La facture QR sera introduite le 30 juin 2020 et remplacera les bulletins de versement rouges et orange. A compter de cette date, votre entreprise pourra établir et envoyer des factures QR. Mais vous devez également vous préparer à la réception et au traitement de ces dernières.
Les défis de la transition
Le passage du trafic des paiements à la norme ISO 20022 a montré que certaines difficultés rencontrées lors de l'actualisation du logiciel représentaient de véritables défis pour les entreprises. En tant qu'entrepreneur, il est donc indispensable de planifier la conversion et de prendre les premières mesures suffisamment à l'avance!
Afin que votre entreprise soit capable au minimum de traiter des factures QR fin juin 2020, il vous faut convertir votre logiciel à temps:
Comment réussir votre transition
Si vous établissez et recevez vos factures à l'aide d'un logiciel, vous devez contacter votre partenaire logiciel dans les plus brefs délais. Si vous n'utilisez pas encore de logiciel, il s'agit du moment idéal pour envisager cette solution. Découvrez ici toutes les étapes de la transition vers la facture QR.
Réussir la transition vers la facture QR sans logiciel
Vous n'utilisez pas de logiciel pour vos processus débiteurs et créditeurs ? Afin d'être prêt à recevoir et à établir des factures QR au 30 juin 2020, nous vous conseillons de planifier la transition dès aujourd'hui. Découvrez ici les éléments à prendre en compte et identifiez les mesures à mettre en place. Avec un logiciel simple, vous pouvez économiser beaucoup de travail. Consultez notre recommandation: AbaNinja
Bulletins de versement
J'utilise les bulletins de versement rouges et orange
Si vous vous procurez les bulletins de versement auprès de votre Banque Raiffeisen, celle-ci vous enverra uniquement des factures QR à compter du 30 juin 2020.
- Informez-vous au sujet de la facture QR et de ses variantes pour pouvoir préparer votre passage des bulletins de versement rouges et orange actuels aux factures QR.
- Votre Banque Raiffeisen met à votre disposition des outils d'aide et des informations pour choisir la version de la facture QR adaptée à vos besoins.
- Indiquez à vos partenaires commerciaux que vous utiliserez la facture QR à l'avenir.
- Vérifiez s'il est judicieux d'introduire un logiciel débiteur / créditeur avec création de documents afin de pouvoir profiter des avantages de la facture QR et des processus automatisés.
- Informez vos collaborateurs du nouveau processus de facturation avec la facture QR.
Je n'utilise pas de bulletins de versement
Paiement des créances en souffrance
Je règle mes créances en souffrance avec un ordre de virement
Vous pourrez également régler vos factures QR avec un ordre de virement.
- Vérifiez si l'utilisation de l'e-banking pour la saisie des paiements ou l'acquisition d'un logiciel débiteur / créditeur avec transfert de fichiers peut faciliter vos processus et vous permettre ainsi de réduire vos coûts.
Je règle mes créances en suspens via l'e-banking
A compter du 30 juin 2020, vous pourrez saisir et régler les paiements de factures QR dans l'e-banking.
- Vérifiez si un outil d'aide à la saisie des paiements peut faciliter votre travail. Raiffeisen propose avec PayEye, un lecteur optique capable de lire les bulletins de versement actuels et les factures QR. Si vous effectuez peu de paiements, l'app Raiffeisen MobileScan constitue une alternative intéressante.
- Vérifiez si un logiciel débiteur / créditeur peut faciliter vos processus de facturation et de paiement, et vous permettre ainsi de réduire vos coûts.
Outils d'aide pour la saisie des paiements
A compter du 30 juin 2020, les lecteurs optiques et les apps de scannage devront être en mesure de lire le Swiss QR-Code sur une facture QR.
J'utilise l'app Raiffeisen «Mobile Scan»
- L'app Raiffeisen MobileScan fait peau neuve pour l'introduction de la facture QR. Il vous suffit de mettre à jour l'app.
J'utilise un lecteur optique (PayPen, souris, GiroMat, etc.) comme outil d'aide
- Vérifiez si le lecteur optique actuel peut être utilisé pour la facture QR.
- Planifiez la mise à jour ou le remplacement de l'appareil actuel.
- Raiffeisen propose avec PayEye, un lecteur optique dans une édition exclusive Raiffeisen à un tarif préférentiel, capable de lire les bulletins de versement actuels et les factures QR.
Comptabilité
A l'aide du relevé de compte / des avis de débit et de crédit
Vous pourrez continuer à effectuer votre comptabilité à l'aide du relevé de compte et des avis de crédit et de débit.
- L'introduction de la facture QR est le moment idéal pour envisager une simplification des processus: Vérifiez vos processus et les coûts liés et vérifiez si l'utilisation d'un logiciel débiteur / créditeur peut vous aider à économiser des frais et du temps. Raiffeisen propose avec AbaNinja, une solution simple et gratuite intégrée directement à l'e-banking.
