QR-Rechnung

Umstellungsschritte für Unternehmen und Vereine

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Mit der Umstellung auf die QR-Rechnung müssen Unternehmen auch Ihre Prozesse und Systeme im Zahlungsverkehr umstellen, damit sie weiterhin in der Lage sind, Rechnungen zu bezahlen. Handlungsbedarf besteht sowohl bei KMU, die Ihre Rechnung mit Software, als auch bei Unternehmen, die Ihre Rechnungen noch ohne Software verarbeiten.

 

Herausforderungen bei der Umstellung

Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf ISO 20022 hat gezeigt, dass nicht selten Engpässe bei der Aktualisierung der Software die Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Damit Ihr Unternehmen per Ende Juni 2020 QR-Rechnungen elektronisch verarbeiten kann, sollten Sie frühzeitig die Umstellung planen und erste Schritte zur Anpassung der Prozesse und Systeme einleiten!

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Prozesse. Deshalb gestalten sich die Schritte zur Umstellung sehr individuell. Betrachten und Analysieren Sie Ihr Unternehmen aus zwei Gesichtspunkten:

 

Umstellung auf die QR-Rechnung ohne Software

Sie verwenden für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse keine Software? Dann wäre dies ein guter Zeitpunkt, um auf eine Software-Lösung umzusteigen, um die Vorteile der QR-Rechnung optimal nutzen zu können. Mit einer einfachen Software ersparen Sie sich viel Arbeit. Prüfen Sie die Empfehlung von Raiffeisen: AbaNinja

Damit Sie aber auch ohne Software für die QR-Rechnung bereit sind, lohnt es sich, folgende Prozessschritte zu überprüfen und den Handlungsbedarf zu ermitteln:

 

Umstellung auf die QR-Rechnung mit Software

Sie verwenden für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse eine Software? Damit Sie ab 30. Juni 2020 bereit sind, QR-Rechnungen zu empfangen und auszustellen, sollten Sie sich bereits heute mit der Umstellung auseinandersetzen und Ihren Handlungsbedarf ermitteln. Stellen Sie sich die folgenden Fragen und leiten Sie Massnahmen daraus ab:

  1. Ist meine Software bereit?
    Prüfen Sie, ob Sie Ihre Kreditoren-, Debitoren- und Fakturierungssoftware anpassen müssen. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Softwarepartnern auf.
  2. Ist meine Hardware auf dem neuesten Stand?
    Prüfen Sie, ob Ihre Scanningplattform, Lesegeräte, und Drucker bereit sind für die Umstellung. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Hardwarepartnern auf.
  3. Wie gehe ich die Umsetzung konkret an?
    Nachdem Sie Ihre Soft- und Hardware geprüft haben und Anpassungsbedarf erfasst haben, planen Sie mit Ihren Partnern zusammen die Umstellung auf die QR-Rechnung, so dass Sie diese ab 30.06.2020 als Rechnungsempfänger wie auch als Rechnungssteller nutzen können

Folgende Bereiche in Ihrem Zahlungsverkehr müssen analysiert und möglicherweise angepasst werden:

 

Was passiert bei Nicht-Umstellung?

Sollten Sie Ihre Infrastruktur und Prozesse bis am 30. Juni nicht umgestellt haben, werden Sie möglicherweise mit folgenden Konsequenzen konfrontiert:

 

Als Rechnungsempfänger (Zahler)

  • Die bestehende Infrastruktur kann nicht zur Bezahlung von QR-Rechnungen genutzt werden
  • QR-Rechnungen müssen umständlich auf anderen Wegen bezahlt werden
  • Mehr zeitlicher und manueller Aufwand für die Bezahlung von Rechnungen
  • Vorteile, welche die QR-Rechnung bietet, können nicht genutzt werden

 

Als Rechnungssteller (Begünstigter)

  • Rechnungsstellung bleibt unverändert
  • Vorteile der QR-Rechnung bei Rechnungsstellung und Zahlungseingang können nicht genutzt werden