La digitalisation de votre trafic des paiements

Cinq conseils pratiques pour digitaliser le trafic des paiements de votre entreprise

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La digitalisation galopante des processus, des systèmes et des produits constitue un défi incontournable pour les PME, qui concerne notamment le trafic des paiements de l'exploitation. Voici nos cinq conseils pour aplanir les obstacles et digitaliser efficacement votre trafic des paiements.
 

1er conseil: automatisez le trafic des paiements avec un système de comptabilité

Un logiciel de comptabilité récent constitue la base de la digitalisation du trafic des paiements; il permet d'automatiser des étapes manuelles souvent fastidieuses:

  • Côté débiteurs
    Au niveau des débiteurs, l'établissement des factures, le rapprochement des entrées de paiement avec les factures ou encore la création des rappels font partie des étapes qui peuvent être automatisées.
  • Côté créanciers
    Au niveau des créanciers, il est possible de lire et d'enregistrer directement les factures reçues avec toutes les informations, puis de les transmettre au système bancaire pour paiement et autorisation.

Au vu de ce potentiel d'économies, il est rentable d'investir dans un logiciel, d'autant plus que les systèmes basés sur le cloud sont relativement bon marché, comme par exemple AbaNinja, recommandé par Raiffeisen.

 

2e conseil: procédez pas à pas

Lors de la mise en place du logiciel, mieux vaut se cantonner aux fonctionnalités les plus importantes, telles que les opérations de base de la comptabilité financière et opérationnelle ou la gestion digitale des factures. Par la suite, le système peut être étendu petit à petit, jusqu'à couvrir l'ensemble de la planification des ressources d'entreprise (ERP), qui intègre également des aspects comme la comptabilité des salaires ou la gestion des stocks.

 

3e conseil: utilisez les normes établies

Pour choisir un logiciel, mieux vaut faire appel à un fournisseur familiarisé avec les normes suisses. Il est notamment indispensable de se préparer suffisamment tôt à l'arrivée de la facture QR, à fin juin 2020.

La norme multi bancaire EBICS est un bon moyen d'économiser des ressources: elle permet en effet d'éviter le transfert manuel des données, du système comptable vers l'e-banking.

 

4e conseil: éliminez les ruptures de médias

En plus d'EBICS, il existe d'autres moyens d'éliminer les erreurs entre les différents canaux. Par exemple, l'eBill  (anciennement e-facture) permet d'envoyer des factures directement à l'e-banking du client. La digitalisation des processus en amont permet également d'accroître la productivité. Ainsi, la saisie du temps de travail des employés du service externe peut être couplée directement à la facturation des services fournis.

 

5e conseil: faites appel à des experts

Le trafic des paiements est un sujet complexe et toute amélioration des processus doit être mûrement réfléchie. Il est donc préférable de recourir à des spécialistes, chez le prestataire du logiciel aussi bien que du côté de la banque. Idéalement, les deux parties travaillent main dans la main et épaulent l'entreprise, par exemple pour l'adoption d'EBICS ou le passage à la facture QR.