EBICS

Schlanke Administration dank EBICS

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Handwerkliche Betriebe behandeln die Administration oft etwas stiefmütterlich. Michel Rime SA geht mit gutem Beispiel voran und digitalisiert die Prozesse konsequent. Mit E-Connect EBICS hat der Waadtländer Spezialist für Haustechnik den Zahlungsverkehr optimiert.
 

Michel Rime SA bietet auch Heizungs- und Solartechnik an.

Mehr als ein Sanitärunternehmen: Michel Rime SA bietet auch Heizungs- und Solartechnik an.

Stillstand in der Administration

Michel Rime SA blickt auf eine bewegte Geschichte zurück. Bereits über 120 Jahre alt ist das Sanitärunternehmen aus Echallens im Kanton Waadt. Über die Jahre hat die Firma ihr Angebot stetig ausdifferenziert: Erst kam der Leitungsbau hinzu, später die Heizungstechnik und schliesslich Solaranlagen. So sehr sich das Geschäftsmodell über die Jahre auch weiterentwickelt hat – auf der administrativen Ebene blieb der Traditionsbetrieb lange beim Altbewährten.

Pascal Allaz brachte vor sieben Jahren frischen Wind in die Administration. «Als ich zum Unternehmen stiess, erstellten wir Rechnungen noch im Word und legten rote Einzahlungsscheine bei», erinnert sich der 44-Jährige. Es habe jeweils viel Zeit gekostet, die Zahlungseingänge den einzelnen Rechnungen zuzuordnen. Allaz beschloss, die administrativen Prozesse Schritt für Schritt zu optimieren. Kein einfaches Unterfangen, wie Marc Olivier Grenon, Zahlungsverkehrsspezialist von Raiffeisen in der Westschweiz, weiss: «Die Digitalisierung der Prozesse ist für kleinere Betriebe eine Herausforderung. Die Administration wird gegenüber dem Tagesgeschäft oft vernachlässigt, obwohl sie enorm wichtig ist.»

 

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  • Die Mitarbeitenden von Michel Rime sparen dank EBICS Zeit bei der Administration
    Dank der Umstellung auf EBICS spart der Betrieb pro Buchungsvorgang zwei bis drei Minuten.
  • Pascal Allaz brachte frischen Wind in die Administration
    Brachte frischen Wind in die Administration: Pascal Allaz digitalisierte viele Prozesse.
  • Führungsteam: Sébastien Allaz, Adriano Fraga und Pascal Allaz (v.l.n.r.).
    Eingespieltes Führungsteam: Sébastien Allaz, Adriano Fraga und Pascal Allaz (v.l.n.r.).
  • Michel Rime hat rund 2'300 Artikel an Lager
    2'300 Artikel an Lager: Schon bald sollen Kunden diese auch digital bezahlen können.
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    Schritt für Schritt zu mehr Effizienz

    Nach einiger Überzeugungsarbeit konnte Allaz den Betrieb dazu bewegen, 2012 ein professionelles System für das Enterprise Resource Planning (ERP) einzuführen, mit dem sich die Buchhaltung ebenso effizienter führen lässt wie das Personalwesen und die Lagerverwaltung. Allaz entschied sich für SAP Business One und legte bei der Implementierung selbst Hand an. Gleichzeitig führte er im Betrieb orange Einzahlungsscheine ein, wodurch sich Zahlungseingänge dank Referenznummern leichter zuordnen liessen. Das digitale Rechnungsmanagement ermöglichte zudem eine bequemere Verwaltung und ersparte langes Suchen von Papierdokumenten im Ordner, erklärt Allaz.
     

    Effizienzsteigerungen mit der Einführung von EBICS

    Mittlerweile hat die Administration von Michel Rime SA weitere Effizienzsteigerungen erzielt. Im Zuge der Übernahme durch die BKW-Gruppe lagerte das Unternehmen das Personalwesen und die Buchhaltung an die Muttergesellschaft aus und stellte Anfang 2019 auf die ERP-Software Abacus um. Dies nutzte man als Chance, um den multibankfähigen Standard EBICS einzuführen.