Mon fiduciaire s'occupe de ma comptabilité
Vous n'êtes pas directement concerné par les nouveautés.
- C'est à votre fiduciaire de prendre les mesures nécessaires. Demandez-lui où il en est dans les préparatifs assurant une transition sans faille.
Réussir la transition vers la facture QR avec un logiciel
Vous utilisez un logiciel pour vos processus débiteurs et créditeurs? Afin d'être prêt à recevoir et à établir des factures QR au 30 juin 2020, nous vous conseillons de planifier la transition dès aujourd'hui et d'identifier les mesures à prendre.
Bulletins de versement
J'établis et j'imprime les bulletins de versement moi-même
A compter du 30 juin 2020, il sera possible d'utiliser la facture QR.
- Analysez votre processus débiteur et identifiez les systèmes et programmes concernés, de la facturation à la comptabilisation des entrées.
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Indiquez en temps voulu à vos partenaires commerciaux que vous utiliserez la facture QR à l'avenir.
- Informez vos collaborateurs du nouveau processus de facturation avec la facture QR.
- Assurez-vous que la section paiement d'une facture QR est imprimée correctement: vérifiez la gestion des données du code QR via la plateforme de validation et contrôlez la section paiement à l'aide de la trame. Vous trouverez la trame dans le guide de style officiel de la place financière suisse.
Je me procure les bulletins de versement auprès de ma banque
A compter du 30 juin 2020, votre Banque Raiffeisen vous enverra uniquement des factures QR.
- Contactez votre Banque Raiffeisen et informez-vous au sujet de la facture QR.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à un système débiteur avec création de documents dans le cadre de l'introduction de la facture QR.
Je n'utilise pas de bulletins de versement
- Rien ne changera pour vous.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à un système débiteur avec création de documents dans le cadre de l'introduction de la facture QR.
Paiement des créances en souffrance
Vous réglez les créances en souffrance avec un transfert de données via téléchargement dans l'e-banking ou avec un transfert de fichiers depuis votre logiciel de paiement (EBICS / e-banking)? A compter du 30 juin 2020, vous devrez être en mesure de saisir des factures QR avec votre logiciel de paiement. Aussi, nous vous conseillons de procéder comme suit:
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Informez vos collaborateurs de la nouvelle facture QR et de son processus de traitement
Outils d'aide pour la saisie des paiements
A compter du 30 juin 2020, les lecteurs optiques, les logiciels de scannage professionnels et les apps devront être en mesure de lire le Swiss QR-Code d'une facture QR.
J'utilise un lecteur optique pour la saisie des paiements
- Vérifiez si votre lecteur optique ou votre logiciel de scannage actuel peut être utilisé pour la facture QR.
- Planifiez la mise à jour ou le remplacement de l'appareil actuel.
J'utilise un logiciel de scannage professionnel pour la saisie des paiements
- Vérifiez si votre lecteur optique ou votre logiciel de scannage actuel peut être utilisé pour la facture QR.
- Planifiez la mise à jour ou le remplacement de l'appareil actuel.
J'utilise l'app Raiffeisen «MobileScan» pour la saisie des paiements
- L'app Raiffeisen «MobileScan» fait peau neuve pour l'introduction de la facture QR. Il vous suffit de mettre à jour l'app.
Traitement des mouvements au crédit entrants (LSV ou BVR)
A compter du 30 juin 2020, vous pourrez utiliser la facture QR. Le format de crédit camt.054 sera utilisé pour permettre une concordance automatique lors de la facturation avec un IBAN QR et une référence QR.
Avec la concordance automatique d'un fichier de crédit (V.11/camt.054)
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Informez vos collaborateurs de la facture QR et de son processus de traitement.
Je traite les mouvements au crédit manuellement
- Vous pourrez continuer à traiter les mouvements au crédit manuellement.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à une comptabilité logicielle afin de pouvoir profiter des avantages de la facture QR et optimisez vos processus.
Comptabilité
Avec une concordance automatique du relevé de compte (MT940/camt.053)
A compter du 30 juin 2020, votre logiciel devra pouvoir traiter les mouvements au crédit de la facture QR.
- Contactez votre partenaire logiciel.
- Planifiez toutes les adaptations nécessaires et lancez un projet de transition en collaboration avec votre partenaire logiciel.
- Informez vos collaborateurs de la facture QR et de son processus de traitement.
J'effectue ma comptabilité manuellement à l'aide du relevé de compte
- Vous pourrez continuer à effectuer votre comptabilité manuellement.
- Vérifiez s'il est judicieux de passer à une comptabilité logicielle afin de pouvoir profiter des avantages de la facture QR et optimisez vos processus.
Mon fiduciaire s'occupe de ma comptabilité
- Votre fiduciaire et son logiciel devront pouvoir traiter les factures QR à compter du 30 juin 2020.
- Abordez le thème de la facture QR avec votre fiduciaire et assurez-vous qu'il pourra traiter les factures QR à compter du 30 juin 2020.
