La facture QR sera instaurée le 30 juin 2020. Mais qu'est-ce que la facture QR et que signifie-t-elle pour vous, en tant qu'émetteur et destinataire de factures? Apprenez-en plus sur la facture QR et les premières étapes de la migration.
Qu'est-ce qu'une facture QR?
- Une facture avec une section paiement et un récépissé intégrés au formulaire d'une part
- Et une facture avec une section paiement et un récépissé joints d'autre part.
Les informations nécessaires au paiement, dans la section paiement de la facture QR, sont à la fois codées dans le «Swiss QR Code» et aussi lisibles à l'œil nu. Le récépissé de la facture QR contient les principales informations de la section paiement et doit impérativement être placé à gauche de cette section, et ce, qu'il soit intégré à une facture ou joint à la section paiement d'une facture QR.
La facture QR remplace à long terme les bulletins de versement rouge et orange actuels.
Aperçu bref et concis de la facture QR
Quelles sont les différentes formes de la facture QR?
La facture QR existe en trois versions. Les trois formes de la section paiement garantissent une utilisation personnalisée de la facture QR, adaptée aux groupes cibles. Les différents champs de données peuvent être utilisés, ignorés ou combinés, selon les besoins de l'émetteur et du destinataire de la facture. On distingue ainsi trois versions pour la facture QR. Deux d'entre elles prennent en compte la pratique actuelle en matière de bulletins de versement rouge et orange (BV et BVR) et facilitent ainsi le processus transitoire. La troisième option soutient d'abord l'importance croissante du trafic des paiements en euro, à travers la Structured Creditor Reference (SCOR), une norme internationale (d'après ISO 11649) appliquée en Suisse, de même que dans l'espace SEPA.
IBAN QR et référence QR
Celui-ci s'applique dans l'espace de paiement (CH/FL) avec une référence structurée (anciennement référence BVR)
IBAN QR – IBAN
Dans le cadre de la facturation structurée, la facture QR avec IBAN QR remplace le procédé BVR, avec les bulletins de versement orange. Lors de la saisie des paiements, l'IBAN QR requiert une référence QR (anciennement référence BVR) afin de garantir l'efficacité du traitement des paiements entrants.
L'IID QR, pour l'identification d'établissement (IID), constitue la seule différence entre l'IBAN QR et l'IBAN. La valeur de l'IID QR est comprise entre 30000 et 31999. L'IID QR des Banques Raiffeisen est le 30808 et l'IID des Banques Raiffeisen est le 80808. L'IID et l'IID QR correspondent toujours aux cinq premiers chiffres de l'IBAN/IBAN QR, en partant de la gauche. Le premier chiffre permet de différencier l'IID QR d'une IID. L'IID QR commence toujours par le chiffre trois (3).
Exemple d'IBAN QR avec IID QR:
CH12 3080 8001 2345 6789 0
Exemple d'IBAN avec IID:
CH21 8080 8 001 2345 6789 0
Référence QR
La référence QR (une référence type R QR) correspond à la référence BVR actuellement en vigueur (26 caractères numériques suivis d'un chiffre de contrôle) et permet à l'émetteur de la facture de comparer facilement les factures et les paiements. Les numéros existants de référence BVR peuvent toujours être utilisés sans aucune modification, et garantissent une transition fluide de la facture BVR à la facture QR. La référence QR ne peut être utilisée qu'avec l'IBAN QR.
IBAN sans référence
S'applique dans l'espace de paiement (CH/FL) sans référence
L'IBAN remplace le numéro de compte postal
La facture QR, avec IBAN sans référence, remplace le bulletin de versement rouge actuel.
Motif de paiement
Les motifs de paiement ne peuvent pas être rajoutés manuellement sur les factures QR, mais doivent y être imprimés si nécessaire.
IBAN et Creditor Reference
Utilisés pour la facturation internationale avec référence structurée (ISO 11649)
Creditor Reference
La Structured Creditor Reference (référence type SCOR) présente la même fonction que la référence QR; elle simplifie l'attribution d'un paiement dans la comptabilité des débiteurs, à l'aide d'un numéro d'identification unique pour chaque transaction. Elle se différencie de la référence QR par sa méthode de calcul, qui répond à la logique mathématique définie par la norme ISO 11649. Par ailleurs, la Creditor Reference peut être utilisée dans le trafic des paiements international, contrairement à la référence QR, qui est limitée aux paiements en francs suisses (Suisse et Liechtenstein). Elle doit toutefois impérativement être utilisée avec l'IBAN.
