EBICS

Une administration simplifiée grâce à EBICS

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Les entreprises artisanales ont souvent peu d'affinité pour les tâches de gestion. Mais Michel Rime SA donne le bon exemple, en digitalisant résolument ses processus. En effet, l'e-connect EBICS a permis au spécialiste vaudois de la technique du bâtiment d'optimiser son trafic des paiements.
 

Michel Rime SA propose également des systèmes de chauffage et des installations solaires

Plus qu'une entreprise sanitaire: Michel Rime SA propose également des systèmes de chauffage et des installations solaires.

Stop à l'administration papier

Cette entreprise est fière d'avoir une histoire haute en couleurs. L'entreprise sise à Echallens (VD), spécialisée dans le chauffage et le sanitaire, a déjà plus de 120 ans. Au fil des années, elle n'a cessé de diversifier ses produits et services: au début, la pose de conduites en fouille et les installations sanitaires, ensuite les systèmes de chauffage, et enfin, les installations solaires photovoltaïques. Si son modèle d'affaires n'a cessé d'évoluer, l'entreprise est longtemps restée cantonnée aux «bonnes vieilles méthodes» sur le plan administratif.

Il y a sept ans, les choses ont bien changé avec la venue de Pascal Allaz. Ce dirigeant de 44 ans s'en souvient encore: «Quand je suis arrivé, les factures se faisaient encore sur Word, avec des bulletins de versement rouges». A l'époque, il fallait toujours concilier les entrées de paiement aux factures et cela prenait beaucoup de temps. Pascal Allaz a donc décidé d'optimiser les processus de gestion, étape par étape. Et ce n'est pas chose facile, comme le confirme Marc-Olivier Grenon, spécialiste en trafic des paiements auprès de Raiffeisen en Suisse romande: «La digitalisation des processus est un défi de taille pour les petites entreprises. Les tâches de gestion, extrêmement importantes, sont souvent négligées par rapport aux affaires courantes.»

 

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  • Les collaborateurs de Michel Rime à l'administration gagnent du temps, grâce à EBICS
    Grâce au passage à EBICS, son exploitation gagne deux à trois minutes par opération comptable.
  • Pascal Allaz a digitalisé de nombreux processus
    Une bouffée d'air frais dans l'administration: Pascal Allaz a digitalisé de nombreux processus.
  • Sébastien Allaz, Adriano Fraga et Pascal Allaz (de g. à dr.)
    Des dirigeants chevronnés: Sébastien Allaz, Adriano Fraga et Pascal Allaz (de g. à dr.).
  • Michel Rime a près de 2'300 articles en stock
    2'300 articles en stock: bientôt, les clients pourront aussi payer par voie digitale.
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    Davantage d'efficacité pas à pas

    Après quelques efforts de persuasion, Pascal Allaz est parvenu à convaincre ses collègues de mettre en place un système professionnel en matière de planification des ressources d'entreprise (ERP), rendant plus efficace la comptabilité, tout comme la gestion des ressources humaines et des stocks. Pascal Allaz a choisi la solution SAP Business One et a lui-même mis la main à la pâte. Il a aussi introduit les bulletins de versement orange, dont les numéros de référence facilitent la réconciliation des entrées de paiement. Pascal Allaz explique que la gestion digitale des factures simplifie grandement les choses car on n'a plus besoin de consulter des classeurs pour retrouver des documents.
     

    Des gains d'efficience avec l'introduction d'EBICS

    Entre-temps, l'administration de Michel Rime a encore gagné en efficacité. Rachetée par le groupe BKW, l'entreprise a confié la comptabilité et les ressources humaines à la société mère, passant ainsi au logiciel ERP d'Abacus début 2019. C'était l'occasion d'adopter la norme interbancaire EBICS.

    «Depuis le début de l'année, je n'ai plus eu besoin de me connecter à l'e-banking», se réjouit Pascal Allaz, car avec e-connect EBICS, le logiciel ERP est directement lié au système de traitement de la banque. La productivité est ainsi augmentée, pour les créanciers comme pour les débiteurs: plus besoin de saisir les ordres de paiement manuellement dans l'e-banking et le programme de comptabilité intègre automatiquement les entrées de paiement. «Avec EBICS, plus de transfert manuel des données. Cela révolutionne les PME, en quelque sorte», affirme Marc-Olivier Grenon (Raiffeisen Suisse). Pascal Allaz est bien d'accord: «Ces processus automatisés sont un énorme progrès pour nous.» A chaque comptabilisation, on gagne deux à trois minutes, estime-t-il.
     

    Une validation facile des paiements

    Autoriser les paiements est devenu bien plus facile et payer les factures est désormais un jeu d'enfant, pour Pascal Allaz et les chefs de projet de l'entreprise Michel Rime SA. E-connect EBICS accroît la souplesse et réduit la consommation de papier: «Lorsque nous engageons un nouveau chef de chantier, nous ne sommes plus obligés de nous rendre à la banque pour signer des procurations», explique Pascal Allaz. Aujourd'hui, il suffit de valider les autorisations dans le nouveau système. Ceci facilite également la coopération avec le siège régional de la société mère, sis à Bulle.

     

    Après les processus, l'amélioration du modèle d'affaires

    Dans le cadre du groupe BKW, l'entreprise Michel Rime SA a su améliorer tant ses processus que son modèle d'affaires. Adriano Fraga, 36 ans, est responsable de la technique, Pascal Allaz s'occupe de l'administration et des services et son frère Sébastien, 46 ans, est à la Direction générale. L'ancien apprenti technicien en chauffage est resté fidèle à l'entreprise qu'il a réorientée vers les énergies renouvelables. Aujourd'hui, l'entreprise Michel Rime SA propose des solutions intégrales qui permettent aux propriétaires immobiliers de produire eux-mêmes de l'électricité solaire, de la stocker efficacement et de la consommer de manière responsable. «Nous voulons offrir à nos clients des solutions intégrales en termes de technique du bâtiment, clé en main», explique Sébastien Allaz, fier de nous présenter la petite centrale solaire de l'entreprise.

     

    Des plans ambitieux pour un avenir radieux

    Pascal Allaz a encore des projets pour améliorer la gestion. Il voit un grand potentiel au niveau de la facturation. A l'heure actuelle, les dépanneurs enregistrent à la main leurs heures de travail et les pièces de rechange utilisées, mais l'an prochain, ils le feront sur des tablettes. La gestion des stocks mérite aussi de faire peau neuve, selon Pascal Allaz, qui souhaite la digitaliser pour améliorer le suivi des 2'300 références entreposées. Pascal Allaz envisage par ailleurs d'instaurer un système de paiement électronique, régler par carte n'étant pas encore possible. Raiffeisen lui ouvre la voie vers des alternatives, comme TWINT, qui sont simples à utiliser par les clients.

    Sébastien Allaz, Adriano Fraga et Pascal Allaz (de g. à dr.)
    Sébastien Allaz, Adriano Fraga et Pascal Allaz (de g. à dr.)

    Cette entreprise spécialisée dans les installations sanitaires, fondée à Echallens (VD) en 1898, a été reprise par Michel Rime en 1954. Elle est aujourd'hui dirigée par les frères Sébastien et Pascal Allaz ainsi que par Adriano Fraga. En plus du sanitaire, l'entreprise pose des conduites en fouille et installe des systèmes de chauffage et des systèmes solaires. Michel Rime SA fait partie du groupe BKW depuis 2018 et emploie 32 collaborateurs.

    www.michelrimesa.ch