eBill for Business – einfach Rechnungen zahlen

eBill for Business eignet sich für Ihr Unternehmen, wenn Sie Rechnungen digital empfangen und direkt im E-Banking bezahlen möchten. Damit wickeln Sie Ihren Zahlungsverkehr effizient und sicher ab und brauchen dafür nicht einmal eine ERP-Anbindung.

Für eBill for Business benötigt Ihr Unternehmen eine gültige UID-Nummer. Diese muss in den Bankstammdaten hinterlegt sein, damit Sie das eBill-Postfach einrichten können. Eine ERP-Anbindung ist nicht nötig.

Sie melden sich für eBill for Business direkt im E-Banking an. Wichtig zu wissen: Der entsprechende Vertrag muss auf eine Einzelperson lauten. E-Banking-Verträge, die auf eine Firma lauten, können Sie für eBill for Business nicht nutzen.

So richten Sie eBill for Business ein:

1. Im E-Banking anmelden
2. eBill unter «Zahlungen» aktivieren
3. Postfach-Eigentümerin (Firma oder Organisation) auswählen
4. Postfach-Art «eBill for Business» festlegen
5. Standard-Belastungskonto bestimmen

Um ein eBill for Business-Postfach einzurichten, brauchen Sie eine entsprechende Berechtigung im E-Banking. Das funktioniert nur, wenn Sie als Vertragsinhaber eine Einzel- oder Kollektivunterschrift haben.

Wenn das Postfach einmal eingerichtet ist, sehen andere Vertragsinhaber mit Zahlungsverkehrsberechtigung einen Hinweis. Sie können sich dann ebenfalls für das Postfach anmelden. Sobald sie sich angemeldet haben, können alle berechtigten Personen das Postfach nutzen.

Über den Menüpunkt «Rechnungssteller» melden Sie Ihr Unternehmen direkt bei den gewünschten Rechnungsstellern an, damit Sie künftig eBill-Rechnungen empfangen.

Sie haben eBill bereits für Ihr Unternehmen genutzt? Dann können Sie unter folgenden Voraussetzungen auf eBill for Business wechseln:

1. Stellen Sie sicher, dass keine offenen eBill-Rechnungen in ihrem eBill-Postfach vorhanden sind.
2. Falls Sie Ihre eBill-Rechnungen in PDF-Form sichern möchten, speichern Sie diese auf Ihrem Computer, auf einer externen Festplatte oder ähnlichem.
3. Melden Sie sich in eBill von angemeldeten Rechnungsstellern ab.
4. Melden Sie sich anschliessend von der Dienstleistung eBill ab.
5. Registrieren Sie sich im E-Banking neu für eBill for Business.

Sobald Sie sich für das neue eBill for Business-Postfach angemeldet haben, melden Sie sich bei Ihren Rechnungsstellern wieder für den Versand der Rechnungen per eBill an.

Wie kann ich weitere Nutzer für eBill for Business berechtigen?

Als Vertragsinhaber mit Einzel- oder Kollektivunterschrift können Sie sich direkt für das eBill for Business-Postfach anmelden. Sie haben auch die Möglichkeit, anderen Vertragsinhabern – zum Beispiel mit der Berechtigung «Nur Erfassen» – den Zugriff auf das Postfach einzurichten.

Wer kann bei eBill for Business welche Aktionen ausführen?

Berechtigte können:

• für die Firma Rechnungen einsehen, kontrollieren und anschliessend über ein Konto freigeben oder ablehnen.
• die Firma bei weiteren Rechnungsstellern anmelden, um in Zukunft eBill-Rechnungen zu erhalten.
• für die Firma Dauerfreigaben erstellen, bearbeiten und löschen.

Wichtig zu wissen: Sobald Sie eine eBill-Rechnung freigegeben haben, gelten die Vollmachten aus dem E-Banking-Vertrag. Wenn Sie eine Kollektivunterschrift haben, setzen Sie mit Ihrer Freigabe die erste Unterschrift. Damit die Zahlung ausgeführt wird, ist eine zweite Person mit Einzel- oder Kollektivunterschrift nötig, die den pendenten Zahlungsauftrag ebenfalls freigibt.

Wenn Sie die Berechtigung «Nur Erfassen» haben und eine eBill-Rechnung freigeben, legt das System einen pendenten Zahlungsauftrag an. Die Zahlung auslösen kann nur eine berechtigte Person mit Einzelunterschrift oder zwei Personen mit Kollektivunterschrift.

Wie erfahre ich, dass neue Rechnungen eingegangen sind?

Wenn berechtigte Mitarbeitende ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben, erhalten sie automatisch eine Benachrichtigung, sobald neue Rechnungen eintreffen. Diese Benachrichtigungen lassen sich im eBill-Portal unter «Benutzereinstellungen» anpassen.

Kann ich eBill for Business auch bei anderen Banken nutzen?

Ja, vorausgesetzt, die andere Bank bietet eBill for Business ebenfalls an. Wichtig ist, dass sie die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) verwendet, um Ihr Postfach eindeutig zu erkennen.

Kann ich eBill for Business ohne eine UID einrichten?

Nein, die Nutzung von eBill for Business erfordert, dass die UID Ihrer Firma in den Bankstammdaten hinterlegt ist.

Was ist eine UID?

Alle Unternehmen, die in einem amtlichen Register (z.B. Mehrwertsteuerregister, Handelsregister etc.) eingetragen sind, erhalten vom Bundesamt für Statistik eine UID (Unternehmens-Identifikationsnummer). Diese ist in einem öffentlichen Register einsehbar. Auch Unternehmen, Vereine, Genossenschaften, Stiftungen etc., die nicht in einem Amtsregister eingetragen sind, können beim Bundesamt für Statistik eine solche Nummer beantragen.

Weitere Informationen zur UID und wie Sie eine solche beantragen können, finden Sie auf der Internetseite des Bundesamts für Statistik.

Die UID wird von eBill for Business als Identifikation für Ihre Firma verwendet.

Wie erhalte ich eine UID?

Wenn Ihre Firma in einem amtlichen Register eingetragen ist, wird Ihnen automatisch eine UID zugeteilt. Diese kann auf der Internetseite des Bundesamts für Statistik in einem öffentlichen Register eingesehen werden. Vereine, Genossenschaften, Stockwerkeigentümergemeinschaften usw. können beim Bundesamt für Statistik ebenfalls eine UID beantragen. Das geschieht einfach mit einem Formular.