QR-Rechnung

Übergangsfrist endet bald

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Ab dem 1. Oktober 2022 sind die orangen und roten Einzahlungsscheine ungültig. Raiffeisen-Experte Markus Beck warnt: Wer noch nicht auf die QR-Rechnung umgestellt hat, sollte dies jetzt tun. Sonst können Rechnungsempfänger die Rechnungen nicht mehr bezahlen und es droht Aufwand für Abklärungen und Mahnungen.
 

Höchste Zeit umzustellen

Die QR-Rechnung löst alle bisherigen Belege endgültig ab. Sie macht den Zahlungsverkehr schneller, einfacher und digitaler. Die Übergangsfrist, die seit Ende Juni 2020 läuft, endet am 30. September 2022. Das heisst: Ab diesem Zeitpunkt kann mit den orangen und roten Einzahlungsscheinen nicht mehr bezahlt werden.

 

Umstellung auf QR-Rechnung: Das ist zu tun

  1. Softwarepartner kontaktieren: Prüfen Sie, ob Sie Ihre Kreditoren-, Debitoren und Fakturierungssoftware anpassen müssen.
  2. Handlungsfelder definieren: Legen Sie mit Ihrer internen Informatik oder externen Softwarepartnern die nächsten Schritte fest.
  3. Hardware prüfen: Sind Ihre Scanningplattform, Lesegeräte und Drucker bereit für die Umstellung?

 

Corona bremste Umstellung

Dennoch haben viele KMU ihr Rechnungswesen noch nicht umgestellt. «Die früh und sehr erfolgreich gestarteten Bemühungen rund um die Einführung der QR-Rechnung wurden im Frühjahr 2020 durch Corona quasi ausgebremst. Viele KMU hatten dannzumal verständlicherweise ganz andere Sorgen», sagt Markus Beck, Leiter Zahlungsverkehr Firmenkunden bei Raiffeisen.

Doch jetzt drängt die Zeit. Wer den Umstellungsprozess noch nicht gestartet hat, sollte dies umgehend tun. Besonders beeilen müssen sich KMU, die bereits zu Jahresbeginn Einzahlungsscheine versenden, die ratenweise oder nach dem Enddatum vom 30. September 2022 bezahlt werden müssen. Für sie gilt: Die Umstellung muss noch dieses Jahr erfolgen. Denn will ein Zahlungspflichtiger ab Oktober 2022 eine Zahlung tätigen, die auf einem alten Einzahlungsschein basiert, wird dies nicht mehr möglich sein. Die Folge für den Rechnungssteller: kein Geldeingang und Zusatzaufwände für Abklärungen und Mahnwesen.

Zudem geschieht die Umstellung nicht von heute auf morgen und will geplant sein. «KMU sollten vorab unbedingt testen, ob die eigenen QR-Rechnungen mit einem QR-Reader problemlos funktionieren», sagt Beck.

 

Effizienz im Quadrat

Die Umstellung ist nicht nur notwendig, sie lohnt sich auch. Denn die Vorteile der QR-Rechnung sind zahlreich: Da im QR-Code alle für eine Zahlung benötigten Informationen enthalten sind, muss der Empfänger diesen nur noch mit einem QR-Reader scannen – und schon werden die Daten in die Finanzsoftware oder in das E-Banking übertragen. Das Abtippen der Konto- und Referenznummer entfällt, die Fehleranfälligkeit sinkt und Zahlungen können bis zu 10-mal schneller erledigt werden.

Rechnungssteller wiederum profitieren davon, dass sich im QR-Code zusätzliche Informationen unterbringen lassen. Das steigert die Datenqualität und ermöglicht die Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung sowie im Lager- und Bestellwesen. Auch die Zahlungsabwicklung und deren Überwachung wird effizienter. Zudem ist die QR-Rechnung einfacher zu drucken und in eine eBill konvertierbar.

 

Vorteile eines digitalisierten Zahlungsverkehrs

  • Zeitgewinn: Repetitive Arbeiten wie zum Beispiel die Rechnungsstellung, das Auslösen von Zahlungen oder der Abgleich der Buchhaltung mit den Bankkonten können ganz oder teilweise automatisiert werden.
  • Höhere Sicherheit: Weniger Medienbrüche bzw. manuelle Zwischenschritte oder Autorisierungen reduzieren die Fehleranfälligkeit und erhöhen die Sicherheit der Zahlungen.
  • Mehr Ordnung: Informationen und Belege lassen sich in elektronischen Ablagen einfacher ordnen und leichter finden. Unübersichtliche Archive gehören der Vergangenheit an.
  • Bessere Übersicht: Der automatische Abgleich von Bankkonto und Buchhaltungssystem vereinfacht den Zahlungsverkehr mit der Bank und schafft fortlaufend Transparenz.
  • Grössere Flexibilität: Kennzahlen und Belege sind jederzeit und ortsunabhängig verfügbar – beispielsweise auch im Homeoffice.
  • Niedrigere Betriebskosten: Archivmiete, Papierflut und weitere Kosten für Material oder Porto fallen grösstenteils weg.
Markus Beck, Leiter Zahlungsverkehr Firmenkunden
Markus Beck, Leiter Zahlungsverkehr Firmenkunden

Markus Beck ist bei Raiffeisen für den Zahlungsverkehr von Firmenkunden zuständig und sitzt im Verwaltungsrat von SIX Interbank Clearing AG. Diese betreibt im Auftrag der Schweizerischen Nationalbank das Schweizer Interbanken-Zahlungssystem (Swiss Interbank Clearing – SIC).