Zahlungsverkehr – optimales Zusammenspiel zwischen Eingang und Ausgang

Oranger Einzahlungsschein (ESR) – Standard für den Rechnungsversand

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Mit dem orangen Einzahlungsschein für Rechnungssteller (ESR) können Sie die Fakturierung und den Zahlungseingang weitgehend automatisieren. Durch die aufgedruckte Referenznummer wird eine einfache und sichere Rechnungsstellung in Schweizer Franken ermöglicht.

Was sind die Vorteile des orangen Einzahlungsscheins? 

  • einfach
    Die Rechnungsstellung erfolgt direkt aus Ihrer Debitorenbuchhaltung. Dadurch wird auch das Mahnwesen vereinfacht.
  • effizient
    Mithilfe der Referenznummer können Sie den Abgleich der Zahlungseingänge mit Ihrer Debitorenbuchhaltung automatisieren.
  • anerkannt
    Die notwendige ESR-Schnittstelle ist heute in jeder gängigen Buchhaltungssoftware vorhanden.
  • preiswert
    Bei Einzahlungen am Postschalter bezahlen Sie mit ESR weniger als mit roten Einzahlungsscheinen.

 

Wie funktioniert die Rechnungsstellung mit dem orangen Einzahlungsschein?

Den orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) erzeugen Sie zusammen mit der Rechnung direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware. Der Versand der Rechnung erfolgt dann entweder physisch oder elektronisch via E-Rechnung. Dabei wird in Ihrer Debitorenbuchhaltung pro Rechnung ein offener Posten erstellt. Ist die Rechnung bezahlt und der Rechnungsbetrag Ihrem Konto gutgeschrieben, werden Ihnen die ESR-Gutschriftsdaten im E-Banking oder über eine direkte Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware zur Verfügung gestellt. Nach erfolgreichem Einlesen der ESR-Gutschriftsdaten kann Ihre Buchhaltungssoftware den eingegangenen Betrag anhand der Referenznummer (bestehend aus ESR-Identifikationsnummer, Faktura-Nummer und Prüfziffer) dem entsprechenden offenen Posten zuordnen und automatisch abgleichen. Damit sparen Sie Zeit und Aufwand.


Was sind die Voraussetzungen für den orangen Einzahlungsschein?

  • Ein Kontokorrentkonto oder Vereinskonto.
  • Die ESR-Teilnehmer-Nummer Ihrer Raiffeisenbank und eine ESR-Identifikationsnummer. Erhältlich bei Ihrer Raiffeisenbank.
  • Zugang zum E-Banking oder direkte Schnittstelle zu Raiffeisen für den Download der ESR-Gutschriftsdaten.
  • Buchhaltungssoftware mit Debitoren-Modul für die automatische Verarbeitung der ESR-Gutschriftsdaten. 

Verfügen Sie nicht über die nötige Buchhaltungssoftware, können Sie die orangen Einzahlungsscheine alternativ auch bei Ihrer Raiffeisenbank bestellen. Ein automatisierter Abgleich der Zahlungseingänge mit Ihrer Buchhaltung ist in diesem Fall aber nicht möglich. 


Was bedeuten die Angaben auf dem Einzahlungsschein?

Oranger Einzahlungsschein ESR

Gestaltungsmuster für den Druck von orangen Einzahlungsscheinen (ESR)

1. ESR-Identifikationsnummer des Kunden

Die Nummer identifiziert Sie als Rechnungssteller und muss bei der Konfiguration Ihrer Buchhaltungssoftware erfasst werden. Die Länge richtet sich nach den Anforderungen Ihrer Software und ist in der Regel 6-stellig. Die Nummer ist normalerweise an der ersten Stelle der Referenznummer positioniert.

2. Faktura-Nummer (Länge variiert je nach Länge der ESR-ID)

Diesen Teil der Referenznummer (im Beispiel 20-stellig) können Sie zur Identifikation der Zahlungspflichtigen verwenden. Die Struktur der Faktura-Nummer (bspw. bestehend aus Kunden- und Rechnungs-Nummer) gibt Ihre Buchhaltungssoftware vor. Die nicht verwendeten Stellen werden mit Nullen gefüllt.

3. ESR-Teilnehmernummer (in diesem Beispiel Raiffeisenbank Landdorf)

Anhand der ESR-Teilnehmernummer wird die Raiffeisenbank als Begünstigtenbank identifiziert. In der Codierzeile im unteren Teil des Belegs muss die Nummer zwingend 9-stellig sein. Dabei umfasst der mittlere Teil immer 5 Stellen und wird wenn nötig mit Nullen aufgefüllt. In diesem Beispiel mit einer Null davor (01-023456-7).

4. Betrag (10 Stellen) plus fixe Werte

Der Betrag wird mit 10 Stellen dargestellt. Die nicht verwendeten Stellen werden mit Nullen gefüllt.

5. Prüfziffer (wird von Ihrer Software generiert)

 

Für wen eignet sich der orange Einzahlungsschein?

Der orange Einzahlungsschein eignet sich vor allem für Firmen und Vereine, die über eine ESR-fähige Buchhaltungssoftware verfügen. Dadurch kann eine durchgehende Automatisierung Ihrer Buchhaltung erzielt werden.


Harmonisierung Zahlungsverkehr Schweiz

Der orange Einzahlungsschein wird voraussichtlich per Mitte/ Ende 2018 durch den neuen Einzahlungsschein mit Datencode abgelöst. Informieren Sie sich hier über die Harmonisierung. 

Mit Hilfe der interaktiven Webseite «KMU Zahlungen» können Sie zudem den persönlichen Handlungsbedarf Ihres Unternehmens hinsichtlich der Harmonisierung ermitteln.

 

Download Produktblatt

Detailliertes Produktblatt zum Druck von orangen Einzahlungsscheinen  (PDF, 99.7KB)