Die Harmonisierung im Zahlungsverkehr geht mit der Einführung der QR-Rechnung weiter

Was ist die QR-Rechnung und was bedeutet das für mein Unternehmen?

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Am 30. Juni 2020 wird die QR-Rechnung eingeführt. Doch was ist eine QR-Rechnung und was bedeutet das für Sie als Rechnungssteller wie auch als Rechnungsempfänger? Erfahren sie hier alles über die QR-Rechnung und welches die ersten Schritte zur Umstellung sind.
 

Was ist eine QR-Rechnung?

  • eine Rechnung mit im Formular integriertem Zahlteil und Empfangsschein, sowie
  • eine Rechnung mit beigelegtem Zahlteil und Empfangsschein.

Die für die Zahlung benötigten Informationen im Zahlteil der QR-Rechnung sind sowohl im Swiss QR-Code kodiert, als auch mit blossem Auge lesbar. Der Empfangsschein der QR-Rechnung enthält die wichtigsten Informationen aus dem Zahlteil und ist zwingend links neben dem Zahlteil zu platzieren – unabhängig davon ob er in einer Rechnung integriert ist oder zusammen mit dem Zahlteil einer QR-Rechnung beigelegt ist.

Die QR-Rechnung ersetzt langfristig die heutigen roten und orangen Einzahlungsscheine.

 

Welche Ausprägungen einer QR-Rechnung gibt es?

Je nach Bedürfnis des Rechnungsstellers bzw. Rechnungsempfängers können Datenfelder genutzt, weggelassen oder kombiniert werden. Dabei lassen sich drei grundlegende Ausprägungen unterscheiden. Zwei davon berücksichtigen die eingespielte Praxis der heutigen roten bzw. orangen Einzahlungsscheine (ES bzw. ESR) und erleichtern damit den Übergangsprozess. Die dritte Option unterstützt in erster Linie den zunehmend wichtigen Zahlungsverkehr in Euro unter Verwendung der Structured Creditor Reference (SCOR), eines internationalen Standards nach ISO 11649, der sowohl in der Schweiz als auch im SEPA-Raum genutzt werden kann.

 

QR-IBAN und QR-Referenz

Für CHF-Zahlungsraum (CH/FL) mit Strukturierte Referenz (ehemals ESR-Referenz)

QR-IBAN - IBAN
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ersetzt bei der Strukturierten Rechnungsstellung das ESR-Verfahren mit den orangen Einzahlungsscheinen. Die QR-IBAN sorgt dafür, dass bei der Zahlungserfassung zwingend eine QR-Referenz (ehemals ESR-Referenz) erforderlich ist. Damit wird die gewohnt effiziente Zahlungseingangsverarbeitung sichergestellt.

Die QR-IBAN unterscheidet sich von der IBAN lediglich durch eine andere Instituts Identifikation (IID), der QR-IID. Die QR-IID hat einen Wertebereich zwischen 30000 bis 31999. Die QR-IID der Raiffeisenbanken lautet 30808 und die IID der Raiffeisenbanken lautet 80808. Die IID bzw. QR-IID beginnt immer von links an der fünften Stelle der IBAN/QR-IBAN. Durch die erste Ziffer können Sie eine QR-IID von einer IID unterscheiden. Eine QR-IID beginnt immer mit der Ziffer drei (3).

Beispiel QR-IBAN mit QR-IID:
CH12 3080 8001 2345 6789 0

Beispiel IBAN mit IID:
CH21 8080 8 001 2345 6789 0

QR-Referenz 
Die QR-Referenz (Ref Type QR-R) entspricht der heutigen ESR-Referenz (26 numerische Zeichen, gefolgt von einer Prüfziffer) und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin unverändert verwendet werden, wodurch der nahtlose Übergang von der ESR- zur QR-Rechnung möglich ist. Die QR-Referenz darf nur in Kombination mit der QR-IBAN genutzt werden.

IBAN ohne Referenz

Für CHF-Zahlungsraum (CH/LI) ohne Referenz

IBAN ersetzt Postkonto-Nr.
Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein.

Zahlungszweck
Zahlungszwecke können bei der QR-Rechnung nicht handschriftlich ergänzt werden! Somit muss ein Zahlungszweck, wenn erwünscht, immer angedruckt werden.

IBAN und Creditor Reference

Für internationale Rechnungsstellung mit strukturierter Referenz (ISO-11649)

Creditor Reference
Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz; sie vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Der Unterschied zur QR-Referenz besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen mathematischen Logik folgt, der im ISO-11649-Standard definiert ist. Ausserdem kann sie im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden, während die QR-Referenz auf den Franken-Zahlungsraum (Schweiz und Liechtenstein) beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der Creditor Reference ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.

Was sind die ersten Schritte zur Umstellung?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Prozesse. Deshalb gestalten sich die Schritte zur Umstellung sehr individuell. Betrachten und Analysieren Sie Ihr Unternehmen aus zwei Gesichtspunkten:

  • Als Rechnungsempfänger
  • Als Rechnungssteller

Stellen Sie sich die folgenden Fragen und leiten Massnahmen daraus ab:

  1. Software
    Prüfen Sie, ob Sie Ihre Kreditoren-, Debitoren- und Fakturierungssoftware anpassen müssen. 
    Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Softwarepartnern auf.
  2. Hardware
    Prüfen Sie, ob Ihre Scanningplattform, Lesegeräte, und Drucker bereit sind für die QR-Rechnung. 
    Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Hardwarepartnern auf.
  3. Umsetzung
    Nachdem Sie Ihre Soft- und Hardware geprüft haben und Anpassungsbedarf erfasst haben, planen Sie mit Ihren Partnern zusammen die Umstellung auf die QR-Rechnung, so dass Sie ab 30.06.2020 die QR-Rechnung als Rechnungsempfänger wie auch als Rechnungssteller nutzen können

Wenn Sie keine Software benutzen, wäre nun ein guter Zeitpunkt, auf eine Software-Lösung umzusteigen um die Vorteile der QR-Rechnung optimal nutzen zu können.