Con il passaggio alla fattura QR, anche le aziende devono adeguare i loro processi e sistemi nel traffico dei pagamenti per essere sempre in grado di pagare le fatture. Vi è necessità d'intervento sia per le PMI che elaborano le loro fatture con software, sia per le aziende che non utilizzano ancora alcun software.
Sfide del passaggio
Il passaggio del traffico dei pagamenti a ISO 20022 ha dimostrato che non di rado difficoltà nell'aggiornamento del software possono essere vere e proprie sfide per le aziende. Affinché la vostra azienda sia in grado di elaborare elettronicamente le fatture QR a fine giugno 2020, dovreste organizzare il passaggio per tempo e avviare i primi passi per l'adeguamento dei processi e dei sistemi.
Ogni azienda ha i propri processi e procedure. Le fasi del passaggio sono pertanto molto individuali. Osservate e analizzate la vostra azienda da due punti di vista:
Ecco come realizzare il passaggio alla fattura QR senza software
Non utilizzate un software per la gestione creditori e debitori? Potrebbe quindi essere il momento buono per passare a una soluzione software, in modo da sfruttare al meglio i vantaggi della fattura QR. Con un software semplice vi risparmiate molto lavoro. Valutate la raccomandazione di Raiffeisen: AbaNinja
Per essere tuttavia pronti per la fattura QR anche senza software, vale la pena di verificare le seguenti fasi del processo e determinare le necessità d'intervento:
Polizze di versamento
Utilizzo polizze di versamento rosse e arancioni
Se acquisite le polizze di versamento dalla vostra Banca Raiffeisen, dal 30.06.2020 riceverete da essa esclusivamente fatture QR.
Informatevi sulla fattura QR e le sue varianti per poter preparare il passaggio dalle vostre attuali polizze di versamento alla fattura QR
La vostra Banca Raiffeisen vi assiste con strumenti di supporto e informazioni nella scelta della giusta variante della fattura QR
Informate i vostri partner commerciali in merito al fatto che in futuro emetterete fatture QR
Verificate l'opportunità di introdurre un software debitori/creditori con fatturazione, per poter beneficiare dei vantaggi della fattura QR e dei processi automatizzati
Informate i vostri collaboratori in merito alla nuova fatturazione con fattura QR
Non utilizzo polizze di versamento
Per voi non cambia nulla. Verificate l'opportunità di introdurre un software debitori/creditori con fatturazione, per poter beneficiare dei vantaggi della fattura QR e dei processi automatizzati
Pagamento di crediti aperti
Pago i crediti aperti con un ordine di bonifico
Potrete saldare con un ordine di bonifico anche le fatture QR.
Verificate se l'utilizzo dell'e-banking per la registrazione dei pagamenti risp. l'acquisto di un software debitori/creditori con trasferimento di file può agevolare i vostri processi permettendo un risparmio sui costi.
Pago i crediti aperti tramite l'e-banking
Potete anche registrare la nuova polizza di versamento nell'e-banking e pagare i crediti.
Verificate se uno strumento di supporto per la registrazione dei pagamenti vi semplifica il lavoro. Con PayEye Raiffeisen propone un lettore ottico in grado di leggere sia le attuali polizze di versamento che la fattura QR. Se dovete effettuare solo un numero esiguo di pagamenti, l'app Raiffeisen MobileScan potrebbe essere una valida alternativa.
Verificate se un software debitori/creditori supporta in maniera efficace i vostri processi di fatturazione e pagamento delle fatture permettendo in tal modo di ottenere un risparmio sui costi.
Strumenti di supporto per la registrazione dei pagamenti
Da fine giugno, il lettore ottico e le app per la scansione devono essere in grado di leggere lo Swiss QR Code nella sezione di pagamento della fattura QR.
Come strumento di supporto utilizzo l'app Raiffeisen «MobileScan»
L'app Raiffeisen MobileScan verrà rinnovata per l'introduzione della fattura QR. Sarà sufficiente aggiornare l'app.
Come strumento utilizzo un lettore ottico (PayPen, Mouse, GiroMat ecc.)
Verificate se l'attuale lettore ottico può essere utilizzato per la fattura QR
Pianificate l'aggiornamento o la sostituzione del dispositivo attuale
Con PayEye Raiffeisen propone un lettore ottico, in un'edizione esclusiva Raiffeisen a prezzi agevolati, in grado di leggere sia le attuali polizze di versamento che la fattura QR
Contabilità
Mediante l'estratto conto/mediante avvisi di accredito e di addebito
Potrete continuare a gestire la vostra contabilità con l'estratto conto e con gli avvisi di accredito e di addebito.
Verificate i vostri processi e i costi correlati. Verificate se l'impiego di un software debitori/creditori aiuta a ottenere un risparmio su costi e tempo – con AbaNinja Raiffeisen offre una soluzione semplice e gratuita direttamente integrata nell'e-banking
Il mio fiduciario si occupa per me della mia contabilità
Non siete direttamente interessati dalle novità.
Il vostro fiduciario invece deve intervenire. Parlategli e informatevi sull'avanzamento dei suoi preparativi per un passaggio riuscito.
Ecco come riesce il passaggio alla fattura QR con un software
Per i vostri processi debitori e creditori utilizzate un software? Per essere pronti a ricevere ed emettere fatture QR a partire dal 30 giugno 2020, dovreste confrontarvi con il passaggio già oggi e determinare gli interventi necessari nel vostro caso. Ponetevi le seguenti domande e individuate le misure necessarie:
Il mio software è pronto? Verificate se dovete adeguare il vostro software per la gestione creditori e debitori e per la fatturazione. Contattate il vostro fornitore di software.
