QR-facture

La période de transition se termine bientôt

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A partir du 1er octobre 2022, les bulletins de versement orange et rouges n'auront plus cours. Markus Beck, expert chez Raiffeisen, avertit: si vous n'êtes pas encore passé à la QR-facture, vous devriez le faire sans tarder. Sinon, les destinataires de vos factures ne pourront plus les payer, et il y aura un travail supplémentaire pour les clarifications et les rappels.
 

Il est grand temps de migrer

La QR-facture remplacera définitivement tous les bulletins de versement en vigueur jusqu'à présent. Le trafic des paiements deviendra ainsi plus rapide, plus simple et plus digital. Le délai de transition courant depuis fin juin 2020 s'achève le 30 septembre 2022. En d'autres termes, à partir de cette date, il ne sera plus possible de payer avec les bulletins de versement orange et rouges.

 

Passage à la QR-facture: Ce qu'il faut faire

  1. Contactez votre partenaire logiciel: vérifiez si vous devez adapter vos logiciels créanciers, débiteurs ou de facturation.
  2. Fixez les champs d'action: définissez les prochaines étapes avec votre service informatique interne ou vos partenaires logiciels externes.
  3. Vérifiez le matériel: votre plateforme de scannage, vos appareils de lecture optiques et vos imprimantes sont-ils prêts pour la conversion?

 

Le coronavirus a freiné ce passage

Et pourtant, de nombreuses PME n'ont pas encore transformé leur système de facturation. «Au printemps 2020, le coronavirus nous a stoppés dans notre élan. Nos efforts pour passer à la QR- facture ont été quasiment réduits à néant. A ce moment-là, les PME ont été confrontées à d'autres soucis», explique Markus Beck, responsable Trafic des paiements Clientèle entreprises chez Raiffeisen.

Et pourtant, le temps presse. Si certaines entreprises n'ont pas encore commencé à opérer ce processus de changement (voir encadré), il faut qu'elles se dépêchent. Les PME qui envoient des bulletins de versement en début d'année et doivent être payées par mensualités ou après la date du 30 septembre 2022 ont tout intérêt à faire vite. Pour elles, c'est cette année que le changement doit avoir lieu. En effet à partir d'octobre 2022, un débiteur ne pourra plus effectuer de paiement avec un ancien bulletin de versement. Conséquence pour l'émetteur de la facture: pas de rentrée d'argent et un travail supplémentaire pour les clarifications et les rappels.

De plus, ce passage ne peut pas se réaliser du jour au lendemain et doit être organisé. «Les PME doivent absolument tester en amont que leurs QR-factures fonctionnent sans problème avec leurs lecteurs de QR codes», explique Markus Beck.

 

Une efficacité au carré

Quant aux émetteur de factures, ils profitent du fait que le QR code peut inclure des informations supplémentaires Cela améliore la qualité des données et permet d'automatiser les processus, dans la comptabilité mais aussi dans l'entreposage et les commandes. De plus, le traitement et le suivi des paiements seront eux aussi plus efficaces. Par ailleurs, la QR-facture est plus facile à imprimer et peut être convertie en une eBill.

 

Principaux avantages du trafic des paiements digital

  • Gain de temps: les tâches répétitives comme la facturation, le déclenchement des paiements, le rapprochement des écritures comptables avec les comptes bancaires; peuvent être automatisés, entièrement ou en partie. 
  • Sécurité accrue: la réduction des outils et des interventions manuelles réduisent le risque d'erreurs et rendent les paiements plus sûrs.
  • Meilleure organisation: les informations et les justificatifs sont classés – et retrouvés – plus facilement dans les archives électroniques. Les archives poussiéreuses font partie du passé!
  • Meilleure vue d'ensemble: le rapprochement automatique entre les comptes bancaires et le système comptable simplifie le trafic des paiements avec la banque et assure une transparence permanente.
  • Flexibilité accrue: les chiffres clés et les justificatifs sont disponibles à tout moment et en tout lieu, au bureau aussi bien que chez vous.
  • Frais d'exploitation réduits: l'archivage physique, la pléthore de papiers et les autres coûts de matériel ou d'affranchissement disparaissent en grande partie.
Markus Beck, responsable trafic des paiements Clientèle entreprises
Markus Beck, responsable trafic des paiements Clientèle entreprises

Markus Beck est responsable Trafic des paiements pour la Clientèle entreprises chez Raiffeisen, et membre du conseil d'administration de SIX Interbank Clearing SA, qui exploite sur mandat de la Banque nationale suisse le système de paiement interbancaire national (Swiss Interbank Clearing – SIC).