Mit der Umstellung auf die QR-Rechnung müssen Unternehmen auch Ihre Prozesse und Systeme im Zahlungsverkehr umstellen, damit sie weiterhin in der Lage sind, Rechnungen zu bezahlen. Handlungsbedarf besteht sowohl bei KMU, die Ihre Rechnung mit Software, als auch bei Unternehmen, die Ihre Rechnungen noch ohne Software verarbeiten.
Herausforderungen bei der Umstellung
Die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf ISO 20022 hat gezeigt, dass nicht selten Engpässe bei der Aktualisierung der Software die Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Damit Ihr Unternehmen QR-Rechnungen elektronisch verarbeiten kann, sollten Sie spätestens jetzt die nötigen Schritte zur Anpassung der Prozesse und Systeme einleiten!
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Prozesse. Deshalb gestalten sich die Schritte zur Umstellung sehr individuell. Betrachten und Analysieren Sie Ihr Unternehmen aus zwei Gesichtspunkten:
Sie verwenden für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse keine Software? Dann ist dies ein guter Zeitpunkt, um auf eine Software-Lösung umzusteigen, um die Vorteile der QR-Rechnung optimal nutzen zu können. Mit einer einfachen Software ersparen Sie sich viel Arbeit. Prüfen Sie die Empfehlung von Raiffeisen: AbaNinja
Damit Sie aber auch ohne Software bereit sind QR-Rechnungen verarbeiten zu können, lohnt es sich, folgende Prozessschritte zu überprüfen und den Handlungsbedarf zu ermitteln:
Bisherige Einzahlungsscheine
Ich nutze rote und orange Einzahlungsscheine
Falls Sie bis anhin Einzahlungsscheine von Ihrer Raiffeisenbank bezogen haben, erhalten Sie ab sofort von Ihrer Raiffeisenbank ausschliesslich QR-Rechnungen.
Ihre Raiffeisenbank unterstützt Sie mit Hilfsmitteln und Informationen zur richtigen Wahl der QR-Rechnung Ausprägung.
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner darüber, dass Sie zukünftig mit QR-Rechnung fakturieren.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue Rechnungsstellung mit QR-Rechnung.
Ich nutze keine Einzahlungsscheine
Für Sie ändert sich nichts. Prüfen Sie trotzdem die Einführung einer Debitoren-/Kreditorensoftware mit Rechnungserstellung um von den Vorteilen der QR-Rechnung und automatisierten Prozessen profitieren zu können.
Bezahlung von offenen Forderungen
Offene Forderungen bezahle ich mit einem Vergütungsauftrag
Sie können auch QR-Rechnungen mit einem Vergütungsauftrag begleichen.
Prüfen Sie, ob die Nutzung von E-Banking zur Zahlungserfassung bzw. die Anschaffung einer Debitoren-/Kreditorensoftware mit Filetransfer Ihre Prozesse erleichtern kann und somit Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Offene Forderungen bezahle ich via E-Banking
Sie können den neuen Einzahlungsschein ebenfalls im E-Banking erfassen und die Forderungen bezahlen.
Prüfen Sie, ob ein Hilfsmittel zur Zahlungserfassung Ihre Arbeit erleichtert. Raiffeisen bietet mit dem PayEye einen Belegleser an, welcher sowohl die bisherigen Einzahlungsscheine wie auch die QR-Rechnung lesen kann. Haben Sie nur wenige Zahlungen zu tätigen, ist die Raiffeisen App MobileScan möglicherweise eine sinnvolle Alternative.
Prüfen Sie, ob eine Debitoren-/Kreditorensoftware Ihre Prozesse bei der Rechnungsstellung und Rechnungsbezahlung sinnvoll unterstützt und somit Kosteneinsparungen erzielt werden können.
Hilfsmittel für die Zahlungserfassung
Ab sofort müssen Belegleser und Scanning-Apps den Swiss QR-Code auf dem Zahlteil der QR-Rechnung lesen können.
Als Hilfsmittel verwende ich die Raiffeisen App «Mobile Scan»
Die Raiffeisen App MobileScan wurde zur Einführung der QR-Rechnung erneuert.
Ich verwende als Hilfsmittel einen Belegleser (PayPen, Mouse, GiroMat, usw.)
Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
Aktualisieren oder ersetzen Sie ihr aktuelles Gerät.
Raiffeisen bietet mit dem PayEye einen Belegleser in einer exklusiven Raiffeisen Edition zu Vorzugspreisen an, welcher sowohl die bisherigen Einzahlungsscheine wie auch die QR-Rechnung lesen kann.
Buchhaltung
Anhand des Kontoauszuges / anhand von Gutschrift- und Belastungsanzeigen
Sie können weiterhin Ihre Buchhaltung mit dem Kontoauszug sowie den Belastungs- und Gutschriftanzeigen erledigen.
Prüfen Sie Ihre Prozesse und die damit verbundenen Kosten und ob der Einsatz einer Debitoren-/Kreditorensoftware hilft Kosten und Zeit zu sparen – Raiffeisen bietet mit AbaNinja eine einfach und kostenlose Lösung, welche direkt im E-Banking integriert ist.
Meine Buchhaltung macht mein Treuhänder für mich
Sie sind von den Neuerungen nicht direkt betroffen.
Handlungsbedarf besteht bei Ihrem Treuhänder. Sprechen Sie ihn darauf an ob die Umstellung bereits erfolgt ist.
Sie verwenden für Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse eine Software? Damit Sie QR-Rechnungen empfangen und ausstellen können, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen und die Massnahmen daraus umgehend ableiten:
Ist meine Software bereit? Prüfen Sie, ob Sie Ihre Kreditoren-, Debitoren- und Fakturierungssoftware anpassen müssen. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Softwarepartnern auf.