Il mio hardware è aggiornato? Verificate se la vostra piattaforma di scansione, i vostri lettori ottici e le vostre stampanti sono pronti per il passaggio. Contattate il vostro fornitore di hardware.
Come affronto concretamente il passaggio? Una volta verificato il vostro software e il vostro hardware e individuata la necessità d'intervento, organizzate insieme ai vostri partner il passaggio alla fattura QR per essere in grado di usarla a partire dal 30.06.2020, sia come destinatari sia come emittenti delle fatture
Nel vostro traffico dei pagamenti dovete analizzare ed eventualmente adeguare i seguenti settori:
Polizze di versamento
Realizzo e stampo le polizze di versamento io stesso
Dal 30.06.2020 sarà possibile emettere fatture QR.
Analizzate il vostro processo debitori e annotate quali sistemi e programmi sono interessati dalla fatturazione fino alla contabilizzazione delle fatture in entrata
Contattate il vostro partner di software
Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione
Informate per tempo i vostri partner commerciali in merito al fatto che in futuro emetterete fatture QR
Informate i vostri collaboratori in merito alla nuova fatturazione con fattura QR
Controllate se la sezione di pagamento della fattura QR viene stampata correttamente: verificate i dati contenuti nel codice QR mediante la piattaforma di validazione e controllate tramite il foglio griglia la configurazione della sezione di pagamento. Il foglio griglia è disponibile nella Style Guide ufficiale della piazza finanziaria svizzera.
Acquisisco le polizze di versamento dalla mia Banca
Dal 30.06.2020 riceverete dalla vostra Banca Raiffeisen esclusivamente fatture QR.
Parlate con la vostra Banca Raiffeisen e informatevi sulla fattura QR
Con l'introduzione della fattura QR, verificate l'opportunità per voi di passare a un sistema debitori con creazione di giustificativo
Non utilizzo polizze di versamento
Per voi non cambia nulla.
Con l'introduzione della fattura QR, verificate l'opportunità per voi di passare a un sistema debitori con creazione di giustificativo.
Pagamento di crediti aperti
Pagate i crediti aperti con trasferimento dati tramite upload nell'e-banking oppure con trasferimento di file dal vostro software di pagamento (EBICS/e-banking)? Vi consigliamo allora di adottare le misure seguenti:
Contattate il vostro partner di software
Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione
Informate i vostri collaboratori sulla nuova fattura QR e la sua elaborazione
Strumenti di supporto per la registrazione dei pagamenti
Dal 30.06.2020 i lettori ottici, i software di scansione professionali e le app devono poter leggere lo Swiss QR Code da una fattura QR.
Per la registrazione utilizzo come strumento di supporto un lettore ottico
Verificate se l'attuale lettore ottico risp. l'attuale software di scansione possono essere utilizzati per la fattura QR.
Pianificate l'aggiornamento o la sostituzione del dispositivo attuale.
Per la registrazione dei pagamenti utilizzo un software di scansione professionale
Verificate se l'attuale lettore ottico risp. il software di scansione possono essere utilizzati per la fattura QR.
Pianificate l'aggiornamento o la sostituzione del dispositivo attuale.
Per la registrazione dei pagamenti utilizzo l'app Raiffeisen «MobileScan»
L'app Raiffeisen «MobileScan» verrà rinnovata per l'introduzione della fattura QR. Sarà sufficiente aggiornare l'app.
Elaborazione di accrediti (LSV o PVR)
Con il confronto automatico di un file di accredito (V.11/camt.054)
Dal 30.06.2020 potrete utilizzare la fatturazione con fattura QR. Per un confronto automatico nella fatturazione con IBAN QR e riferimento QR si utilizza camt.054 come formato di accredito.
Contattate il vostro partner di software
Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione
Informate i vostri collaboratori sulla fattura QR e la relativa elaborazione
Elaboro gli accrediti manualmente
Potrete continuare a elaborare gli accrediti manualmente.
Verificate l'opportunità di passare a una contabilità basata su software per poter beneficiare dei vantaggi della fatturazione con fattura QR e rendere i processi più efficienti.
Contabilità
Con il confronto automatico dell'estratto conto (MT940/camt.053)
Dal 30.06.2020 il vostro software deve essere in grado di gestire gli accrediti da fatture QR.
Contattate il vostro partner di software
Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione.
Informate i vostri collaboratori sulla fattura QR e la relativa elaborazione.
Gestisco la mia contabilità manualmente mediante l'estratto conto
Potrete continuare a gestire la contabilità manualmente
Verificate l'opportunità di passare a una contabilità basata su software per poter beneficiare dei vantaggi della fatturazione con fattura QR e rendere i processi più efficienti.
Il mio fiduciario si occupa per me della mia contabilità
Dal 30.06.2020 il vostro fiduciario e il suo software dovranno poter elaborare la fattura QR.
Affrontate il tema delle fatture QR con il vostro fiduciario e assicuratevi che a partire dal 30 giugno 2020 possa elaborare la fattura QR.
Cosa accade se non si effettua il passaggio?
Se non avrete convertito la vostra infrastruttura e i vostri processi entro il 30 giugno, potreste dover affrontare queste conseguenze:
In qualità di destinatari delle fatture (pagatori)
L'infrastruttura esistente non può essere utilizzata per il pagamento di fatture QR
Le fatture QR devono essere saldate tramite altri canali, con conseguenti disagi
È necessario più tempo e lavoro manuale per il pagamento delle fatture
Non è possibile sfruttare i vantaggi offerti dalla fattura QR
In qualità di emittenti delle fatture (beneficiari)
L'emissione delle fatture rimane invariata
Non è possibile sfruttare i vantaggi della fattura QR per emissione di fatture e pagamenti in entrata
