QR-facture

Le code qui simplifie tout

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ifolor est l'un des plus grands prestataires en ligne de produits photographiques personnalisés en Europe. L'entreprise sise à Kreuzlingen a récemment introduit la QR-facture après avoir relevé un certain nombre de défis. Le directeur financier, Didier Müller, explique comment ifolor pourrait améliorer le trafic des paiements.
 

Comment passer un paiement en un seul clic

En Suisse, il n'est guère de photographe amateur qui n'ait encore jamais commandé d'épreuves de photos chez ifolor à Kreuzlingen. Aujourd'hui, quelques clics suffisent pour recevoir ses photos dans sa boîte aux lettres quelques jours plus tard. Il s'agit d'un service très pratique. «Et le paiement doit être tout aussi pratique pour nos clients», explique Didier Müller, responsable financier d'ifolor. En tant qu'entreprise digitale, cette exploitation familiale voulait être l'une des premières à passer à la QR-facture. Désormais, les clients n'ont plus qu'à flasher un code avec l'appareil photo de leur ordinateur ou de leur téléphone portable, puis de déclencher le paiement en un seul clic depuis l'e-banking.

 

Un grand projet digital complexe

Pourtant, chez ifolor, ce passage au digital ne s'est pas fait sans mal. Lorsque l'entreprise a démarré le projet QR en janvier 2020, elle espérait pouvoir être opérationnelle au plus tard en août de la même année. «Or, il nous a fallu plus de temps pour franchir toutes les étapes ainsi que pour mettre en place et tester les scénarios du processus de paiement, y compris les procédures de rappel, dans toutes les langues d'expédition», déclare-t-il. «Ce sont avant tout les programmeurs de notre entreprise qui ont été sollicités.» En effet, ifolor a exécuté toutes les étapes de programmation nécessaires à ce changement en interne, en étroite collaboration avec le partenaire logiciel de l'entreprise.

 

Les trois principaux défis d'ifolor dans le trafic des paiements:

  1. Contexte persistant de taux négatifs: dans ce contexte, les soldes des comptes doivent être surveillés en permanence pour éviter le paiement d'intérêts, ce qui génère une charge supplémentaire pour le cash management. 
  2. Evolution de l'outil sur le plan technologique: cette étape est nécessaire pour agréger les données du trafic des paiements et les représenter en temps réel pour le cash management.
  3. Digitalisation de l'envoi des factures: à l'avenir, les clients ne recevront plus qu'une version électronique de leurs factures et pourront les consulter directement dans leur compte ifolor.

 

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  • Didier Müller est directeur financier chez ifolor depuis juillet 2020, et a effectué le passage à la QR-facture dans l'entreprise de Kreuzlingen avec son équipe.
  • Située au bord du Lac de Constance, l'entreprise familiale imprime depuis 1961 des clichés de photographes amateurs et compte aujourd'hui parmi les plus grands prestataires en ligne de produits photo personnalisés en Europe.
  • ifolor, active dans 15 pays, emploie 270 collaborateurs sur les sites de Kreuzlingen, Zurich et Kerava (en Finlande).
  • Rares sont les personnes en Suisse qui n'ont encore jamais commandé de tirages photos chez ifolor. Au début de ses activités en 1961, ifolor qui s'appelait alors Photocolor Kreuzlingen AG, était le premier laboratoire photo à se spécialiser dans le service direct.
  • Chaque année, ifolor traite plus de 1,5 million de commandes de ses clients. Environ 80 % de ses clients règlent leurs photos par facture, et peuvent le faire en quelques clics seulement via le code QR depuis février 2021.
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    L'imprimante pose problème

    Mais, lorsque le logiciel a été prêt et que le projet QR s'est retrouvé dans sa dernière ligne droite, des problèmes analogiques très concrets se sont soudainement posés: les imprimantes de factures n'étaient pas en mesure d'imprimer correctement les QR codes. Un problème de taille pour ifolor. Contrairement à la plupart des entreprises qui ont un volume de factures important, elle ne fait pas établir ses QR-factures en externe, mais les imprime elle-même.

    ifolor a dû revoir sa copie et se rééquiper en imprimantes. «Tant que tout ne fonctionnait pas parfaitement, nous ne pouvions pas procéder au changement», explique Didier Müller. En effet, ifolor traite plus de 1,5 million de commandes par an et près de 80 % des clients ifolor paient leurs photos sur facture.

    Même après avoir surmonté tous les obstacles, Didier Müller n'a rien laissé au hasard: ses collaborateurs se sont rendus eux-mêmes au guichet de La Poste le plus proche pour s'assurer que le paiement avec le QR code fonctionnait bien. Et effectivement, le premier paiement avec QR code officiel d'ifolor a également été le premier que La Poste de Kreuzlingen a traité.