Ist meine Hardware auf dem neuesten Stand? Prüfen Sie, ob Ihre Scanningplattform, Lesegeräte, und Drucker bereit sind für die Umstellung. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Hardwarepartnern auf.
Wie gehe ich die Umsetzung konkret an? Nachdem Sie Ihre Soft- und Hardware geprüft haben und Anpassungsbedarf erfasst haben, nehmen Sie mit Ihren Partnern zusammen die Umstellung auf die QR-Rechnung vor, so dass sie diese als Rechnungsempfänger wie auch als Rechnungssteller nutzen können.
Folgende Bereiche in Ihrem Zahlungsverkehr müssen analysiert und möglicherweise angepasst werden:
Einzahlungsscheine
Einzahlungsscheine erstelle und drucke ich selbst
Ab 30.06.2020 ist es möglich mit der QR-Rechnung zu fakturieren.
Analysieren Sie Ihren Debitoren-Prozess und halten Sie fest, welche Systeme und Programme von der Rechnungsstellung bis zur Eingangsverbuchung betroffen sind
Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
Informieren Sie rechtzeitig Ihre Geschäftspartner darüber, dass Sie zukünftig mit QR-Rechnung fakturieren.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue Rechnungsstellung mit QR-Rechnung.
Überprüfen Sie, ob der Zahlteil einer QR-Rechnung korrekt gedruckt wird: Verifizieren Sie den Datenhaushalt des QR-Codes mittels Validierungsplattform und prüfen Sie mittels Rasterblatt die Gestaltung des Zahlteils. Das Rasterblatt finden Sie im offiziellen Style Guide des Schweizer Finanzplatzes.
Einzahlungsscheine beziehe ich von meiner Bank
Ab 30.06.2020 erhalten Sie von Ihrer Raiffeisenbank ausschliesslich QR-Rechnungen.
Sprechen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank und informieren Sie sich über die QR-Rechnung.
Prüfen Sie, ob eine Umstellung auf ein Debitorensystem mit Belegerstellung für Sie sinnvoll ist.
Ich nutze keine Einzahlungsscheine
Für Sie ändert sich nichts.
Prüfen Sie trotzdem, ob eine Umstellung auf ein Debitorensystem mit Belegerstellung für Sie sinnvoll ist.
Bezahlung von offenen Forderungen
Sie bezahlen offene Forderungen mit Datentransfer via Upload im E-Banking oder mit Filetransfer aus Ihrer Zahlungssoftware (EBICS/E-Banking)? Dann empfehlen wir Ihnen, folgende Schritte einzuleiten:
Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten Sie das Umstellungsprojekt.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neue QR-Rechnung und deren Verarbeitung.
Hilfsmittel für die Zahlungserfassung
Ab sofort müssen Belegleser und professionelle Scanningsoftware und Apps den Swiss QR-Code aus einer QR-Rechnung lesen können.
Für die Zahlungserfassung verwende ich als Hilfsmittel einen Belegleser
Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser bzw. die bisherige Scanningsoftware für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
Aktualisieren oder ersetzen Sie ihr aktuelles Gerät.
Für die Zahlungserfassung verwende ich eine professionelle Scanningsoftware
Prüfen Sie, ob der bisherige Belegleser bzw. Scanningsoftware für die QR-Rechnung verwendet werden kann.
Aktualisieren oder ersetzen Sie ihr aktuelles Gerät.
Für die Zahlungserfassung verwende ich die Raiffeisen App «MobileScan»
Die Raiffeisen App «MobileScan» wurde zur Einführung der QR-Rechnung erneuert.
Verarbeitung eingehender Gutschriften (LSV oder ESR)
Mit dem automatischem Abgleich einer Gutschriftsdatei (V.11/camt.054)
Ab sofort können Sie die Fakturierung mit QR-Rechnung nutzen. Für einen automatischen Abgleich bei Rechnungsstellung mit QR-IBAN und QR-Referenz wird camt.054 als Gutschriftsformat verwendet.
Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten Sie ein Umstellungsprojekt.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die QR-Rechnung und deren Eingangsverarbeitung.
Gutschriften verarbeite ich manuell
Sie können weiterhin die Gutschriften manuell verarbeiten. Prüfen Sie trotzdem, ob die Umstellung auf eine softwarebasierte Buchhaltung sinnvoll ist, um von den Vorteilen der Fakturierung mit QR-Rechnung profitieren und Prozesse effizienter gestalten zu können.
Buchhaltung
Mit automatischem Abgleich des Kontoauszuges (MT940/camt.053)
Ab sofort muss Ihre Software mit Gutschriften aus QR-Rechnung umgehen können.
Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner.
Planen Sie gemeinsam mit Ihrem Softwarepartner alle notwendigen Anpassungen und starten ein Umstellungsprojekt.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die QR-Rechnung und deren Eingangsverarbeitung.
Meine Buchhaltung erledige ich manuell anhand des Kontoauszuges
Sie können weiterhin die Buchhaltung manuell erledigen. Prüfen Sie trotzdem, ob die Umstellung auf eine softwarebasierte Buchhaltung sinnvoll ist, um von den Vorteilen der Fakturierung mit QR-Rechnung profitieren und Prozesse effizienter gestalten zu können.
Meine Buchhaltung macht mein Treuhänder für mich
Ihr Treuhänder und seine Software müssen ab sofort die QR-Rechnung verarbeiten können.
Sprechen Sie Ihren Treuhänder auf die QR-Rechnung an und versichern Sie sich, dass er QR-Rechnung verarbeiten kann.
