QR-fattura

Il codice che semplifica tutto

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ifolor è uno dei più grandi fornitori online di prodotti fotografici personalizzati in Europa. L'azienda di Kreuzlingen ha da poco introdotto la QR-fattura – non senza ostacoli. Il Direttore finanziario Didier Müller spiega come ifolor ha in tal modo reso più efficiente il traffico dei pagamenti.
 

Predisporre il pagamento con un clic

In Svizzera non vi è praticamente fotografo dilettante che non abbia ancora fatto stampare foto da ifolor a Kreuzlingen. Bastano pochi clic e in un paio di giorni le foto sono già nella bucalettere.

Una vera comodità. «E anche i pagamenti devono essere altrettanto comodi per i nostri clienti», afferma Didier Müller, direttore finanziario di ifolor. L'impresa a conduzione familiare, attiva nell'e-commerce, voleva essere una delle prime aziende a introdurre la QR-fattura. Così i suoi clienti possono generare pagamenti con un solo clic nell'e-banking dopo aver letto un codice con la fotocamera del computer o del cellulare.

 

Un grande progetto digitale con ostacoli

Per ifolor, però, il passaggio al digitale non è stato poi così semplice. Quando l'azienda ha avviato il progetto QR a gennaio del 2020, sperava di essere operativa ad agosto dello stesso anno. «Ma prima che venissero applicati e testati nelle lingue disponibili tutti gli scenari e tutte le fasi del processo di pagamento, inclusa la procedura di sollecito, è servito un po' più di tempo», spiega il direttore finanziario Müller. Per cominciare si sono messi al lavoro i programmatori interni, visto che ifolor ha svolto direttamente tutti gli interventi di programmazione rilevanti per la conversione, a stretto contatto con il rispettivo partner del software.

 

Le 3 maggiori sfide per ifolor nel traffico dei pagamenti:

  1. Contesto di tassi negativi perdurante: ciò crea maggiore lavoro nel cash management, poiché i saldi dei conti devono essere costantemente tenuti sotto controllo per evitare pagamenti di interessi. 
  2. Avanzamento tecnologico dei tool di monitoraggio: è necessario per poter aggregare i dati del traffico dei pagamenti e rappresentarli in tempo reale per il cash management.
  3. Digitalizzazione della spedizione delle fatture: in un passaggio successivo i clienti dovranno ricevere la loro fattura solo in formato digitale e poterla richiamare autonomamente nel loro conto ifolor.

 

precedente
  • Da luglio 2020, Didier Müller è Direttore finanziario di ifolor. In collaborazione con il suo team, ha realizzato con successo il passaggio alle QR-fatture presso l'azienda di Kreuzlingen
  • L'azienda familiare sul lago di Costanza stampa le foto di fotografi amatoriali dal 1961. ifolor è oggi uno dei più grossi fornitori di servizi online in Europa per prodotti fotografici personalizzati.
  • ifolor impiega 270 collaboratori nelle sedi di Kreuzlingen, Zurigo e Kerava (Finlandia) e opera in 15 paesi.
  • In Svizzera non c'è praticamente nessuno che non abbia ordinato stampe di fotografie presso ifolor. Quando ifolor avviò l'attività nel 1961, l'allora Photocolor Kreuzlingen AG era il primo laboratorio fotografico della Svizzera specializzato nel servizio fotografico «direttamente a casa».
  • Ifolor elabora annualmente oltre 1.5 milioni di ordini dei suoi clienti. Circa l'80 per cento dei clienti ifolor paga le sue fotografie tramite fattura – da febbraio 2021 può saldarle tramite codice QR con pochi clic.
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    Problemi con la stampante

    Una volta che il software era pronto e il progetto QR in dirittura d'arrivo, si sono però presentati concreti problemi analogici: le stampanti a disposizione non riproducevano con precisione i codici QR. Un problema per ifolor che, diversamente dalla maggior parte delle società con grandi volumi di fatture, stampa le QR-fatture internamente.

    ifolor è stata così costretta a riesaminare il processo e a ottimizzare le stampanti. «Prima di passare alla conversione, tutto doveva funzionare in modo impeccabile», afferma Didier Müller. Dopotutto ifolor gestisce ogni anno oltre 1.5 milioni di ordinazioni e l'80 per cento circa dei clienti paga le proprie foto tramite fattura.

    Müller non ha lasciato niente al caso, nemmeno dopo aver superato tutti gli ostacoli; i collaboratori addetti si sono addirittura recati di persona allo sportello postale più vicino per controllare se il versamento con codice QR funzionasse davvero. Ebbene sì, il primo pagamento ufficiale con codice QR di ifolor è stato anche il primo pagamento QR eseguito dall'ufficio postale di Kreuzlingen.

