QR-fattura

Il periodo di transizione finirà presto

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Dal 1º ottobre 2022 le polizze di versamento arancioni e rosse non saranno più valide. Markus Beck, esperto Raiffeisen, avverte: chi non è ancora passato alla QR-fattura, dovrebbe farlo subito. Altrimenti i destinatari delle fatture non potranno più saldarle con conseguente onere per chiarimenti e solleciti.
 

È tempo di effettuare il passaggio

La QR-fattura sostituirà definitivamente tutti i precedenti giustificativi, rendendo il traffico dei pagamenti più veloce, più semplice e più digitale. Il periodo di transizione, in corso dalla fine di giugno del 2020, terminerà il 30 settembre del 2022. Ciò significa che, a partire da questo momento, non sarà più possibile pagare con le polizze di versamento arancioni e rosse.

 

Passaggio alla QR-fattura: ecco come procedere

  1. Contattare il partner del software: controllare se sia necessario modificare il software creditori, debitori e di fatturazione.
  2. Definire gli ambiti d'azione: stabilire il modo in cui procedere con il reparto informatico interno o con partner esterni di software.
  3. Controllare l'hardware: la piattaforma di scansione, i dispositivi di lettura e le stampanti sono pronti per il passaggio?

 

Il coronavirus ha frenato il passaggio

Sono però ancora molte le PMI che non hanno convertito la propria contabilità. «I tentativi, iniziati presto e molto efficaci, per l'introduzione della QR-fattura sono stati per così dire frenati dal coronavirus nella primavera del 2020. In quel momento molte PMI avevano ovviamente tutto un altro genere di preoccupazioni», afferma Markus Beck, Responsabile Traffico dei pagamenti Clientela aziendale presso Raiffeisen.

Ma adesso il tempo stringe. Chi non ha ancora avviato il processo di conversione (si veda il riquadro), dovrebbe farlo subito; soprattutto le PMI che già all'inizio dell'anno inviano polizze di versamento con pagamento a rate o termine successivo al 30 settembre 2022. Nel loro caso il passaggio deve avvenire quest'anno. Se infatti, da ottobre 2022, un debitore vorrà effettuare un pagamento che si basa su una vecchia polizza di versamento, non potrà più farlo. Per l'emittente della fattura ciò significa: zero entrate e una mole di lavoro aggiuntiva per chiarimenti e solleciti.

Inoltre, il passaggio non avviene da un giorno all'altro e deve essere pianificato. «Innanzitutto le PMI dovrebbero assolutamente provare se le proprie QR-fatture funzionano senza problemi con un lettore di codici QR», spiega Beck.

 

Efficienza al quadrato

Il passaggio non è solo necessario, ma conviene anche. Infatti, la QR-fattura offre molti vantaggi: visto che nel codice QR sono contenute tutte le informazioni necessarie per un pagamento, il beneficiario deve solo scansionarlo con un apposito lettore. E, così, i dati vengono trasferiti nel software di contabilità o nell'e-banking. Non serve quindi più inserire il numero di conto e di riferimento, la possibilità di commettere errori diminuisce e i pagamenti possono essere eseguiti fino a 10 volte più velocemente.

A loro volta gli emittenti delle fatture beneficiano del fatto che nel codice QR si possano inserire informazioni aggiuntive. La qualità dei dati aumenterà pertanto, permettendo di automatizzare processi nella contabilità, nello stoccaggio e nelle ordinazioni. Anche la gestione dei pagamenti e il relativo monitoraggio diventeranno più efficienti. Inoltre, la QR-fattura è più facile da stampare e può essere convertita in un'eBill.

 

Ecco i principali vantaggi del traffico dei pagamenti digitalizzato

  • Guadagno di tempo: Lavori ripetitivi, quali ad esempio la fatturazione, l'esecuzione di pagamenti o il controllo incrociato tra contabilità e conti bancari possono essere automatizzati interamente o in parte. 
  • Maggiore sicurezza: Minore disomogeneità di mezzi ovvero meno fasi intermedie o autorizzazioni manuali riducono il rischio d'errore, aumentando la sicurezza dei pagamenti.
  • Più ordine: Informazioni e giustificativi possono essere organizzati più facilmente in archivi elettronici e possono essere trovati più facilmente. Gli archivi disordinati appartengono al passato.
  • Migliore visione d'insieme: Il confronto incrociato automatico tra conto bancario e sistema contabile semplifica il traffico dei pagamenti con la banca e crea continuamente trasparenza.
  • Maggiore flessibilità: Indici e giustificativi sono sempre disponibili, indipendentemente dal luogo, ad esempio anche in home office.
  • Costi d'esercizio minori: Vengono meno, in gran parte, la locazione di archivi, il flusso cartaceo e altri costi per materiale o spese postali.
Markus Beck, Responsabile Traffico dei pagamenti Clientela aziendale
Markus Beck, Responsabile Traffico dei pagamenti Clientela aziendale

Markus Beck è Responsabile Traffico dei pagamenti Clientela aziendale presso Raiffeisen e membro del Consiglio di amministrazione di SIX Interbank Clearing SA che, su incarico della BNS gestisce il sistema di pagamenti interbancario (Swiss Interbank Clearing – SIC).