Mit der Umstellung auf die QR-Rechnung müssen Unternehmen auch Ihre Prozesse und Systeme im Zahlungsverkehr umstellen, damit sie weiterhin in der Lage sind, Rechnungen zu bezahlen. Handlungsbedarf besteht sowohl bei KMU, die Ihre Rechnung mit Software, als auch bei Unternehmen, die Ihre Rechnungen noch ohne Software verarbeiten.
Herausforderungen bei der Umstellung
Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf ISO 20022 hat gezeigt, dass nicht selten Engpässe bei der Aktualisierung der Software die Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Damit Ihr Unternehmen per Ende Juni 2020 QR-Rechnungen elektronisch verarbeiten kann, sollten Sie frühzeitig die Umstellung planen und erste Schritte zur Anpassung der Prozesse und Systeme einleiten!
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Prozesse. Deshalb gestalten sich die Schritte zur Umstellung sehr individuell. Betrachten und Analysieren Sie Ihr Unternehmen aus zwei Gesichtspunkten:
Umstellung auf die QR-Rechnung ohne Software
Sie verwenden für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse keine Software? Dann wäre dies ein guter Zeitpunkt, um auf eine Software-Lösung umzusteigen, um die Vorteile der QR-Rechnung optimal nutzen zu können. Mit einer einfachen Software ersparen Sie sich viel Arbeit. Prüfen Sie die Empfehlung von Raiffeisen: AbaNinja
Damit Sie aber auch ohne Software für die QR-Rechnung bereit sind, lohnt es sich, folgende Prozessschritte zu überprüfen und den Handlungsbedarf zu ermitteln:
Einzahlungsscheine
Ich nutze rote und orange Einzahlungsscheine
Falls Sie Einzahlungsscheine von Ihrer Raiffeisenbank beziehen, erhalten Sie ab 30.06.2020 von Ihrer Raiffeisenbank ausschliesslich QR-Rechnungen.
- Informieren Sie sich über die QR-Rechnung und deren Ausprägungen um den Wechsel von Ihren bisherigen Einzahlungsscheinen auf die QR-Rechnung vorbereiten zu können.
- Ihre Raiffeisenbank unterstützt Sie mit Hilfsmitteln und Informationen zur richtigen Wahl der QR-Rechnung Ausprägung.
- Informieren Sie Ihre Geschäftspartner darüber, dass Sie zukünftig mit QR-Rechnung fakturieren.
- Prüfen Sie die Einführung einer Debitoren-/Kreditorensoftware mit Rechnungserstellung, um von den Vorteilen der QR-Rechnung und automatisierten Prozessen profitieren zu können.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue Rechnungsstellung mit QR-Rechnung.
Ich nutze keine Einzahlungsscheine
Bezahlung von offenen Forderungen
Offene Forderungen bezahle ich mit einem Vergütungsauftrag
Sie können auch QR-Rechnungen mit einem Vergütungsauftrag begleichen.
- Prüfen Sie, ob die Nutzung von E-Banking zur Zahlungserfassung bzw. die Anschaffung einer Debitoren-/Kreditorensoftware mit Filetransfer Ihre Prozesse erleichtern kann und somit Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Offene Forderungen bezahle ich via E-Banking
Sie können den neuen Einzahlungsschein ebenfalls im E-Banking erfassen und die Forderungen bezahlen.
- Prüfen Sie, ob ein Hilfsmittel zur Zahlungserfassung Ihre Arbeit erleichtert. Raiffeisen bietet mit dem PayEye einen Belegleser an, welcher sowohl die bisherigen Einzahlungsscheine wie auch die QR-Rechnung lesen kann. Haben Sie nur wenige Zahlungen zu tätigen, ist die Raiffeisen App MobileScan möglicherweise eine sinnvolle Alternative.
- Prüfen Sie, ob eine Debitoren-/Kreditorensoftware Ihre Prozesse bei der Rechnungsstellung und Rechnungsbezahlung sinnvoll unterstützt und somit Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Hilfsmittel für die Zahlungserfassung
Belegleser und Scanning-Apps müssen ab Ende Juni den Swiss QR-Code auf dem Zahlteil der QR-Rechnung lesen können.
