La facture QR sera instaurée le 30 juin 2020. Mais qu'est-ce que la facture QR et que signifie-t-elle pour vous, en tant qu'émetteur et destinataire de factures? Apprenez-en plus sur le «nouveau bulletin de versement» et les premiers pas du passage à la nouvelle version.
Qu'est-ce qu'une facture QR?
- Une facture avec une section paiement et un récépissé intégrés au formulaire, d'une part;
- et une facture avec une section paiement et un récépissé joints, d'autre part.
Les informations nécessaires au paiement, dans la section paiement de la facture QR, sont à la fois codées dans le «Swiss QR Code» et aussi lisibles à l'œil nu. Le récépissé de la facture QR contient les principales informations de la section paiement et doit impérativement être placé à gauche de cette section, et ce, qu'il soit intégré à une facture ou joint à la section paiement d'une facture QR.
La facture QR remplace à long terme les bulletins de versement rouges et orange actuels.
Bref aperçu de la facture QR
Quelles sont les différentes formes de la facture QR?
La facture QR existe en trois versions. Les trois formes de la section paiement garantissent une utilisation personnalisée de la facture QR, adaptée aux groupes cibles. Les différents champs de données peuvent être utilisés, ignorés ou combinés, selon les besoins de l'émetteur et du destinataire de la facture.
QR-IBAN et référence QR
Celui-ci s'applique dans l'espace de paiement (CH/FL) avec une référence structurée (anciennement référence BVR).
QR-IBAN et IBAN
Dans le cadre de la facturation structurée, la facture QR avec QR-IBAN remplace le procédé BVR, avec les bulletins de versement orange. Lors de la saisie des paiements, le QR-IBAN requiert une référence QR (anciennement référence BVR) afin de garantir l'efficacité du traitement des paiements entrants.
Le QR-IID, pour l'identification d'établissement (IID), constitue la seule différence entre le QR-IBAN et l'IBAN. La valeur du QR-IID est comprise entre 30000 et 31999. Le QR-IID des Banques Raiffeisen est le 30808 et l'IID des Banques Raiffeisen est le 80808. L'IID et le QR-IID correspondent toujours aux cinq premiers chiffres de l'IBAN / du QR-IBAN, en partant de la gauche. Le premier chiffre permet de différencier le QR-IID d'une IID. Le QR-IID commence toujours par le chiffre trois (3).
Exemple de QR-IBAN avec QR-IID:
CH12 3080 8001 2345 6789 0
Exemple d'IBAN avec IID:
CH21 8080 8 001 2345 6789 0
Référence QR
La référence QR (une référence type R QR) correspond à la référence BVR actuellement en vigueur (26 caractères numériques suivis d'un chiffre de contrôle) et permet à l'émetteur de factures de comparer facilement les factures et les paiements. Les numéros existants de référence BVR peuvent toujours être utilisés sans aucune modification, et garantissent une transition fluide de la facture BVR à la facture QR. La référence QR ne peut être utilisée qu'avec le QR-IBAN.
IBAN sans référence
Celui-ci s'applique dans l'espace de paiement (CH/FL) sans référence.
L'IBAN remplace le numéro de compte postal
La facture QR, avec IBAN sans référence, remplace le bulletin de versement rouge actuel.
Motif de paiement
Les motifs de paiement ne peuvent pas être rajoutés manuellement sur les factures QR, mais doivent y être imprimés si nécessaire.
IBAN et Creditor Reference
Ceux-ci sont utilisés pour la facturation internationale avec référence structurée (ISO 11649).
Creditor Reference
La Structured Creditor Reference (référence type SCOR) présente la même fonction que la référence QR; elle simplifie l'attribution d'un paiement dans la comptabilité des débiteurs, à l'aide d'un numéro d'identification unique pour chaque transaction. Elle se différencie de la référence QR par sa méthode de calcul, qui répond à la logique mathématique définie par la norme ISO 11649. Par ailleurs, la Creditor Reference peut être utilisée dans le trafic des paiements international, contrairement à la référence QR, qui est limitée aux paiements en francs suisses (Suisse et Liechtenstein). Elle doit toutefois impérativement être utilisée avec l'IBAN.
Pourquoi la facture QR est-elle instaurée?
En raison des exigences réglementaires nationales et internationales croissantes et afin d'assurer l'attrait et l'avenir du trafic des paiements suisse, ainsi que la progression de la digitalisation des processus commerciaux, une adaptation aux normes internationales (ISO 20022) est nécessaire et judicieuse. Cette adaptation permet de rendre les processus de paiement plus modernes, plus simples et plus économiques.
La facture QR constitue un élément essentiel de ces adaptations requises, puisque contrairement aux bulletins de versement actuels, elle répond à toutes les exigences réglementaires et soutient le développement des processus commerciaux digitaux. La Suisse pose ainsi les bases essentielles pour un traitement digital optimal du trafic des paiements.
Quels sont les avantages de la facture QR?
Avantages pour les destinataires de factures (payeurs)
- Les lecteurs comme le PayEye ou les smartphones peuvent saisir efficacement les informations de paiement et les transmettre directement au système de paiement, ce qui évite les erreurs de saisie car il ne faut plus le faire manuellement.
