Effizient im Quadrat

Die QR-Rechnung steht für das bevorstehende Zeitalter im Zahlungsverkehr

Im Oensinger Bienkensaal informierten die Raiffeisenbanken Balsthal-Laupersdorf, Gäu-Bipperamt und Untergäu über die Ablösung des Einzahlungsscheins durch die QR-Rechnung. Ebenfalls ein Thema war die Herausforderung im Umgang mit der Cyber-Kriminalität.

«Die Welt wird durch die QR-Rechnung nicht besser, aber Ihre Arbeit vereinfacht sich. Und Sie kommen schneller zu Ihrem Geld.» Michael Mäder, Leiter Vertrieb Zahlungsverkehr Firmenkunden bei Raiffeisen Schweiz, fasste es in einem Satz zusammen und hatte damit des Publikums umgehend auf sicher. 150 Personen waren der Einladung der Raiffeisenbanken Balsthal-Laupersdorf, Gäu-Bipperamt und Untergäu gefolgt, um zu erfahren, was sich für sie als Firmenbesitzer oder Mitarbeitende der Buchhaltung in der täglichen Arbeit ändern soll.

Zeitgewinn bei der Abwicklung

Ein Stichtag wirft seinen Schatten voraus: der 30. Juni 2020. Ab diesem Datum stellen die Raiffeisenbanken um von den orangen und roten Einzahlungsscheinen auf die QR-Rechnung. Zentrales Element des neuen Dokuments ist das bekannte quadratische Feld mit lauter kleinen weissen und schwarzen Quadraten, der QR-Code, der alle nötigen Informationen enthält, um sowohl Rechnungsstellern als auch -empfängern eine bequeme und markant schnellere Abwicklung des Zahlungsverkehrs zu ermöglichen. Rechnungssteller können künftig ganz normales weisses Papier verwenden, auf der anderen Seite sparen Rechnungsempfänger manuelle Schritte, indem sie die Zahlung mittels App oder den neuen Belegleser PayEye erfassen. Wodurch sich das eintippen von Referenznummern erübrigt. Firmen, die mit einer Fakturierungs- oder Buchhaltungssoftware arbeiten, benötigen ein Software-Update. Wer die Rechnungsstellung ohne Software abwickelt, muss als einzige Massnahme bei der Bank die entsprechenden QR-Belege anfordern.

Letzteren empfiehlt die Raiffeisen indes, die Gelegenheit beim Schopf zu packen und die Einführung einer Buchhaltungssoftware zu prüfen, um bezüglich administrativer Effizienz einen Schritt vorwärts tun zu können. Ein Ratschlag, der Anklang fand, zum Beispiel bei der Buchhalterin eines Stadtsolothurner Handwerksbetriebs mit zehn Mitarbeitenden. Weil der Aufwand überschaubar sei, verrichte sie die Fakturierung mehrheitlich manuell. «Nun werden wir die Einführung einer Software sicher prüfen, auch im Hinblick auf die in absehbarer Zeit anstehende Nachfolgeregelung», so das Fazit der Buchhalterin nach der Veranstaltung, die sie als hilfreich und sehr informativ empfand.

Umweg über die Post entfällt

Die Einführung der QR-Rechnung hat durchaus eine historische Bedeutung. Seit der Einführung des Einzahlungsscheins 1906 geht im hiesigen Zahlungskreislauf nichts, ohne dass die Schweizerische Post ihre Finger im Spiel hat. Ist ein Einzahlungsschein im Spiel, fliesst jeder Rechnungsbetrag zur Post und gelangt erst danach zum Empfänger. Dank der QR-Rechnung fällt dieser Umweg künftig weg, was den erfreulichen Nebeneffekt hat, dass es beim Kontostand kein Werweissen mehr gibt, sondern zu jeder Zeit klar ist, wie hoch der Pegel steht in der Kasse.

Die QR-Rechnung erleichtert die tägliche Arbeit, ohne die Flexibilität zu beeinträchtigen. Der Gang zum Postschalter, den auch in digitalen Zeiten noch 20 bis 25 Prozent der Leute dem E-Banking vorziehen, wird weiterhin möglich sein. Die Post erhöht per 1. Juli 2020 indes die Bearbeitungsgebühren; für Zahlungen bis 50 Franken beispielsweise wird sie 2 Franken verrechnen.

Wartung beugt Cyberkriminalität vor

Die fortschreitende Digitalisierung bringt Vorteile für alle Marktteilnehmende, birgt aber auch Risiken. Michael Mäder, der einst in der IT-Branche tätig gewesen war und den Internetboom hautnah miterlebt hatte, nutzte die Gelegenheit, auf die Cyberkriminalität hinzuweisen. Interessanterweise fand die Mehrheit der Anwesenden, als Firma nicht genügend geschützt zu sein, jedenfalls blieben auf eine entsprechende Frage des Referenten fast alle Hände unten. «Mehr als ein Drittel aller KMU wurden schon gehackt, oft unbemerkt», erklärte er. Aber keine Angst, wer vorbeugt, kann ein hohes Mass an Sicherheit erreichen. Mäders Ratschläge: Die Infrastruktur inklusive Firewall und Virenschutz à jour halten, keine Anhänge zweifelhafter E-Mails öffnen sowie die Mitarbeitenden für das Problem sensibilisieren und beispielsweise immer zwei Personen in die Abwicklung jedes Zahlungsauftrags involvieren. Ebenfalls sollte man ein Auge auf die Datensicherung, das Backup, legen, und überhaupt, die IT müsse regelmässig gewartet werden, «wie das Auto, bei dem wir ja auch jährlich den Service machen lassen», schloss Michael Mäder.

Andreas Furrer, Vorsitzender der Bankleitung der Raiffeisenbank Gäu-Bipperamt, bezeichnete die Veranstaltung im Bienkensaal als überaus gelungen. «Das war unser erster Anlass für Firmenkunden, und ich freue mich, dass so viele Leute die Einladung angenommen haben. Ich kann mir gut vorstellen, in Zukunft regelmässig solche Veranstaltungen durchzuführen, um durch interessante Informationen den Kunden Mehrwert bieten zu können.»