Pourquoi la facture QR est-elle instaurée?
En raison des exigences réglementaires nationales et internationales croissantes et afin d'assurer l'attrait et l'avenir du trafic des paiements suisse, ainsi que la progression de la digitalisation des processus commerciaux, une adaptation aux normes internationales (ISO20022) est nécessaire et judicieuse. Cette adaptation permet de rendre les processus de paiement plus modernes, plus simples et plus économiques.
La facture QR constitue un élément essentiel de ces adaptations requises, puisque contrairement aux bulletins de versement actuels, elle répond à toutes les exigences réglementaires et soutient le développement des processus commerciaux digitaux. La facture QR permet un traitement tant digital qu'analogue. Après une phase parallèle durant laquelle la facture QR et les bulletins de versement actuels (rouge/orange) peuvent être utilisés, la procédure sera définitivement migrée vers la facture QR, avec section paiement.
Quels sont les avantages de la facture QR?
Avantages pour les destinataires de factures (payeurs)
- Les lecteurs ou smartphones peuvent saisir efficacement les informations de paiement et les transmettre directement au système de paiement, ce qui évite les erreurs de saisie.
- Les factures QR offrent un plus haut degré d'automatisation du processus créanciers, grâce à davantage d'informations plus précises sur les émetteurs de factures, sous forme standardisée.
- Il est possible d'utiliser soit les canaux actuels (par ex. e-banking, m-banking), soit de nouveaux procédés (par ex. eBill).
- La perforation et le récépissé permettent de payer au guichet de la Poste ou par voie postale, comme à l'accoutumée.
- Toutes les données contenues dans le code QR sont lisibles tant à l'œil nu, que par lecteur digital.
- Seuls les formats de numéros de compte IBAN ou IBAN QR sont disponibles dans la facture QR. Les numéros de compte propriétaires, les numéros de participant BVR et les numéros de compte chèque postal n'existeront plus.
Avantages pour les émetteurs de factures (bénéficiaires)
- Il est possible d'ajouter des informations supplémentaires, qui peuvent être utiles au destinataire de la facture.
- La facturation est simplifiée.
- La facture QR peut être créée directement (sans convention BVRB) dans le système de facturation.
- Réduction des coûts d'impression et des formulaires, grâce au libre choix du papier et à la section paiement/au récépissé incolores.
- Facturation possible en CHF et en EUR.
- Il est également possible d'ajouter des informations supplémentaires et des numéros de référence, qui peuvent être utilisés conjointement.
- La référence BVR actuelle peut être migrée à l'identique dans la référence QR.
- Il est par ailleurs possible d'utiliser un autre type de référence, à savoir la «référence creditor» (ISO11649) internationale.
- Lors d'une entrée de paiement, vous recevez toutes les informations relatives au payeur, ce qui réduit et simplifie les éventuelles demandes et recherches complémentaires.
- Les entrées de paiement peuvent être automatisées.
Que doivent-faire les entrepreneurs?
La nouvelle facture QR sera instaurée le 30 juin 2020 dans toute la Suisse. A compter de cette date, les entreprises pourront utiliser la facture QR pour établir/envoyer des factures dans la mesure où leur infrastructure aura été configurée pour l'établissement et l'envoi de telles factures.
Il sera possible de recevoir des factures QR des fournisseurs à partir du 30 juin 2020, un détail déterminant pour les entreprises. Dès lors, ces dernières doivent mettre à jour leurs processus et infrastructures de paiement et de facturation, pour être en mesure de traiter les factures QR dès cette date.
Que se passe-t-il si l'entreprise n'effectue pas la migration?
En tant que destinataire de factures
- L'infrastructure actuelle ne peut pas être utilisée pour le paiement de factures QR
- Les factures QR doivent être réglées par d'autres moyens moins pratiques
- Plus de temps est nécessaire au paiement des factures
- Les avantages offerts par la facture QR ne peuvent pas être utilisés
En tant qu'émetteur de factures
- La facturation reste inchangée
- Les avantages de la facture QR pour la facturation et l'entrée de paiement ne peuvent pas être utilisés
Quelles sont les premières étapes de la migration?
