Im Rahmen der Harmonisierung im Zahlungsverkehr wurde die QR-Rechnung eingeführt. Doch was ist eine QR-Rechnung und was bedeutet das für Sie als Rechnungssteller wie auch als Rechnungsempfänger? Erfahren sie hier alles über den «neuen Einzahlungsschein» und wie sie diesen anwenden.
Alle Details zur QR-Rechnung im Überblick
Bis wann sind die bisherigen Einzahlungsscheine gültig?
Das Enddatum der roten und orangen Einzahlungsscheine wurde durch die Geschäftsleitung der PostFinance AG auf den 30. September 2022 festgelegt. Für die Bezahlung von Rechnungsbeträgen werden ab dann nur noch QR-Rechnungen zugelassen sein. Rote und orange Einzahlungsscheine werden ab dem Einstellungstermin von allen Zahlungskanälen (E-Banking, Bank-/Postschalter etc.) strikt abgewiesen.
In nächster Zeit werden immer mehr Rechnungssteller auf die QR-Rechnung umstellen. Damit auch nach der Einstellung der roten und orangen Einzahlungsscheine die Bezahlung von Rechnungen problemlos funktioniert, ist es wichtig, bereits frühzeitig allfällige Vorkehrungen zu treffen.
Was muss bei der Umstellung beachtet werden?
Bezahlen von Rechnungen
Generelles Bezahlen von Rechnungen
QR-Rechnungen können, wie die bisherigen Einzahlungsscheine, über alle gängigen Zahlungskanäle (E-Banking, Mobile Banking, Vergütungsauftrag und Bank-/Postschalter) bezahlt werden. Der in der QR-Rechnung enthaltene Swiss QR-Code macht die Zahlungserfassung aber noch schneller und einfacher.
Daueraufträge anpassen
Prüfen Sie frühzeitig, ob Sie regelmässig Überweisungen mittels Dauerauftrag tätigen, die auf Basis eines roten oder orangen Einzahlungsscheins eingerichtet wurden. Wenn ja, löschen Sie die bestehenden Daueraufträge, entweder im E-Banking oder über Ihre Raiffeisenbank, und richten diese auf Basis einer QR-Rechnung neu ein.
Bezahlen von Rechnungen mittels Software
Prüfen Sie frühzeitig, ob Sie Zahlungsvorlagen verwenden, die auf Basis eines orangen oder roten Einzahlungsscheins eingerichtet wurden. Wenn ja, löschen Sie die bestehenden Zahlungsvorlagen und richten diese auf Basis einer QR-Rechnung neu ein.
Machen Sie sich das Leben etwas leichter mit eBill
Mit eBill erhalten Sie Ihre Rechnungen nicht mehr per Post oder E-Mail, sondern direkt im E-Banking – genau dort, wo Sie diese auch bezahlen. Mit wenigen Klicks Rechnungen prüfen und bezahlen, während Sie stets die vollständige Kontrolle behalten.
Rechnungsstellung
Sie beziehen Ihre Einzahlungsscheine bei Ihrer Raiffeisenbank?
Bestellen Sie am besten frühzeitig QR-Rechnungen bei Ihrer Raiffeisenbank. Alternativ können Sie für die Rechnungsstellung eine Software-Lösung verwenden. Ersparen Sie sich damit viel Arbeit und drucken Sie QR-Rechnungen gleich selbst. Raiffeisen empfiehlt hierfür folgende Lösungen, die bereits fähig sind, QR-Rechnungen zu drucken:
- Für Firmen und Einzelunternehmen: AbaNinja
- Für Vereine: ClubDesk
Wichtig: Weisen Sie Ihre Rechnungsempfänger unbedingt darauf hin, dass sie künftige Zahlungen an Sie ausschliesslich auf Basis einer QR-Rechnung tätigen und allfällige Daueraufträge an Sie bei Ihrer Hausbank entsprechend anpassen.
Sie verwenden für die Rechnungsstellung eine Software?
Falls die Software-Lösung, die Sie verwenden, noch nicht fähig ist, QR-Rechnungen zu drucken, beginnen Sie zeitnah mit der Umstellung und kontaktieren Sie Ihren Software-Lieferanten.
Nutzen Sie gleich die Gelegenheit und setzen Sie bei der Rechnungsstellung auf eBill. eBill hat bereits auf den QR-Rechnungs-Standard umgestellt und erspart Ihnen manuellen Aufwand und Kosten.
Wichtig: Weisen Sie Ihre Rechnungsempfänger unbedingt darauf hin, dass sie künftige Zahlungen an Sie ausschliesslich auf Basis einer QR-Rechnung tätigen und allfällige Daueraufträge an Sie bei Ihrer Hausbank entsprechend anpassen. Drucken Sie auf Ihren QR-Rechnungen zudem ausschliesslich Ihre neue IBAN oder QR-IBAN (je nach Ausprägung der QR-Rechnung).
