EBICS

Amministrazione snella grazie a EBICS

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Le imprese artigiane spesso gestiscono l'amministrazione in modo un po' superficiale. L'azienda Michel Rime SA dà il buon esempio digitalizzando sistematicamente i processi. Lo specialista vodese per l'impiantistica ha ottimizzato il traffico dei pagamenti con E-Connect EBICS.
 

La Michel Rime SA offre anche tecnologia di riscaldamento e solare.

Più di un'impresa di sistemi sanitari: la Michel Rime SA offre anche tecnologia di riscaldamento e solare.

Stallo nell'amministrazione

Michel Rime SA ha alle spalle una storia densa di avvenimenti. Negli oltre 120 anni di attività, l'azienda di impianti sanitari di Echallens (nel cantone Vaud) ha continuato incessantemente a diversificare la sua offerta. Si è aggiunta dapprima la costruzione di linee, seguita poi dalle tecnologie di riscaldamento e infine dagli impianti fotovoltaici. Per quanto il modello aziendale si sia sviluppato nel corso degli anni, sul piano amministrativo l'azienda è rimasta a lungo fedele alla tradizione.

L'arrivo di Pascal Allaz, sette anni fa, ha portato una ventata di novità nell'amministrazione. «Quando approdai in azienda le fatture venivano ancora emesse in Word, con le polizze di versamento rosse in allegato», ricorda il 44enne. Assegnare i pagamenti in entrata alle singole fatture richiedeva tempi lunghi. Allaz decise di ottimizzare passo dopo passo i processi amministrativi. Un'impresa tutt'altro che facile, come sottolinea Marc Olivier Grenon, esperto Raiffeisen sul traffico dei pagamenti nella Svizzera occidentale: «La digitalizzazione dei processi rappresenta una sfida per le piccole imprese. Rispetto alle operazioni giornaliere l'amministrazione viene spesso trascurata, sebbene sia estremamente importante.»

 

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  • I collaboratori della Michel Rime risparmiano tempo nell'amministrazione grazie a EBICS
    Grazie alla migrazione a EBICS l'azienda risparmia da due a tre minuti per procedura di registrazione.
  • Pascal Allaz ha digitalizzato numerosi processi.
    Aria nuova in amministrazione: Pascal Allaz ha digitalizzato numerosi processi.
  • Sébastien Allaz, Adriano Fraga e Pascal Allaz (da sinistra a destra).
    Team dirigente ben collaudato: Sébastien Allaz, Adriano Fraga e Pascal Allaz (da sinistra a destra).
  • La Michel Rime ha circa 2'300 articoli a magazzino
    2'300 articoli a magazzino: presto i clienti potranno pagarli anche con pagamento digitale.
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    Passo dopo passo verso una maggiore efficienza

    Con una notevole opera di persuasione, Allaz riesce a convincere l'azienda a introdurre nel 2012 un sistema di Enterprise Resource Planning (ERP) professionale, grazie al quale la gestione della contabilità risulta più efficiente, quanto quella del personale e del magazzino. Allaz opta per SAP Business One e contribuisce in prima persona alla sua implementazione. Introduce in azienda anche le polizze di versamento arancioni, che grazie ai numeri di riferimento facilitano l'identificazione dei pagamenti in entrata. Allaz racconta che la gestione digitale delle fatture ha reso più agevole anche l'amministrazione, mettendo fine alle lunghe ricerche di documenti cartacei nei dossier.
     

    Aumento dell'efficienza grazie all'introduzione di EBICS

    Nel frattempo l'amministrazione di Michel Rime ha compiuto ulteriori progressi in termini di efficienza. In seguito all'acquisizione da parte del Gruppo BKW, l'azienda ha esternalizzato alla società madre la gestione del personale e la contabilità e all'inizio del 2019 è passata al software ERP Abacus. Quest'occasione è stata sfruttata per introdurre lo standard multibanca EBICS.