    «Seit Anfang Jahr habe ich mich kein einziges Mal mehr ins E-Banking eingeloggt», sagt Allaz. Dieser Umweg erübrigt sich mit E-Connect EBICS, da die ERP-Software direkt mit dem Verarbeitungssystem der Bank verbunden ist. Das bringt mehr Effizienz, sowohl auf Kreditoren- als auch auf Debitorenseite: Bei Überweisungen müssen die produzierten Zahlungsaufträge nicht mehr manuell ins E-Banking hochgeladen werden. Auch Zahlungseingänge werden automatisch ins Buchhaltungsprogramm überführt. «EBICS macht den manuellen Datentransfer überflüssig. Das ist für KMU eine kleine Revolution», sagt Marc Olivier Grenon von Raiffeisen. Pascal Allaz gibt ihm Recht: «Diese Automatisierung ist für uns ein enormer Fortschritt.» Bei jedem Buchungsvorgang spart der Betrieb laut Allaz zwei bis drei Minuten ein.
     

    Bequeme Freigabe von Zahlungen

    Gleichzeitig ist die Autorisierung der Zahlungen einfacher geworden: Pascal Allaz und die Bauleiter der Firma können Zahlungen heute ganz bequem via E-Connect EBICS freigeben. Das bringt mehr Flexibilität und erspart Papierkram: «Wenn wir einen neuen Bauleiter einstellen, müssen wir nicht mehr zur Bank gehen und neue Vollmachten unterschreiben», sagt Allaz. Vielmehr könne man die entsprechende Berechtigung einfach im System freischalten. Zudem mache das neue System auch die Zusammenarbeit mit der Muttergesellschaft in Bulle einfach.

     

    Nach den Prozessen kommt die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells

    Unter dem Dach der BKW-Gruppe konnte Michel Rime SA nicht nur die Prozesse, sondern auch das Geschäftsmodell weiterentwickeln. Während Pascal Allaz die treibende Kraft in der Administration ist, entwickelt sein Bruder Sébastien das Geschäft auf der technischen Ebene weiter. Der 46-Jährige ist dem Unternehmen seit seiner Lehre als Heizungstechniker treu geblieben und war federführend bei der Neuausrichtung auf erneuerbare Energien. Heute bietet das Unternehmen Gesamtlösungen an, mit denen Hausbesitzer Solarstrom eigenständig produzieren, effizient speichern und intelligent steuern können. «Wir wollen unseren Kunden die gesamte Haustechnik aus einer Hand anbieten», sagt Sébastien Allaz, während er einen Einblick in das eigene kleine Solarkraftwerk des Betriebs gibt.

     

    Zielstrebige Pläne für die Zukunft

    Pascal Allaz hat derweil bereits Pläne für die nächsten Weiterentwicklungen auf der administrativen Ebene. Grosses Potenzial sieht er bei der Fakturierung. Momentan notieren die Sanitäre und Heizungstechniker ihre Arbeitszeit und die verwendeten Ersatzteile noch von Hand. Ab 2020 soll dies per Tablet passieren. Auch die Lagerverwaltung möchte Allaz mit digitalen Mitteln effizienter gestalten. Statt den Bestand der 2'300 verschiedenen Artikel von Hand nachzuführen, soll dies in Zukunft auf elektronischem Weg passieren. Dadurch würde ein manueller Abgleich des Inventars mit dem ERP-System überflüssig. Darüber hinaus denkt Allaz über digitale Zahlungsmittel nach, da eine Kartenzahlung im Geschäft bis heute nicht möglich ist. Mit Raiffeisen sucht er nun nach Wegen, um seinen Kunden Alternativen anzubieten – etwa mit Twint.

    Führungsteam: Sébastien Allaz, Adriano Fraga und Pascal Allaz (v.l.n.r.).
    Führungsteam: Sébastien Allaz, Adriano Fraga und Pascal Allaz (v.l.n.r.).

    Das Sanitärunternehmen Michel Rime SA wurde 1898 in Echallens (VD) gegründet und 1954 von Michel Rime übernommen. Heute führen die Brüder Sébastien und Pascal Allaz sowie Adriano Fraga das Unternehmen. Neben Sanitärtechnik bietet der Betrieb Leitungsbau, Heizungstechnik sowie Solaranlagen an. Die Firma gehört seit 2018 zur BKW-Gruppe und beschäftigt 32 Mitarbeitende.

    www.michelrimesa.ch