Il 30 giugno 2020 sarà introdotta la fattura QR che sostituirà le polizze di versamento rosse/arancioni. Da quel momento, come imprenditori, potrete emettere e inviare fatture QR. Ma dovete anche essere pronti a poter ricevere ed elaborare ulteriormente fatture QR.
Sfide del passaggio
Il passaggio del traffico dei pagamenti a ISO 20022 ha dimostrato che non di rado difficoltà nell'aggiornamento del software possono essere vere e proprie sfide per le aziende. In quanto imprenditori dovreste quindi pianificare il passaggio per tempo e avviare le prime misure!
Affinché la sua impresa, alla fine di giugno 2020, possa almeno elaborare le fatture QR in formato elettronico, è necessario effettuare tempestivamente il passaggio del suo software:
Come riuscire il passaggio
Se emettete e ricevete le vostre fatture con l'aiuto di un partner di software, dovreste contattarlo al più presto. Se non utilizzate ancora alcun software, questo potrebbe essere il momento giusto per passare a una soluzione software. Qui scoprirete, passo dopo passo, come procedere nel passaggio alla fattura QR.
Ecco come realizzare il passaggio alla fattura QR senza software
Per i vostri processi debitori e creditori non utilizzate alcun software? Per essere pronti a ricevere ed emettere fatture QR a partire dal 30.06.2020, dovreste essere già confrontati oggi con il passaggio. Scoprite qui a cosa prestare attenzione e determinate gli interventi necessari nel vostro caso. Con un semplice Software risparmierete molto lavoro. Controllate le raccomandazioni di Raiffeisen: AbaNinja
Polizze di versamento
Utilizzo polizze di versamento rosse e arancioni
Se acquisite le polizze di versamento dalla vostra Banca Raiffeisen, dal 30.06.2020 riceverete da essa esclusivamente fatture QR.
- Informatevi sulla fattura QR e le sue varianti per poter preparare il passaggio dalle vostre attuali polizze di versamento alla fattura QR
- La vostra Banca Raiffeisen vi assiste con strumenti di supporto e informazioni nella scelta della giusta variante della fattura QR
- Informate i vostri partner commerciali in merito al fatto che in futuro emetterete fatture QR
- Verificate l'opportunità di introdurre un software debitori/creditori con fatturazione, per poter beneficiare dei vantaggi della fattura QR e dei processi automatizzati
- Informate i vostri collaboratori in merito alla nuova fatturazione con fattura QR
Non utilizzo polizze di versamento
Pagamento di crediti aperti
Pago i crediti aperti con un ordine di bonifico
Potrete saldare con un ordine di bonifico anche le fatture QR.
- Verificate se l'utilizzo dell'e-banking per la registrazione dei pagamenti risp. l'acquisto di un software debitori/creditori con trasferimento di file può agevolare i vostri processi permettendo un risparmio sui costi.
Pago i crediti aperti tramite l'e-banking
Dal 30.06.2020 potrete registrare ed eseguire i pagamenti di fatture QR nell'e-banking.
- Verificate se uno strumento di supporto per la registrazione dei pagamenti vi semplifica il lavoro. Con PayEye Raiffeisen propone un lettore ottico in grado di leggere sia le attuali polizze di versamento che la fattura QR. Se dovete effettuare solo un numero esiguo di pagamenti, l'app Raiffeisen MobileScan potrebbe essere una valida alternativa.
- Verificate se un software debitori/creditori supporta in maniera efficace i vostri processi di fatturazione e pagamento delle fatture permettendo in tal modo di ottenere un risparmio sui costi.
Strumenti di supporto per la registrazione dei pagamenti
Dal 30.06.2020 i lettori ottici e le app di scansione devono poter leggere lo Swiss QR Code da una fattura QR.
Come strumento di supporto utilizzo l'app Raiffeisen «MobileScan»
- L'app Raiffeisen MobileScan verrà rinnovata per l'introduzione della fattura QR. Sarà sufficiente aggiornare l'app.
Come strumento utilizzo un lettore ottico (PayPen, Mouse, GiroMat ecc.)
- Verificate se l'attuale lettore ottico può essere utilizzato per la fattura QR
- Pianificate l'aggiornamento o la sostituzione del dispositivo attuale
- Con PayEye Raiffeisen propone un lettore ottico, in un'edizione esclusiva Raiffeisen a prezzi agevolati, in grado di leggere sia le attuali polizze di versamento che la fattura QR
Contabilità
Mediante l'estratto conto/mediante avvisi di accredito e di addebito
Potrete continuare a gestire la vostra contabilità con l'estratto conto e con gli avvisi di accredito e di addebito.
L'introduzione della fattura QR è un momento ideale per riflettere su una semplificazione dei processi:
- Verificate i vostri processi e i costi correlati
- Verificate se l'impiego di un software debitori/creditori aiuta a ottenere un risparmio su costi e tempo - con AbaNinja Raiffeisen offre una soluzione semplice e gratuita direttamente integrata nell'e-banking
Il mio fiduciario si occupa per me della mia contabilità
- Non siete direttamente interessati dalle novità.
