Facture QR

La responsabilité des entreprises suisses

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La nouvelle facture QR sera introduite le 30 juin 2020 dans toute la Suisse. Mais que signifie concrètement cette transition pour les entreprises et quelles sont leurs responsabilités? Daniel Hollenstein répond aux principales questions sur le passage à la facture QR.

 

Interview avec Daniel Hollenstein

Responsable Produits & Opérations Clientèle entreprises chez Raiffeisen Suisse, Daniel Hollenstein est aussi chargé du Trafic des paiements. Après des études en économie d'entreprise (HES), il a suivi divers perfectionnements, notamment un «Master of Advanced Studies in Finance» à l'Université de Berne.

 

Monsieur Hollenstein, la Suisse passera à la facture QR le 30 juin 2020. Où en sont les entreprises dans le cadre de leurs préparatifs?

Daniel Hollenstein: Il est difficile de répondre de manière généralisée. Force est de constater, qu'à partir du jour où la facture QR sera introduite, chaque entreprise recevra des factures QR par courrier. En fonction de la méthode de comptabilité créanciers utilisée dans l'entreprise, une adaptation de ses processus, de ses logiciels et le cas échéant de ses équipements (plateformes de scannage) peut s'avérer nécessaire. Dans le cas contraire, elle ne pourra plus régler ses factures entrantes.

 

Cela veut-il dire que les entreprises doivent d'ores et déjà se préparer à la transition? 

D.H.: Tout à fait! Nous recommandons aux entreprises de s'y préparer au plus tôt. Lors du passage à la norme ISO 20022, nous avions déjà donné ce conseil à notre clientèle entreprises. La migration avait ainsi pu se dérouler sans encombre et dans les délais impartis. Pour que les entreprises soient également prêtes lors de la transition à la facture QR, le 30 juin 2020, nous leur conseillons de prendre dès à présent contact avec leur partenaire informatique. Ce n'est qu'ainsi qu'elles connaîtront l'étendue des changements à accomplir et pourront planifier leurs ressources en conséquence. 

 

Les entreprises suisses doivent-elles s'attendre à une année 2020 éprouvante, compte tenu de l'introduction de la facture QR? 

D.H.: Si les entreprises prennent dès à présent contact avec leur partenaire informatique pour planifier la mise à jour de leur logiciel, l'introduction pourra se dérouler en douceur et avec succès. Plus les entreprises tardent à se consacrer à cette thématique, plus leur partenaire informatique sera sous pression. Dans le pire des scénarios, les entreprises n'auront plus que quelques jours avant l'introduction de la facture QR et leur partenaire clés sera indisponible. Cette situation pourrait alors devenir inutilement stressante, à la fois pour les collaborateurs mais aussi pour les fournisseurs et l'entreprise elle-même. 

 

A quoi doivent s'attendre les entreprises qui ne seraient pas prêtes à temps? 

D.H.: En cas de retard, si les entreprises utilisent un logiciel de traitement des paiements, les factures ne pourront plus être réglées. Des solutions alternatives complexes devront alors être trouvées, ce qui augmentera la charge de travail. 

Concernant la facturation, une entreprise peut continuer à facturer comme d'habitude, car les bulletins de versement rouges et orange actuels n'ont pas encore de date de fin de validité connue. Il faut toutefois garder à l'esprit que l'entreprise ne pourra pas profiter des avantages de la facture QR lors de la facturation et du traitement des paiements entrants. Le passage à la facture QR est donc vivement conseillé.

 

De quelle manière Raiffeisen soutient-elle ses clients lors de la transition vers la facture QR? 

D.H.: Raiffeisen fournit essentiellement à ses clients des informations sur la facture QR. Nos conseillers spécialisés se tiennent volontiers à disposition de nos clients pour répondre à leurs questions et pour leur apporter un soutien. Au quatrième trimestre 2019, tous les clients disposant d'une base BVR recevront un communiqué écrit, accompagné du nouvel IBAN-QR. A l'avenir, ce nouvel IBAN sera requis pour la facturation avec la facture QR et le numéro de référence. 

Par ailleurs, nous proposons des informations complètes sur l'introduction de la facture QR et des outils d'aide, comme la checklist (PDF, 121KB) pour la transition vers la facture QR, la FAQ (PDF, 77.5KB), les informations sur les différentes formes de la facture QR, ainsi que la Banque test Raiffeisen, pour ne citer que quelques exemples.

Les clients Raiffeisen bénéficient également de conditions préférentielles sur l'édition Raiffeisen du lecteur optique «PayEye» et qui leur permet de lire les codes QR en un seul clic.

 

Concrètement, quelle est désormais la première étape que les entreprises doivent entreprendre, pour assurer une transition réussie? 

DD.H.: La réponse est très simple: nous leur conseillons de contacter leur partenaire informatique afin de savoir quand il pourra faire la mise à jour des logiciels vers la facture QR. Les éditeurs de logiciel peuvent vérifier la compatibilité des codes QR créés par leur logiciel en se rendant sur le portail de validation de SIX .

Nous mettons également à disposition des partenaires informatiques notre Banque test Raiffeisen pour les soutenir dans cette démarche. Elle permet, entre autres, de vérifier la réception de paiements issus d'une facture QR à l'aide d'un message camt.

Quelles seront les prochaines étapes de l'harmonisation du trafic des paiements après l'introduction de la facture QR? 

D.H.: Nous travaillons constamment au développement de l'eBill afin d'obtenir un processus de paiement standardisé, entièrement digitalisé Nous devons également apporter des améliorations et créer de nouvelles offres dans le secteur de la clientèle entreprises.

 

Monsieur Hollenstein, souhaitez-vous donner un dernier conseil à la clientèle entreprises de Raiffeisen? 

D.H.: J'encourage tous les entrepreneurs à se consacrer à la transition vers les factures QR dès que possible. Contrairement à la migration vers le format de paiement standardisé ISO 20022, les avantages de la facture QR sont évidents et immédiats, tant pour les petites entreprises que pour les grands groupes.