     

    La bonne partenaire a été trouvée

    Comme Didier Müller le dit, la communication ouverte, directe et simple avec Raiffeisen a beaucoup aidé à atteindre l'objectif malgré certains retards: ifolor a finalement réussi à lancer la QR-facture en février 2021. La collaboration avec Raiffeisen sur le projet QR a conforté ifolor dans son idée qu'elle avait trouvé la bonne partenaire bancaire. C'est pourquoi Raiffeisen gère pratiquement tout son trafic des paiements depuis février.

    Du point de vue de la banque, le projet de QR-facture avec ifolor s'est avéré très instructif, explique Urs Marolf, qui s'occupe d'ifolor en tant que responsable du conseil Clientèle entreprises à la Banque Raiffeisen Tägerwilen. Ce projet a confirmé que le passage à la QR-facture devait de préférence s'effectuer par étape afin de tester et d'implémenter les nouveaux processus au fur et à mesure. «Après les adaptations logicielles indispensables, une entreprise doit se demander si, dans un premier temps, elle souhaite faire passer ses créanciers ou ses débiteurs à la QR-facture. Si cela marche d'un côté, alors l'autre suivra par la suite,» explique Urs Marolf, conseiller Clientèle entreprises chez Raiffeisen. Il est recommandé de commencer par les créanciers, car ils sont nettement moins nombreux que les débiteurs dans beaucoup d'entreprises.

    De plus, ce passage chez ifolor a montré que des problèmes inattendus pouvaient se produire et rapidement conduire à des retards dans les délais, ajoute-t-il. «C'est pourquoi les entreprises doivent démarrer le passage à la QR-facture suffisamment tôt. En effet, le bulletin de versement actuel n'aura plus cours dès le mois d'octobre 2022.»

    Les interventions manuelles sont réduites de moitié

    Chez ifolor, le passage aux QR-factures a considérablement simplifié le processus de comptabilisation. «Nous sommes beaucoup plus rarement confrontés à des paiements impossibles à affecter car, en flashant les codes, les clients n'ont plus guère la possibilité de saisir des numéros de référence erronés», explique Didier Müller, responsable financier. Depuis le changement, le taux d'erreur a été réduit de moitié. Ainsi, le nombre d'interventions manuelles n'est plus que de 40 ou 50 au lieu de la centaine habituelle. Les clients acceptent également très bien les nouveaux bulletins de versement: «Hormis quelques rares objections, les réactions sont plutôt positives», constate-t-il.

     

    Un nouveau chapitre pour l'entreprise de Kreuzlingen

    En 2021, l'entreprise familiale ifolor a fêté ses 60 ans. Cet anniversaire coïncide avec l'ouverture d'un nouveau chapitre de son histoire: «Nous voulons élargir notre offre de produits, utiliser de nouvelles technologies et nous développer», explique Didier Müller. L'entreprise voit un gros potentiel dans les domaines des cadeaux, de la décoration d'intérieur et du textile. Suite à la pandémie de coronavirus, de nombreuses personnes se sont de plus en plus intéressées à leur intérieur. «La décoration d'intérieur est très tendance. Beaucoup de gens nous demandent de reproduire leurs photos sur des toiles, des coussins, des puzzles ou même des serviettes de bain», constate-t-il. Ce genre de nouveaux produits est lancé en permanence.

    Sur le plan technologique, ifolor a l'intention d'investir davantage dans l'intelligence artificielle. Celle-ci permet, par exemple, d'améliorer et d'accélérer la reconnaissance des visages dans la recherche de photos afin de procéder à une présélection en vue du prochain album de vacances ou de la famille et donc de faciliter le travail du client. «L'objectif est toujours de réduire le travail de commande pour les clients», explique-t-il, que ce soit comme récemment avec le passage aux QR-factures ou, demain, grâce à de nouveaux outils technologiques.

    Siège social d'ifolor à Kreuzlingen

    L'entreprise familiale dirigée par Hannes Schwarz de la troisième génération emploie 270 collaborateurs sur les sites de Kreuzlingen, Zurich et Kerava (Finlande) et est présente dans 15 pays. Lorsqu'elle a commencé son activité en 1961, l'ancienne société Photocolor Kreuzlingen AG était le premier laboratoire photo de Suisse à se spécialiser dans le service «directement à domicile». Au début du nouveau millénaire, la société a décidé de prendre le virage digital et a été le premier laboratoire de Suisse à lancer un service de photos en ligne. Depuis le rachat de son concurrent Fotolabo Club en 2007, ifolor est leader sur le marché du développement photographique en Suisse.