Gestire con successo le situazioni di trattativa complesse

Chi vuole avere successo non lascia nulla al caso. Questo vale anche durante le trattative. Il coach specializzato in trattativa Prof. Dr. Hansjörg Schwartz e il leader tematico dell'RCI danno 5 consigli concreti in materia di trattativa e spiegano come applicarli nella vita lavorativa di tutti i giorni. Nel corso dell'intervista gli esperti spiegano inoltre come trarre il massimo dal tavolo delle trattative.

1. Scegliete il momento giusto 

Non fatevi mai cogliere di sorpresa, per esempio con un appuntamento di trattativa a breve termine. Anche nelle situazioni nate dalla fretta o dalla frenesia operativa vale quanto segue: fate in modo di avere abbastanza tempo per prepararvi.

2. Preparatevi in modo sistematico

Durante la fase preparatoria lavorate con una lista di controllo per evitare di dimenticare qualcosa. Pensate a chi vi siede di fronte e a cosa può essere importante per il vostro interlocutore, oppure preparatevi delle domande per scoprirlo nel corso del colloquio.

3. Investite in un buon piano B

Questo punto richiede molto lavoro. Tuttavia ne vale la pena: un piano B, ovvero un'alternativa in caso di mancata intesa, elimina la pressione legata al successo e vi dà potere di trattativa. Chi per esempio nel corso delle trattative di vendita ha più di un interessato, è più rilassato. La sicurezza aiuta a evitare errori, che possono verificarsi quando si è troppo sotto pressione.

4. Lavorate sul vostro stile di trattativa

Scoprite quali sono i vostri punti deboli e di forza personali e lavorate per ridurre i primi. Un allenamento di trattativa mirato aumenta la vostra zona comfort e quindi la vostra autostima, garantendovi risultati migliori.

5. Strutturate il colloquio

Influenzate sistematicamente l'andamento del colloquio. Ciò comprende una chiara definizione del processo di trattativa. Parlate prima anche delle vostre esigenze e di quelle del vostro interlocutore. Parlate infine delle possibilità che consentono di soddisfare queste esigenze.

Perché molte trattative falliscono? Come si smascherano le tecniche di manipolazione dell'interlocutore? E cosa hanno a che fare le emozioni con tutto questo? I due esperti lo spiegano nel corso dell'intervista.

Cosa caratterizza un vero professionista delle trattative?

Hansjörg Schwartz: Il successo durante le trattative richiede una preparazione approfondita. Inoltre, i colloqui devono essere svolti in modo chiaramente strutturato. Chi gestisce le trattative in modo esclusivamente intuitivo solitamente fallisce.

Esistono degli errori che osserva spesso?

H. S.: Sì, ce ne sono molti. Per esempio noto continuamente che durante le trattative i partner tendono ad avanzare moltissime richieste anziché ascoltarsi. Per avere successo al tavolo delle trattative è invece fondamentale comprendere correttamente le posizioni dell'interlocutore per poterle affrontare con delle buone idee.

Stefan Born: L'obiettivo infatti non è un rapido compromesso, che lascia insoddisfatti entrambi gli interlocutori, bensì una situazione di reciproco vantaggio che porta a tutti un plusvalore. Qui non c'è posto per l'avidità, e nemmeno per la paura. In un modo o nell'altro: la maggior parte degli errori avviene quando entrano in gioco le emozioni.

Come fare per evitarlo?

S. B.: Una preparazione accurata fa miracoli. In questa rientra anche un piano B: cosa faccio se la trattativa fallisce? Chi ha pronta un'alternativa per questo caso si trova a subire meno pressione sul piano emotivo. E acquisisce un grande potere di trattativa.

Cosa succede se il partner di trattativa è un buon cliente, fornitore o collaboratore? Non ci si mette automaticamente nella posizione del postulante?

H. S.: Assolutamente no! Soprattutto ai partner importanti non si deve regalare nulla per il bene del rapporto. Perché solitamente queste trattative si ripetono negli anni.

S. B.: Per contro, è importante creare una piacevole atmosfera improntata sul rispetto e aperta alle esigenze dell'interlocutore, rappresentando tuttavia nel contempo anche i propri interessi in modo deciso.

Che importanza hanno i metodi manipolatori?

H. S.: Una grande importanza. Soprattutto durante le trattative salariali o tariffarie vengono utilizzati spesso stratagemmi psicologici. I negoziatori esperti li riconoscono e li contrastano in modo appropriato.

Quali sono altre strategie, alle quali bisogna prepararsi?

S. B.: Per esempio cogliere l'interlocutore di sorpresa fissando un incontro a breve termine. Oppure farlo accomodare in un posto scomodo in cui c'è corrente d'aria o dove si viene accecati dal sole. Nei nostri workshop non insegniamo agli imprenditori a manipolare, bensì a gestire queste situazioni.