Was ist eine QR-Rechnung?
eine Rechnung mit im Formular integriertem Zahlteil und Empfangsschein, sowie
eine Rechnung mit beigelegtem Zahlteil und Empfangsschein.
Die für die Zahlung benötigten Informationen im Zahlteil rechts vom QR-Code sind sowohl im Swiss QR-Code kodiert, als auch mit blossem Auge lesbar. Der Empfangsschein enthält die wichtigsten Informationen aus dem Zahlteil und ist zwingend links daneben zu platzieren – unabhängig davon ob er in einer Rechnung integriert ist oder zusammen mit dem Zahlteil einer QR-Rechnung beigelegt ist.
Die QR-Rechnung ersetzt langfristig die roten und orangen Einzahlungsscheine.
Muster QR-Rechnung
Hinweis:
Als Empfängerkonto auf der QR-Rechnung ist, je nach Ausprägung, entweder die neue IBAN (CHnn80808nnnnnnnnnnnn) oder die QR-IBAN (CHnn30808nnnnnnnnnnnn) anzugeben.
Die QR-Rechnung kurz und knapp erklärt
Welche Ausprägungen gibt es?
Die QR-Rechnung gibt es in drei Ausprägungen. Die drei verschiedenen Erscheinungsformen des Zahlteils garantieren den individuellen und auf die Zielgruppe abgestimmten Einsatz. Je nach Bedürfnis des Rechnungsstellers bzw. Rechnungsempfängers können Datenfelder genutzt, weggelassen oder kombiniert werden.
QR-IBAN und QR-Referenz
Für CHF-Zahlungsraum (CH/FL) mit strukturierter Referenz (ehemals ESR-Referenz)
QR-IBAN - IBAN
Die QR-Rechnung mit QR-IBAN ersetzt bei der strukturierten Rechnungsstellung das ESR-Verfahren mit den orangen Einzahlungsscheinen. Die QR-IBAN sorgt dafür, dass bei der Zahlungserfassung zwingend eine QR-Referenz (ehemals ESR-Referenz) erforderlich ist. Damit wird die gewohnt effiziente Zahlungseingangsverarbeitung sichergestellt.
Die QR-IBAN unterscheidet sich von der IBAN lediglich durch eine andere Instituts Identifikation (IID), der QR-IID. Die QR-IID hat einen Wertebereich zwischen 30000 bis 31999. Die QR-IID der Raiffeisenbanken lautet 30808 und die IID der Raiffeisenbanken lautet 80808. Die IID bzw. QR-IID beginnt immer von links an der fünften Stelle der IBAN/QR-IBAN. Durch die erste Ziffer können Sie eine QR-IID von einer IID unterscheiden. Eine QR-IID beginnt immer mit der Ziffer drei (3).
Beispiel QR-IBAN mit QR-IID:
CH12 3080 8001 2345 6789 0
Beispiel IBAN mit IID:
CH21 8080 8 001 2345 6789 0
QR-Referenz
Die QR-Referenz (Ref Type QR-R) entspricht der bisherigen ESR-Referenz (26 numerische Zeichen, gefolgt von einer Prüfziffer) und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin unverändert verwendet werden, wodurch der nahtlose Übergang von der ESR- zur QR-Rechnung möglich ist. Die QR-Referenz darf nur in Kombination mit der QR-IBAN genutzt werden.
Muster Zahlteil mit QR-Referenz
IBAN ohne Referenz
Für CHF-Zahlungsraum (CH/LI) ohne Referenz
IBAN ersetzt Postkonto-Nr.
Die QR-Rechnung mit IBAN ohne eine Referenz ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein.
Zahlungszweck
Bei der QR-Rechnung sind keine handschriftliche Ergänzungen des Zahlungszwecks möglich! Somit muss ein Zahlungszweck, wenn erwünscht, immer angedruckt werden.
Zahlteil QR-Rechnung:
IBAN und Creditor Reference
Für internationale Rechnungsstellung mit strukturierter Referenz (ISO-11649)
Creditor Reference
Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz; sie vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Der Unterschied zur QR-Referenz besteht lediglich darin, dass ihre Berechnung einer anderen mathematischen Logik folgt, die im ISO-11649-Standard definiert ist. Ausserdem kann sie im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt werden, während die QR-Referenz auf den Franken-Zahlungsraum (Schweiz und Liechtenstein) beschränkt ist. Voraussetzung für den Einsatz der Creditor Reference ist die gleichzeitige Verwendung der IBAN.
Wieso wurde die QR-Rechnung eingeführt?
