari e numeri di riferimento.
- L'attuale riferimento PVR può essere migrato 1:1 nel riferimento QR.
- Inoltre, grazie al «Creditor Reference» internazionale (ISO11649), si può utilizzare un ulteriore tipo di riferimento.
- Nel pagamento in entrata ricevete tutte le informazioni relative al pagatore, con riduzione risp. semplificazione di ricerche e richieste.
- I pagamenti in entrata possono essere elaborati automaticamente.
Gli imprenditori dovranno fare qualcosa?
Il 30 giugno 2020 verrà introdotta in tutta la Svizzera la nuova fattura QR. Ciò significa che a partire da questa data le aziende potranno utilizzare la fattura QR come strumento per l'emissione o l'invio delle fatture, purché la loro infrastruttura sia già configurata per la creazione e l'invio di fatture QR.
Decisivo, tuttavia, è che dal 30 giugno 2020 le aziende siano in grado di ricevere fatture QR dai propri fornitori. Ciò significa che a partire da tale data i processi e l'infrastruttura per il pagamento delle fatture dovranno essere predisposti per l'elaborazione di fatture QR.
Cosa accade se non si effettua il passaggio?
Come destinatari delle fatture
- L'infrastruttura esistente non può essere utilizzata per il pagamento di fatture QR
- Le fatture QR devono essere saldate tramite altri canali, con conseguenti disagi
- Il saldo delle fatture richiede più tempo
- Non è possibile sfruttare i vantaggi offerti dalla fattura QR
Come emittenti delle fatture
- L'emissione delle fatture rimane invariata
- Non è possibile sfruttare i vantaggi della fattura QR per emissione di fatture e pagamenti in entrata
In cosa consistono le prime fasi del passaggio?
Ogni azienda ha i propri processi e procedure. Le fasi del passaggio sono pertanto molto individuali. Osservate e analizzate la vostra azienda da due punti di vista:
- come destinatari delle fatture
- come emittenti delle fatture
Ponetevi le seguenti domande e ricavatene le misure appropriate:
- Software
Verificate se dovete aggiornare il vostro software per la gestione creditori e debitori e per la fatturazione.
Contattate il vostro fornitore di software.
- Hardware
Verificate se la vostra piattaforma di scansione, i dispositivi di lettura e le stampanti sono predisposti per la fattura QR.
Contattate il vostro fornitore di hardware.
- Implementazione
Una volta verificati il vostro software e hardware e individuati gli adeguamenti necessari, pianificate il passaggio alla fattura QR in collaborazione con i vostri partner, in modo da poter utilizzare la fattura QR come destinatario e come emittente delle fatture a partire dal 30.06.2020.
Se ancora non ne utilizzate, sarebbe un buon momento per passare a una soluzione software, così da sfruttare in modo ottimale i vantaggi della fattura QR.
Fino a quando sono valevoli le polizze di versamento di oggi?
Per un periodo di transizione sarà possibile utilizzare parallelamente le attuali polizze di versamento rosse e arancioni e la sezione di pagamento della fattura QR. La data ultima per l'utilizzo delle polizze di versamento rosse e arancioni non è ancora stata fissata.
Fino a quando posso ordinare le polizze di versamento attuali?
A partire dal 30.06.2020 agli emittenti di fatture che fino ad ora hanno acquisito presso la loro Banca Raiffeisen le polizze di versamento rosse e/o arancioni saranno forniti esclusivamente giustificativi QR.
Come sarà garantito che le aziende saranno pronte in tempo?
Raiffeisen sta effettuando un’apposita campagna per informare i propri clienti, incentivarli e fornire loro assistenza. In qualità di imprenditori, fatene uso anche voi e rivolgetevi alla vostra Banca Raiffeisen. Inoltre, da molti anni Raiffeisen è in stretto scambio con il settore dei fornitori di software e offre assistenza anche in questo ambito, ad esempio tramite la banca test (www.raiffeisen.ch/bancatest). Numerosi fornitori di software ERP hanno già lanciato dei moduli software e si impegnano attivamente per garantire un corretto passaggio entro i termini fissati. Payment Standards.CH offre supporto tramite una «Lista readiness» dei fornitori di software.
È possibile configurare liberamente la fattura QR?
È necessario attenersi alle indicazioni di configurazione e alle raccomandazioni contenute nella «Style Guide per la fattura QR». È necessario attenersi alle «Implementation Guidelines svizzere per la fattura QR».
Nella fattura QR è obbligatoria una perforazione tra la fattura e la sezione di pagamento?
Sì, la perforazione della sezione di pagamento è obbligatoria se la fattura QR deve essere stampata e inviata.
Quali valute possono essere utilizzate per la sezione di pagamento?
Franchi svizzeri ed euro. L’abbreviazione della valuta CHF o EUR deve essere riportata sulla sezione di pagamento al di sotto dello Swiss QR Code e a sinistra accanto al campo dell’importo.
Che valori si possono utilizzare nel campo «Riferimento»?
Nel campo «Riferimento» è ammesso il riferimento QR da 27 caratteri (ex numero di riferimento PVR) oppure il Creditor Reference di fino a 25 caratteri come da standard ISO-11649. La scelta del riferimento QR richiede l’utilizzo del QR-IBAN.
Come/dove si possono indicare i dati relativi allo scopo del pagamento? Oppure ciò non è più previsto?
Per «Scopo del pagamento» e «Comunicazione», nella fattura QR si utilizza il campo «Informazioni supplementari», che contiene fino a 140 caratteri. I dati ivi riportati devono essere stampati in stampatello sulla sezione di pagamento, a destra dello Swiss QR Code. Non c’è più nessun campo in bianco per l’emittente della fattura. Ciò significa che non è possibile aggiungere un’informazione supplementare a mano. Raiffeisen offre un’apposita soluzione ai clienti che acquisiscono sezioni di pagamento prestampate. Tramite mod li testuali predefiniti o strutturati liberamente e la possibilità di abbinarli al rispettivo riferimento (ad es. con numerazione crescente, data ecc.), è possibile comporre a piacere il campo «Informazioni supplementari».