    «Dall'inizio dell'anno non ho più effettuato neppure un login nell'e-banking», afferma Allaz. Con E-Connect EBICS questa deviazione non serve più, perché il software ERP è direttamente collegato al sistema di elaborazione della Banca. Ciò incrementa l'efficienza a livello di creditori e debitori: in caso di trasferimenti non occorre più caricare manualmente nell'e-banking gli ordini di pagamento prodotti. Anche i pagamenti in entrata vengono automaticamente trasferiti al programma di contabilità. «EBICS rende superfluo il trasferimento manuale dei dati. Per le PMI si tratta di una piccola rivoluzione», afferma Marc Olivier Grenon di Raiffeisen. Pascal Allaz lo conferma: «Per noi questa automatizzazione rappresenta un enorme passo avanti.» Secondo Allaz l'azienda risparmia da due a tre minuti con ogni procedura di registrazione.
     

    Autorizzazione comoda dei pagamenti

    Anche l'autorizzazione dei pagamenti è diventata più semplice: oggi Pascal Allaz e i direttori dei lavori di Michel Rime possono comodamente autorizzare i pagamenti tramite E-Connect EBICS. Ciò comporta maggiore flessibilità ed evita inutili scartoffie: «Quando assumiamo un nuovo direttore dei lavori, non dobbiamo più recarci in banca e firmare nuove procure», spiega Allaz. È sufficiente attivare la rispettiva autorizzazione nel sistema. In più il nuovo sistema semplifica anche la collaborazione con la società madre di Bulle.

     

    Dopo i processi segue lo sviluppo del modello aziendale

    Sotto la gestione del Gruppo BKW, Michel Rime è riuscita a perfezionare non solo i processi, ma anche il modello aziendale. Mentre Pascal Allaz è la forza trainante dell'amministrazione, suo fratello Sébastien sta ulteriormente sviluppando l'attività a livello tecnico. Il 46enne è rimasto fedele all'azienda dai tempi dell'apprendistato come tecnico per impianti di riscaldamento e ha avuto un ruolo di primo piano nel riorientamento verso le energie rinnovabili. Oggi Michel Rime offre soluzioni globali che consentono ai proprietari di immobili di auto produrre energia solare, immagazzinarla in modo efficiente e gestirla con intelligenza. «Vogliamo offrire ai nostri clienti tutti gli impianti di cui hanno bisogno da un'unica fonte», afferma Sébastien Allaz mentre fornisce un quadro d'insieme del piccolo impianto solare dell'azienda.

     

    Progetti mirati per il futuro

    Intanto Pascal Allaz ha già progetti per i successivi sviluppi a livello amministrativo. Vede grande potenziale nell'ambito della fatturazione. I tecnici per impianti sanitari e di riscaldamento annotano ancora oggi a mano le ore di lavoro e i ricambi utilizzati. Dal 2020 potranno farlo su tablet. Allaz punta a rendere più efficiente anche la gestione del magazzino grazie all'impiego di strumenti digitali. In futuro lo stock di 2'300 articoli vari sarà aggiornato con mezzi elettronici e non più manualmente. Il confronto manuale dell'inventario con il sistema ERP diventerà quindi superfluo. Allaz pensa anche ai mezzi di pagamento digitali, visto e considerato che in azienda non è ancora possibile effettuare pagamenti con carte. Insieme a Raiffeisen sta studiando come offrire delle alternative ai suoi clienti – ad esempio con Twint.

    Sébastien Allaz, Adriano Fraga e Pascal Allaz (da sinistra a destra).
    Sébastien Allaz, Adriano Fraga e Pascal Allaz (da sinistra a destra).

    L'azienda di impianti sanitari è stata fondata a Echallens (VD) nel 1898 e acquisita da Michel Rime nel 1954. Oggi è gestita dai fratelli Sébastien e Pascal Allaz e da Adriano Fraga. In aggiunta agli impianti sanitari, l'impresa si occupa di costruzione di linee, tecnologie di riscaldamento e impianti fotovoltaici. Dal 2018 fa parte del Gruppo BKW e impiega 32 collaboratori.

    www.michelrimesa.ch