Die Harmonisierung im Zahlungsverkehr geht mit der Einführung der QR-Rechnung weiter

Das kommt auf Unternehmen zu

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Am 30. Juni 2020 wird schweizweit auf die QR-Rechnung umgestellt. Doch was bedeutet diese Umstellung konkret für Unternehmer und was kommt auf sie zu? Daniel Hollenstein gibt Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um die Umstellung auf die QR-Rechnung.

 

Daniel Hollenstein im Interview

Als Leiter Produkte & Operations Firmenkunden bei Raiffeisen Schweiz ist Daniel Hollenstein (49) auch für den Vertrieb Zahlungsverkehr zuständig. Der studierte Betriebsökonom (HWV) absolvierte diverse Weiterbildungen, unter anderem einen «Master of Advanced Studies in Finance» an der Universität Bern.

 

Herr Hollenstein, die Schweiz stellt per 30. Juni 2020 auf die QR-Rechnung um. Wie weit weg ist die Umstellung für Unternehmer tatsächlich noch?

Daniel Hollenstein: Diese Fragestellung lässt sich so pauschal nur schwer beantworten. Tatsache ist, dass jedes Unternehmen ab dem Einführungstag der QR-Rechnung auch solche im Briefkasten vorfinden wird. Je nachdem wie ein Unternehmer seine Kreditorenbuchhaltung bewirtschaftet, muss er seine Prozesse, seine Software und allenfalls auch seine Hardware (Scanning Plattformen) darauf ausrichten. Sonst kann er eingehende Rechnungen nicht bezahlen.

 

Bedeutet das also, dass sich Unternehmer bereits heute mit der Umstellung befassen sollten? 

D.H.: Ja! Unsere Empfehlung ist, je früher desto besser. Weil wir diesen Rat bereits bei der Umstellung auf ISO 20022 an unsere Firmenkunden erteilten, haben alle die erfolgreiche Migration rechtzeitig durchführen können. Damit die Unternehmen auch bei der Umstellung auf die QR-Rechnung per 30. Juni 2020 bereit sind, empfehlen wir: Reden Sie noch heute mit Ihrem IT-Partner. Nur so wissen Sie, welche Aufwände effektiv auf Sie zukommen und können Ihre Ressourcen entsprechend planen. 

 

Ist zu erwarten, dass das Jahr 2020 aufgrund der Umstellung auf die QR-Rechnung eine Strapaze für Schweizer Unternehmen wird? 

D.H.: Wenn die Kontaktaufnahme bereits jetzt stattfindet und die Einspielung des Software Updates mit dem IT-Partner geplant wird, dann verläuft die Einführung ohne Zeitdruck und mit Erfolg. Je später das Thema angegangen wird, desto ausgelasteter werden die Software-Partner sein. Im schlimmsten Fall hat man nur noch wenige Tage Zeit und die wichtigsten Schlüsselpartner sind besetzt. Dies kann durchaus unnötige Strapazen für Mitarbeitende, Lieferanten und das Unternehmen selbst bedeuten. 

 

Was erwartet Unternehmen, die nicht rechtzeitig umstellen? 

D.H.: Werden Zahlungen mit einer Software verarbeitet, können Rechnungen bei einer zu späten Umstellung nicht bezahlt werden. Dies führt zu mühsamen Workarounds und damit zu mehr Zeitaufwand. 

Bei der Rechnungsstellung kann ein Unternehmer weiterhin wie bisher fakturieren. Dies, weil es noch kein Enddatum für die bisherigen Belege (rot/orange) gibt. Man muss dabei jedoch bedenken, dass die Vorteile der QR-Rechnung bei der Fakturierung und Zahlungseingangsverarbeitung nicht genutzt werden können. Daher lohnt sich hier die gleichzeitige Umstellung auf die QR-Rechnung.

 

Wie unterstützt Raiffeisen ihre Kunden bei der Umstellung auf die QR-Rechnung? 

D.H.: Raiffeisen unterstützt Kunden hauptsächlich mit Informationen rund um die QR-Rechnung. Unsere geschulten Berater geben bei Fragen gerne Auskunft und unterstützen die Kunden bei ihren Anliegen. Im vierten Quartal 2019 kriegen alle Kunden, welche einen ESR-Stamm haben eine schriftliche Mitteilung, mit der neuen QR-IBAN. Diese neue IBAN wird zukünftig für die Fakturierung mit QR-Rechnung und Referenz benötigt. 

Des Weiteren bieten wir umfassende Informationen zur Einführung der QR-Rechnung und Hilfsmittel an wie zum Beispiel eine Checkliste (PDF, 116.9KB) für die Umstellung auf die QR-Rechnung, ein FAQ (PDF, 77.1KB), Informationen zu den Ausprägungen einer QR-Rechnung, sowie die Raiffeisen-Testbank, um nur einige zu nennen.

Zudem profitieren Raiffeisenkunden bereits jetzt von Vorzugskonditionen auf den Belegleser «PayEye» Edition Raiffeisen, welches das Einlesen von QR-Codes auf einen Klick reduziert.

 

Was ist nun der erste konkrete Schritt, den Unternehmer machen müssen, damit die Umstellung reibungslos abläuft? 

D.H.: Ganz klar: Der Griff zum Telefon, den IT-Partner kontaktieren und sich bei ihm erkundigen, ab wann er ein Software-Update für die QR-Rechnung installieren kann. Software-Hersteller können die von ihrer Software erstellten QR-Codes über das Validierungsportal der SIX prüfen.

Als Unterstützung steht den IT-Partnern unsere Raiffeisen-Testbank zur Verfügung. Sie dient vor allem dazu, den Eingang von Zahlungen mittels camt-Meldung aus einer QR-Rechnung zu prüfen.

Wie geht die Harmonisierung im Zahlungsverkehr nach Einführung der QR-Rechnung weiter? 

D.H.: Bereits jetzt wird konstant an der Weiterentwicklung der eBill gearbeitet, mit der ein vollständig digitalisierter und medienbruchfreier Zahlungsvorgang durchgeführt werden kann. Gerade im Firmenkundenbereich sollen Verbesserungen und neue Angebote geschaffen werden.

 

Herr Hollenstein, möchten Sie den Raiffeisen Firmenkunden noch eine abschliessende Empfehlung abgeben? 

D.H.: Gerne ermuntere ich alle Unternehmerinnen und Unternehmer sich der Umstellung auf die QR-Rechnung möglichst bald anzunehmen. Anders als bei der Umstellung auf das standardisierte Zahlungsformat ISO 20022 sind die Vorteile der QR-Rechnung sowohl für Kleinunternehmen wie auch für grosse Konzerne offensichtlich und sofort abschöpfbar.