Chaque entreprise a ses propres procédures et processus. Les étapes de la migration varient ainsi d'une entreprise à l'autre. Examinez et analysez votre entreprise sous deux angles:
- En tant que destinataire de factures
- En tant qu'émetteur de factures
Posez-vous les questions suivantes et prenez les mesures nécessaires:
- Logiciel
Vérifiez si vos logiciels de facturation, de créanciers et de débiteurs doivent être adaptés.
Contactez vos éditeurs de logiciel.
- Matériel
Vérifiez si votre plateforme de scanning, vos lecteurs et imprimantes sont prêts pour la facture QR.
Contactez vos partenaires de matériel informatique.
- Migration
Après avoir vérifié vos logiciels et votre matériel et déterminé les adaptations à effectuer, planifiez avec vos partenaires la migration vers la facture QR pour pouvoir utiliser cette dernière en tant qu'émetteur et destinataire de factures dès le 30 juin 2020.
Si vous n'utilisez aucun logiciel, vous pouvez saisir cette opportunité pour vous équiper d'une solution logicielle. Vous pourrez ainsi profiter pleinement des avantages de la facture QR.
A partir de quand les bulletins de versement actuels ne pourront-ils plus être utilisés?
Pendant une phase de transition, il sera possible d’utiliser en parallèle les bulletins de versement rouges et orange actuels ainsi que la section paiement de la facture QR. La date de fin d’utilisation des bulletins de versement rouges et orange n’a pas encore été fixée.
Pourrai-je continuer à me procurer les bulletins de versement actuels (rouges / orange) dans ma Banque Raiffeisen entre le 30 juin 2020 et la fin de la période transitoire?
Les émetteurs de factures, qui se procuraient jusqu’à présent les bulletins de versement rouge et/ou orange auprès de leur Banque Raiffeisen, ne recevront plus que des justificatifs QR à partir du 30 juin 2020.
Comment est-il possible de garantir que les entreprises seront intégrées à temps et prêtes à traiter les factures QR?
Raiffeisen mène sa propre campagne d’information, d’incitation et de soutien de sa clientèle dans ce sens. En tant qu’entrepreneur, n’hésitez pas à vous en inspirer et à vous adresser à votre Banque Raiffeisen. De plus, Raiffeisen entretient des contacts étroits avec les fournisseurs de logiciels depuis des années et propose également une aide dans ce domaine, au moyen de la banque test par exemple (www.raiffeisen.ch/banquetest). De nombreux fournisseurs de logiciels ERP ont déjà lancé des modules informatiques et s’engagent activement afin d’aider les entreprises à changer de système dans les délais impartis. Payment Standards.CH propose également une «liste Readiness» de fournisseurs de logiciels.
La facture QR peut-elle être présentée librement?
Il faut impérativement suivre les spécifications et recommandations figurant dans le «Style Guide QR-facture». Les «Implementation Guidelines suisses pour facture QR» doivent être respectées.
Une perforation entre la facture et la section paiement est-elle obligatoire pour la facture QR?
Oui, une perforation de la section paiement est obligatoire si la facture QR est destinée à être imprimée et envoyée.
Quelles devises peuvent-elles être utilisées pour la section paiement?
A part le franc suisse, l’euro. Les sigles CHF ou EUR doivent être imprimés sur la section paiement au-dessous du Swiss QR Code et à gauche à côté du champ réservé au montant.
Quelles valeurs peuvent-elles être utilisées dans le champ «Référence»?
Dans le champ «Référence» sont autorisées la référence QR à 27 chiffres (anciennement numéro de référence BVR) ou la Creditor Reference à 25 chiffres selon la norme ISO 11649. Le choix de la référence QR présuppose l’utilisation du QR-IBAN.
Comment / où est-ce que des informations sur le motif du paiement peuvent-elles être apportées? Ou cela n’est-il plus prévu?
Dans la facture QR, les champs «Motif de paiement» et «Message» sont regroupés sous le champ «Informations supplémentaires» qui comprend jusqu’à 140 caractères. Les indications figurant à cet endroit doivent être imprimées en caractères d’imprimerie sur la section paiement à droite du Swiss QR Code. Il n’y a plus de champ de texte libre pour l’émetteur de la facture. Une information supplémentaire écrite à la main n’est donc plus possible. Dans ce cas, Raiffeisen offre une solution adéquate à ses clients qui se procurent les sections paiement préimprimées. Il est possible de composer au gré le champ «Informations supplémentaires» à l’aide de modules de textes libres ou prédéfinis, et d’associer ces modules à une référence appropriée (par exemple numérotation par ordre croissant, indication d’une date etc.).