Als Hilfsmittel verwende ich die Raiffeisen App «Mobile Scan»
- Die Raiffeisen App MobileScan wird zur Einführung der QR-Rechnung erneuert. Sie müssen lediglich ein Update der App vornehmen.
Ich verwende als Hilfsmittel einen Belegleser (PayPen, Mouse, GiroMat, usw.)
- Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
- Planen Sie die Aktualisierung oder den Ersatz des aktuellen Gerätes.
- Raiffeisen bietet mit dem PayEye einen Belegleser in einer exklusiven Raiffeisen Edition zu Vorzugspreisen an, welcher sowohl die bisherigen Einzahlungsscheine wie auch die QR-Rechnung lesen kann.
Buchhaltung
Anhand des Kontoauszuges / anhand von Gutschrift- und Belastungsanzeigen
Sie können weiterhin Ihre Buchhaltung mit dem Kontoauszug sowie den Belastungs- und Gutschriftanzeigen erledigen.
- Prüfen Sie Ihre Prozesse und die damit verbundenen Kosten und ob der Einsatz einer Debitoren-/Kreditorensoftware hilft Kosten und Zeit zu sparen – Raiffeisen bietet mit AbaNinja eine einfach und kostenlose Lösung, welche direkt im E-Banking integriert ist.
Meine Buchhaltung macht mein Treuhänder für mich
- Sie sind von den Neuerungen nicht direkt betroffen.
- Handlungsbedarf besteht bei Ihrem Treuhänder. Sprechen Sie ihn darauf an wie weit er mit den Vorbereitungen für die erfolgreiche Umstellung ist.
Umstellung auf die QR-Rechnung mit Software
Sie verwenden für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse eine Software? Damit Sie ab 30. Juni 2020 bereit sind, QR-Rechnungen zu empfangen und auszustellen, sollten Sie sich bereits heute mit der Umstellung auseinandersetzen und Ihren Handlungsbedarf ermitteln. Stellen Sie sich die folgenden Fragen und leiten Sie Massnahmen daraus ab:
- Ist meine Software bereit?
Prüfen Sie, ob Sie Ihre Kreditoren-, Debitoren- und Fakturierungssoftware anpassen müssen. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Softwarepartnern auf.
- Ist meine Hardware auf dem neuesten Stand?
Prüfen Sie, ob Ihre Scanningplattform, Lesegeräte, und Drucker bereit sind für die Umstellung. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Hardwarepartnern auf.
- Wie gehe ich die Umsetzung konkret an?
Nachdem Sie Ihre Soft- und Hardware geprüft haben und Anpassungsbedarf erfasst haben, planen Sie mit Ihren Partnern zusammen die Umstellung auf die QR-Rechnung, so dass Sie diese ab 30.06.2020 als Rechnungsempfänger wie auch als Rechnungssteller nutzen können
Folgende Bereiche in Ihrem Zahlungsverkehr müssen analysiert und möglicherweise angepasst werden:
Einzahlungsscheine
Einzahlungsscheine erstelle und drucke ich selbst
Ab 30.06.2020 ist es möglich mit der QR-Rechnung zu fakturieren.
- Analysieren Sie Ihren Debitoren-Prozess und halten Sie fest, welche Systeme und Programme von der Rechnungsstellung bis zur Eingangsverbuchung betroffen sind
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie rechtzeitig Ihre Geschäftspartner darüber, dass Sie zukünftig mit QR-Rechnung fakturieren.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue Rechnungsstellung mit QR-Rechnung.
- Überprüfen Sie, ob der Zahlteil einer QR-Rechnung korrekt gedruckt wird: Verifizieren Sie den Datenhaushalt des QR-Codes mittels Validierungsplattform und prüfen Sie mittels Rasterblatt die Gestaltung des Zahlteils. Das Rasterblatt finden Sie im offiziellen Style Guide des Schweizer Finanzplatzes.
Einzahlungsscheine beziehe ich von meiner Bank
Ab 30.06.2020 erhalten Sie von Ihrer Raiffeisenbank ausschliesslich QR-Rechnungen.
- Sprechen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank und informieren Sie sich über die QR-Rechnung.
- Prüfen Sie, ob eine Umstellung auf ein Debitorensystem mit Belegerstellung mit Einführung der QR-Rechnung für Sie sinnvoll ist.