     

    Il partner giusto

    Come afferma Müller, la comunicazione aperta, diretta e lineare con Raiffeisen ha aiutato molto a raggiungere l'obiettivo nonostante i ritardi: alla fine, a febbraio 2021, ifolor è riuscita a effettuare il go-live della QR-fattura. Grazie alla collaborazione con Raiffeisen nel progetto QR, ifolor ha avuto la certezza di aver trovato il partner bancario giusto. Ed è per questo che, da febbraio, fa gestire praticamente tutto il proprio traffico dei pagamenti tramite Raiffeisen.

    Anche dal punto di vista della Banca il progetto relativo alle QR-fatture con ifolor si è rivelato molto istruttivo, spiega Urs Marolf, che assiste l'azienda in veste di Responsabile Consulenza clientela aziendale presso la Banca Raiffeisen Tägerwilen. Questo progetto ha confermato che il passaggio al codice QR deve preferibilmente svolgersi per fasi, in modo da poter testare e implementare gradualmente i nuovi processi: «Dopo le necessarie modifiche a livello di software, un'azienda dovrebbe valutare se in una prima fase intende passare alla QR-fattura i propri creditori o i propri debitori. Se funziona tutto con il primo gruppo, in una seconda fase si può passare all'altro», spiega Marolf, consulente Clientela aziendale Raiffeisen. Si consiglia di iniziare con i creditori, visto che nella maggior parte delle aziende sono in numero inferiore rispetto ai debitori.

    Inoltre, stando a Marolf, da questo progetto è emerso che, inaspettatamente, possono presentarsi problemi che generano ritardi. «Per questo per un'azienda è importante iniziare per tempo con la conversione alla QR-fattura, visto che l'attuale polizza di versamento non verrà più accettata già a partire da ottobre 2022.»

    Intervento manuale dimezzato

    Con la conversione alla QR-fattura presso ifolor il processo di contabilizzazione è diventato molto più semplice. «Ci capita molto più raramente di non poter attribuire i pagamenti ai relativi ordini; con la scansione del codice, è difficile che i clienti immettano numeri di riferimento errati», spiega il direttore finanziario Didier Müller. Dopo il passaggio, la percentuale di errori si è ridotta della metà e gli interventi manuali quotidiani si limitano a circa 40-50 al giorno, rispetto ai 100 precedenti. Anche i clienti accolgono bene le nuove polizze di versamento: «Tranne qualche obiezione, i riscontri sono stati positivi», dichiara Müller.

     

    Un nuovo capitolo per Kreuzlingen

    Nel 2021 ifolor ha festeggiato il 60º anniversario di fondazione e ha iniziato a scrivere un nuovo capitolo della sua storia: «Vogliamo ampliare la nostra gamma di prodotti, utilizzare nuove tecnologie e crescere in qualità di azienda», afferma Müller. L'impresa di Kreuzlingen vede grande potenziale nei settori dei regali, delle decorazioni per la casa e del tessile. Durante la pandemia di coronavirus molte persone hanno riscoperto l'importanza della propria abitazione. «Decorare la casa è ora di tendenza e la stampa delle proprie foto su tele, cuscini, puzzle, o persino sugli asciugamani per il bagno, è molto richiesta», spiega Müller. L'azienda intende pertanto lanciare continuamente nuovi prodotti specifici.

    Sul piano tecnologico ifolor vuole investire di più nell'intelligenza artificiale. Questa permette, per esempio, di migliorare e velocizzare il riconoscimento facciale nella ricerca delle foto per la preselezione in vista di un album di famiglia o delle vacanze, facilitando così il lavoro al cliente. «L'obiettivo è sempre quello di ridurre al minimo le operazioni che i clienti devono compiere per ordinare qualcosa», spiega Müller. Sia come di recente con il passaggio alla QR-fattura sia in futuro grazie a nuovi tool tecnologici.

    Sede principale di ifolor a Kreuzlingen

    L'azienda di famiglia guidata da Hannes Schwarz nella terza generazione impiega 270 collaboratori presso le sedi di Kreuzlingen, Zurigo e Kerava (Finlandia) ed è attiva in 15 paesi. Quando ha cominciato la sua attività nel 1961, l'allora Photocolor Kreuzlingen AG è stato il primo studio fotografico della Svizzera specializzato nel servizio fotografico «direttamente a domicilio». Alla fine del millennio l'azienda ha deciso di reagire alla trasformazione digitale lanciando nel 2000, quale primo studio fotografico della Svizzera, un servizio di foto online.  Dall'acquisizione del concorrente Fotolabo Club nel 2007, ifolor è leader di mercato nello sviluppo di foto in Svizzera.