Um die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit des Schweizer Zahlungsverkehrs, aufgrund steigenden nationalen und internationalen regulatorischen Anforderungen, sowie die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftsprozesse sicherzustellen, war die Anpassung an internationale Normen (ISO 20022) notwendig und sinnvoll. Mit dieser Anpassung ergab sich die Gelegenheit, die bestehenden Zahlungsprozesse zu modernisieren, zu vereinfachen und wirtschaftlicher zu gestalten.
Die QR-Rechnung ist ein wichtiger Teil dieser notwendigen Anpassungen, da er im Gegensatz zu den bisherigen Einzahlungsscheinen alle regulatorischen Anforderungen erfüllt und die Weiterentwicklung von digitalen Geschäftsprozessen unterstützt. Damit wurden Grundlagen für nahtlose digitale Abläufe im Zahlungsverkehr geschaffen.
Welche Vorteile bietet die QR-Rechnung?
Vorteile für Rechnungsempfänger (Zahler)
Zahlungsinformationen können mit Lesegeräten wie zum Beispiel dem PayEye oder Smartphones effizient erfasst und direkt in das Zahlungssystem übernommen werden, wodurch weniger Fehler auftreten, da die manuelle Erfassung wegfällt.
Erhöhung der Automatisierung beim Kreditorenprozess dank mehr und präziseren Rechnungsstellerinformationen in standardisierter Form.
Für das Bezahlen können bestehende Kanäle (z.B. E-Banking, M-Banking) und alternative Verfahren (z.B. eBill) genutzt werden.
Die Perforation und der Empfangsschein ermöglichen, dass das Bezahlen am Postschalter oder auf dem Postweg wie gewohnt möglich ist.
Alle im QR-Code enthaltenen Informationen sind digital und vom Auge lesbar.
Neu gibt es als Kontonummern-Format nur noch die IBAN oder die «QR-IBAN». Proprietäre Kontonummern, ESR-Teilnehmernummern und Postcheckkontonummern wird es nicht mehr geben.
Vorteile für Rechnungssteller (Begünstigter)
Zusätzliche Informationen, die dem Rechnungsempfänger dienen, können mitgegeben werden.
Vereinfachte Rechnungsstellung.
Die Rechnung kann direkt (ohne BESR-Vereinbarung) in der Fakturierungslösung erstellt werden.
Reduzierte Druck- und Formularkosten durch freie Papierwahl und farblosen Zahlteil/Empfangsschein.
Rechnungsstellung in CHF und EUR
Zusätzliche Informationen und Referenznummern können kombiniert genutzt werden.
Die bisherige ESR-Referenz kann 1:1 in die QR-Referenz migriert werden.
Mit der der internationalen «Creditor Reference» (ISO 11649) besteht eine weitere Referenzart, die verwendet werden kann.
Im Zahlungseingang erhalten Sie alle Informationen zum Zahler, was Nachfragen und Nachforschungen reduziert bzw. vereinfacht.
Zahlungseingänge können automatisiert verarbeitet werden.
Welche Währungen können beim Zahlteil genutzt werden?
Schweizer Franken und Euro. Die Währungsabkürzung CHF oder EUR muss auf dem Zahlteil unterhalb des Swiss QR Codes und links neben dem Betragsfeld angedruckt werden.
Welche Werte können im Feld «Referenz» verwendet werden?
Im Feld «Referenz» sind die 27-stellige QR-Referenz (ehemals ESR-Referenznummer) oder die bis zu 25-stellige Creditor Reference gemäss ISO-11649-Standard zulässig. Die Wahl der QR-Referenz verlangt die Verwendung der QR-IBAN.
Wo können Angaben über den Zahlungszweck angebracht werden?
Aus «Zahlungszweck» und «Mitteilung» wird das Feld «Zusätzliche Informationen», das bis zu 140 Zeichen umfasst. Diese Angaben müssen auf dem Zahlteil rechts vom Swiss QR Code in Druckschrift angedruckt werden. Für den Rechnungssteller gibt es kein Blankofeld mehr. D.h. eine handschriftlich angebrachte zusätzliche Information ist nicht möglich. Raiffeisen bietet ihren Kunden, welche vorgedruckte Zahlteile beziehen, hierfür eine entsprechende Lösung. Anhand von vorgegebenen oder frei definierten Textbausteinen und der Möglichkeit, diese mit einer entsprechenden Referenz (bspw. mit aufsteigender Nummerierung, Datumsangabe etc.) zu kombinieren, kann das Feld «Zusätzliche Informationen» beliebig zusammengestellt werden.
Ist eine Perforation zwischen der Rechnung und dem Zahlteil Pflicht?
Ja, eine Perforation des Zahlteils ist dann obligatorisch, wenn die Rechnung ausgedruckt und versendet werden soll.