Ich nutze keine Einzahlungsscheine
- Für Sie ändert sich nichts.
- Prüfen Sie trotzdem, ob eine Umstellung auf ein Debitorensystem mit Belegerstellung mit Einführung der QR-Rechnung für Sie sinnvoll ist.
Bezahlung von offenen Forderungen
Sie bezahlen offene Forderungen mit Datentransfer via Upload im E-Banking oder mit Filetransfer aus Ihrer Zahlungssoftware (EBICS/E-Banking)? Dann empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte einzuleiten:
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue QR-Rechnung und deren Verarbeitung.
Hilfsmittel für die Zahlungserfassung
Ab 30.06.2020 müssen Belegleser und professionelle Scanningsoftware und Apps den Swiss QR-Code aus einer QR-Rechnung lesen können.
Für die Zahlungserfassung verwende ich als Hilfsmittel einen Belegleser
- Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser bzw. die bisherige Scanningsoftware für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
- Planen Sie die Aktualisierung oder den Ersatz des aktuellen Gerätes.
Für die Zahlungserfassung verwende ich eine professionelle Scanningsoftware
- Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser bzw. Scanningsoftware für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
- Planen Sie die Aktualisierung oder den Ersatz des aktuellen Gerätes.
Für die Zahlungserfassung verwende ich die Raiffeisen App «MobileScan»
- Die Raiffeisen App «MobileScan» wird zur Einführung der QR-Rechnung erneuert. Sie müssen lediglich die App updaten.
Verarbeitung eingehender Gutschriften (LSV oder ESR)
Mit dem automatischem Abgleich einer Gutschriftsdatei (V.11/camt.054)
Ab 30.06.2020 können Sie die Fakturierung mit QR-Rechnung nutzen. Für einen automatischen Abgleich bei Rechnungsstellung mit QR-IBAN und QR-Referenz wird camt.054 als Gutschriftsformat verwendet.
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten Sie ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die QR-Rechnung und deren Eingangsverarbeitung.
Gutschriften verarbeite ich manuell
- Sie können weiterhin die Gutschriften manuell verarbeiten. Prüfen Sie trotzdem, ob die Umstellung auf eine softwarebasierte Buchhaltung sinnvoll ist, um von den Vorteilen der Fakturierung mit QR-Rechnung profitieren und Prozesse effizienter gestalten zu können.
Buchhaltung
Mit automatischem Abgleich des Kontoauszuges (MT940/camt.053)
Ab 30.06.2020 muss Ihre Software mit Gutschriften aus QR-Rechnung umgehen können.
- Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
- Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die QR-Rechnung und deren Eingangsverarbeitung.
Meine Buchhaltung erledige ich manuell anhand des Kontoauszuges
- Sie können weiterhin die Buchhaltung manuell erledigen. Prüfen Sie trotzdem, ob die Umstellung auf eine softwarebasierte Buchhaltung sinnvoll ist, um von den Vorteilen der Fakturierung mit QR-Rechnung profitieren und Prozesse effizienter gestalten zu können.
Meine Buchhaltung macht mein Treuhänder für mich
- Ihr Treuhänder und seine Software müssen ab dem 30.06.2020 die QR-Rechnung verarbeiten können.
- Sprechen Sie Ihren Treuhänder auf die QR-Rechnung an und versichern Sie sich, dass er ab dem 30. Juni 2020 QR-Rechnung verarbeiten kann.
Was passiert bei Nicht-Umstellung?
Sollten Sie Ihre Infrastruktur und Prozesse bis am 30. Juni nicht umgestellt haben, werden Sie möglicherweise mit folgenden Konsequenzen konfrontiert:
Als Rechnungsempfänger (Zahler)
- Die bestehende Infrastruktur kann nicht zur Bezahlung von QR-Rechnungen genutzt werden
- QR-Rechnungen müssen umständlich auf anderen Wegen bezahlt werden
- Mehr zeitlicher und manueller Aufwand für die Bezahlung von Rechnungen
- Vorteile, welche die QR-Rechnung bietet, können nicht genutzt werden
Als Rechnungssteller (Begünstigter)
- Rechnungsstellung bleibt unverändert
- Vorteile der QR-Rechnung bei Rechnungsstellung und Zahlungseingang können nicht genutzt werden