- Les factures QR offrent un plus haut degré d'automatisation du processus créanciers, grâce à davantage d'informations plus précises sur les émetteurs de factures, sous forme standardisée.
- Il est possible d'utiliser soit les canaux actuels (par ex. e-banking, m-banking), soit de nouveaux procédés (par ex. eBill).
- La perforation et le récépissé permettent de payer au guichet de la Poste ou par voie postale, comme à l'accoutumée.
- Toutes les données contenues dans le code QR sont lisibles tant à l'œil nu que par lecteur digital.
- Dorénavant, il n'y aura plus que l'IBAN ou le QR-IBAN comme format de numéro de compte. Les numéros de compte propriétaires, les numéros de participant BVR et les numéros de compte chèque postal n'existeront plus.
Avantages pour les émetteurs de factures (bénéficiaires)
- Il est possible d'ajouter des informations supplémentaires, qui peuvent être utiles au destinataire de la facture.
- La facturation est simplifiée.
- La facture peut être créée directement (sans convention BVRB) dans le système de facturation.
- Réduction des coûts d'impression et des formulaires, grâce au libre choix du papier et à la section paiement / au récépissé incolores.
- Facturation possible en CHF et en EUR.
- Il est également possible d'ajouter des informations supplémentaires et des numéros de référence, qui peuvent être utilisés conjointement.
- La référence BVR actuelle peut être migrée à l'identique dans la référence QR.
- Il est par ailleurs possible d'utiliser un autre type de référence, à savoir la Creditor Reference (ISO 11649) internationale.
- Lors d'une entrée de paiement, vous recevez toutes les informations relatives au payeur, ce qui réduit et simplifie les éventuelles demandes et recherches complémentaires.
- Les entrées de paiement peuvent être automatisées.
A partir de quand les bulletins de versement actuels ne pourront-ils plus être utilisés?
La facture QR remplacera en intégralité les bulletins de versement rouges et orange actuels, une fois la période transitoire passée. La date de fin d'utilisation des bulletins de versement rouges et orange n'a pas encore été fixée.
La facture QR peut-elle être présentée librement?
Il faut impérativement suivre les spécifications et recommandations figurant dans le «Style Guide QR-facture». Les «Implementation Guidelines suisses pour facture QR» doivent aussi être respectées.
Quelles devises peuvent-elles être utilisées pour la section paiement?
A part le franc suisse, l'euro. Les sigles CHF ou EUR doivent être imprimés sur la section paiement au-dessous du Swiss QR Code et à gauche à côté du champ réservé au montant.
Quelles valeurs peuvent-elles être utilisées dans le champ «Référence»?
La référence QR à 27 chiffres (anciennement numéro de référence BVR) ou la Creditor Reference à 25 chiffres, selon la norme ISO 11649, sont autorisées dans le champ «Référence». Le choix de la référence QR présuppose l'utilisation du QR-IBAN.
Comment est-ce que des informations sur le motif du paiement peuvent être apportées? Cela est-il encore prévu?
Les champs «Motif de paiement» et «Message» sont regroupés sous le champ «Informations supplémentaires», qui comprend jusqu'à 140 caractères. Les indications figurant à cet endroit doivent être imprimées en caractères d'imprimerie sur la section paiement à droite du Swiss QR Code. Il n'y a plus de champ de texte libre pour l'émetteur de la facture. Une information supplémentaire écrite à la main n'est donc plus possible. Dans ce cas, Raiffeisen offre une solution adéquate à ses clients qui se procurent les sections paiement préimprimées. Il est possible de composer le champ «Informations supplémentaires» à l'aide de modules de textes libres ou prédéfinis, et d'associer ces modules à une référence appropriée (par exemple numérotation par ordre croissant, indication d'une date etc.).
Une perforation entre la facture et la section paiement est-elle obligatoire pour la facture QR?
Oui, une perforation de la section paiement est obligatoire si la facture QR est destinée à être imprimée et envoyée.
Comment est-il possible de garantir que les entreprises seront intégrées à temps et prêtes à traiter les factures QR?
Raiffeisen mène sa propre campagne d'information, d'incitation et de soutien à sa clientèle dans ce sens. En tant qu'entrepreneur, n'hésitez pas à vous en inspirer et à vous adresser à votre Banque Raiffeisen. De plus, Raiffeisen entretient des contacts étroits avec les fournisseurs de logiciels depuis des années et propose également une aide dans ce domaine, au moyen de la banque test par exemple (www.raiffeisen.ch/banquetest). De nombreux fournisseurs de logiciels ERP ont déjà lancé des modules informatiques et s'engagent activement afin d'aider les entreprises à changer de système dans les délais impartis. Payment Standards.CH propose également une liste «Readiness» de fournisseurs de logiciels.
Pourrai-je continuer à me procurer les bulletins de versement actuels (rouges / orange) dans ma Banque Raiffeisen entre le 30 juin 2020 et la fin de la période transitoire?
Les émetteurs de factures, qui se procuraient jusqu'à présent les bulletins de versement rouges et/ou orange auprès de leur Banque Raiffeisen, ne recevront plus que des justificatifs QR à partir du 30 juin 2020.