- Il vostro fiduciario invece deve intervenire. Parlategli e informatevi sull'avanzamento dei suoi preparativi per un passaggio riuscito.
Ecco come riesce il passaggio alla fattura QR con un software
Per i vostri processi debitori e creditori utilizzate un software? Per essere pronti a ricevere ed emettere fatture QR a partire dal 30 giugno 2020, dovreste confrontarvi con il passaggio già oggi e determinare gli interventi necessari nel vostro caso.
Polizze di versamento
Dal 30.06.2020 sarà possibile emettere fatture QR.
Realizzo e stampo le polizze di versamento io stesso
- Analizzate il vostro processo debitori e annotate quali sistemi e programmi sono interessati dalla fatturazione fino alla contabilizzazione delle fatture in entrata
- Contattate il vostro partner di software
- Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione
- Informate per tempo i vostri partner commerciali in merito al fatto che in futuro emetterete fatture QR
- Informate i vostri collaboratori in merito alla nuova fatturazione con fattura QR
- Controllate se la sezione di pagamento della fattura QR viene stampata correttamente: verificate i dati contenuti nel codice QR mediante la piattaforma di validazione e controllate tramite il foglio griglia la configurazione della sezione di pagamento. Il foglio griglia è disponibile nella Style Guide ufficiale della piazza finanziaria svizzera.
Acquisisco le polizze di versamento dalla mia Banca
- Parlate con la vostra Banca Raiffeisen e informatevi sulla fattura QR
- Con l'introduzione della fattura QR, verificate l'opportunità per voi di passare a un sistema debitori con creazione di giustificativo
Non utilizzo polizze di versamento
- Per voi non cambia nulla.
- Con l'introduzione della fattura QR, verificate l'opportunità per voi di passare a un sistema debitori con creazione di giustificativo.
Pagamento di crediti aperti
Pagate i crediti aperti con trasferimento dati tramite upload nell'e-banking oppure con trasferimento di file dal vostro software di pagamento (EBICS/e-banking)? Dal 30.06.2020 dovrete poter registrare fatture QR con il vostro software di pagamento. Vi consigliamo pertanto di adottare le misure seguenti:
- Contattate il vostro partner di software
- Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione
- Informate i vostri collaboratori sulla nuova fattura QR e la sua elaborazione
Strumenti di supporto per la registrazione dei pagamenti
Dal 30.06.2020 i lettori ottici, i software di scansione professionali e le app devono poter leggere lo Swiss QR Code da una fattura QR.
Per la registrazione utilizzo come strumento di supporto un lettore ottico
- Verificate se l'attuale lettore ottico risp. l'attuale software di scansione possono essere utilizzati per la fattura QR.
- Pianificate l'aggiornamento o la sostituzione del dispositivo attuale.
Per la registrazione dei pagamenti utilizzo un software di scansione professionale
- Verificate se l'attuale lettore ottico risp. il software di scansione possono essere utilizzati per la fattura QR.
- Pianificate l'aggiornamento o la sostituzione del dispositivo attuale.
Per la registrazione dei pagamenti utilizzo l'app Raiffeisen «MobileScan»
- L'app Raiffeisen «MobileScan» verrà rinnovata per l'introduzione della fattura QR. Sarà sufficiente aggiornare l'app.
Elaborazione di accrediti (LSV o PVR)
Dal 30.06.2020 potrete utilizzare la fatturazione con fattura QR. Per un confronto automatico nella fatturazione con IBAN QR e riferimento QR si utilizza camt.054 come formato di accredito.
Con il confronto automatico di un file di accredito (V.11/camt.054)
- Contattate il vostro partner di software
- Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione
- Informate i vostri collaboratori sulla fattura QR e la relativa elaborazione
Elaboro gli accrediti manualmente
- Potrete continuare a elaborare gli accrediti manualmente.
- Verificate l'opportunità di passare a una contabilità basata su software per poter beneficiare dei vantaggi della fatturazione con fattura QR e rendere i processi più efficienti.
Contabilità
Con il confronto automatico dell'estratto conto (MT940/camt.053)
Dal 30.06.2020 il vostro software deve essere in grado di gestire gli accrediti da fatture QR.
- Contattate il vostro partner di software
- Pianificate insieme al vostro partner di software tutte le modifiche necessarie e avviate un progetto di conversione.
- Informate i vostri collaboratori sulla fattura QR e la relativa elaborazione.
Gestisco la mia contabilità manualmente mediante l'estratto conto
- Potrete continuare a gestire la contabilità manualmente
- Verificate l'opportunità di passare a una contabilità basata su software per poter beneficiare dei vantaggi della fatturazione con fattura QR e rendere i processi più efficienti.
Il mio fiduciario si occupa per me della mia contabilità
- Dal 30.06.2020 il vostro fiduciario e il suo software dovranno poter elaborare la fattura QR.
- Affrontate il tema delle fatture QR con il vostro fiduciario e assicuratevi che a partire dal 30 giugno 2020 possa elaborare la fattura QR.
